3.6 Язык и стиль инструктивно-методических документов

К группе инструктивно-методических документов, на которые указывает само их название, относятся нормативно-методические документы, составляющие нормативно-правовую базу делопроизводства: законодательные акты (по организации делопроизводства и оформлению документов); государственные стандарты (регламентируют работу Государственной системы документационного обеспечения управления); инструкции; положения; стандарты, нормы и правила работы с рядом специфических документных образований.

К языковым особенностям документов этой группы относятся: нейтральный тон изложения, лаконичность и краткость текста, точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведённого в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.

Специфической особенностью языка инструктивно-методических документов является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами, например: руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, подменять, укреплять и т.д.

Языковые формулы (шаблонные, стандартные обороты) обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие. Для глубокого понимания особенностей языка документов этого рода необходимо ознакомиться с некоторыми из них, например, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»; Закон РФ «О языках народов Российской Федерации»; «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ); «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и т.д.

3.7 Реклама в деловой речи

Сегодня широкое распространение получили коммерческие документы информационно-рекламного характера: товарное предложение, сообщение о видах товаров и услуг, резюме. К ним предъявляются особые требования: запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Такие письма отличаются большой свободой выбора языковых средств, в них преобладают оценочные конструкции (безупречная работа, разумная ценовая политика, гибкая система сделок). Рекламные письма отличаются нацеленностью на интересы, практические потребности потенциального потребителя, партнёра.

Основное требование к тексту рекламного послания – информативность и убедительность. Информативность не должна быть избыточной, так как это затрудняет её восприятие. В то же время информативность должна быть достаточной для удовлетворения интереса потребителя.

Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение, излагаемое в заключительной части послания. При составлении рекламного письма необходимо выделять и определять как можно более чётко все ключевые аспекты сообщения с точки зрения ясности, простоты и тона изложения. Стилистические недочёты, приводящие к двусмысленности недопустимы: они снижают их воздействующий эффект.

В рекламном тексте главную роль играет слоган – лаконичная, легко запоминающаяся фраза, выражающая суть рекламного сообщения. Многие слоганы являются зарегистрированными торговыми знаками. От качества рекламного слогана зависит успех товара или компании на рынке, а нелепые слоганы раздражают потенциальных клиентов и могут их отталкивать от сделки.

При составлении рекламного текста авторы пользуются выразительными средствами привлечения внимания, как-то: игра слов как результат отклонения от нормативной орфографии (СААбразим на двоих); сочетание латиницы с кириллицей (Выиграй часы Pierre Cardin); рифма (Лоск есть – пятен нет); дефразеологизация, или семантический распад фразеологизма (Кризис берёт всех за горло).

Новые реалии жизни заставляют людей, ищущих работу, осваивать приёмы саморекламы, как-то: письма-рекомендации или резюме. Термин резюме употребляется в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную должность».