УПР. 4-з. Создание запросов

Задача: Создайте запрос, отображающий объединенную информацию из всех таблиц БД Кадры.

1.В окне БД Кадры перейдите в объекты Запросы. Создайте с помощью мастера запрос, объединяющий всю информацию БД Кадры. На первом шаге работа мастера идентична построению форм. Необходимо помнить, что НЕЛЬЗЯ смешивать выбор полей из таблиц и запросов одновременно.

2.Добавьте для этого запроса в список выбранные поля все поля (кроме кодовых) из всех трех таблиц: Сотрудники, Должности, Отделы.

3.Выберите Подробный (выбор каждого поля каждой записи) вид запроса.

4.Задайте имя запроса «Отдел кадров».

Посмотрите полученный результат. Таблица подробного запроса отображает всю информацию из БД. Эта таблица соответствует примеру, отображенному на рис.1, на основе которого были построены все таблицы нашей БД Кадры. Этот результат доказывает правильность построенной схемы данных.

41

Результат выполнения запроса представлен в следующей большой таблице ….

…. и ее продолжение

42

Объект ОТЧЕТ – основной объект представления данных в формате печатной страницы

Для представления данных и распечатки их определенным образом используется объект СУБД отчет. С помощью этого объекта можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых (товарных) наклеек. Отчет может брать данные из заготовленного запроса или в процессе построения (с помощью мастера) подготовить такой запрос из разных таблиц. При этом надо помнить, что смешивание полей таблиц и полей запросов при построении отчета НЕДОПУСТИМО. Отчет может выглядеть как таблица, но наиболее часто используется представление в виде иерархической структуры.

Конкретные отчеты, как и формы, можно создавать двумя способами: с помощью конструктора и с помощью мастера. Мы будем пользоваться мастером на начальном этапе построения, при работе которого будут определяться группировки данных и вычисление итоговых значений. Переход в режим конструктора будем использовать, если потребуется изменить вид представления информации.

43

УПР. 4-о. Создание отчетов

Задача: получить отчет подобный, документу «Список сотрудников АКБ», в котором отражается вся информация о сотрудниках АКБ «Буревестник», сгруппированная по отделам.

1.Откройте в окне БД «Отдел кадров» Объекты – ОТЧЕТЫ и выполните команду Соз-

дание отчета с помощью мастера.

2.На первом шаге выберите все поля из запроса «Отдел кадров».

3.Выберите вид представления данных по – Отделы.

4.Группировку, сортировку и итоги пропустите.

5.Выберите Макет По левому краю 1.

6.Имя отчета «Сотрудники по отделам».

7.Откройте отчет в КОНСТРУКТОРЕ.

8.Перестройте отчет, руководствуясь примером его структуры, показанной на следующей странице. Раздвиньте или сожмите рамки полей, так чтобы они соответствовали размеру информации в каждом поле.

44

Проанализируйте, есть ли несоответствия вида представленных данных в созданных объектах: запросе, формах и отчете и в документе Список сотрудников АКБ «Буревестник» (Задание 1).

Запишите все замечания в таблицу.

Оклад

Телефон отдела

Фамилия

Адрес

Телефон домашний

Дата рождения

Семейное положение

Пол

Надбавка

Код Отдела

Код Должности

47