книги / Основы организации труда

ные вопросы или обмениваться опытом, но и рабочая среда, способная адаптироваться под каждого конкретного работника, обеспечивая его необходимой в данный момент информацией и документами, разнообразными инструментами, которые будут наиболее полезны для решения текущей задачи или проблемы. Эти особенности цифрового рабочего места (ЦРМ) отражают его принципиальные отличия от традиционного (табл. 7.1).

Таблица 7.1. Основные характеристики традиционного и цифрового рабочих мест

102

В отличие от традиционного рабочего места, на котором сотрудник ограничен определенным пространством и кругом формальных взаимодействий, ЦРМ представляет собой целый комплекс цифровых инструментов и сервисов, позволяющих организовать эффективную работу в любом месте, в любое время и с любого устройства (табл. 7.2).

Таблица 7.2. Инструменты цифрового рабочего места

103

Одним из ключевых преимуществ цифрового рабочего места является поддержка обучающей среды, гибко подстраивающейся под конкретного сотрудника, который может самостоятельно решить, чему и когда нужно обучиться. Использование различных платформ позволяет работникам получать актуальную информацию, требуемую в процессе работы, оперативно узнавать об изменениях, касающихся их деятельности, повышая тем самым производительность труда.

7.2. Организация удаленной работы47

Прошли времена, когда компании представляли собой просто помещения, занятые сотрудниками в обычные рабочие часы. Во всем мире количество удаленно работающих сотрудников растет с каждым годом. По данным Всемирной организации труда, их доля составляет в среднем около 17 %, а в Японии и США – уже почти 40 %. При этом более 60 % занятых удаленно

47 По материалам: Архипова К. Как организовать удаленную работу сотрудников компа-

нии в период пандемии. URL: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/1010156.html;

Как правильно внедрить в компании удаленную работу. URL: https://www.e- xecutive.ru/management/practices/1985608-kak-pravilno-vnedrit-v-kompanii-udalennuu-rabotu; Graber S. Why Remote Work Thrives in Some Companies and Fails in Others. Harvard Business Review. March 20, 2015. URL: https://hbr.org/2015/03/why-remote-work-thrives-in-some- companies-and-fails-in-others

104

работают из дома, 16 % – на рабочих местах работодателя и 11 % – во время поездок на транспорте48.

Удаленная (дистанционная) работа49 – это любая работа, выполняемая вне помещений организации. Для компаний она дает множество преимуществ:

Сокращение затрат, связанных с созданием и эксплуатацией рабочих мест (арендная плата, стоимость оборудования, офисной мебели и канцелярских принадлежностей, расходы на электроэнергию, отопление, утилизацию мусора и т.п.). Согласно исследованиям, компания экономит до 3 % прибыли, переведя на удаленную работу всего лишь 20 % сотрудников.

Возможность нанять высококвалифицированных работников из других регионов.

Сохранение сотрудников, которые в связи с изменившимися жизненными обстоятельствами не могут работать в реальном офисе (уход за детьми, реабилитация после болезни и т.д.).

В экстренных и непредвиденных ситуациях (например, внеплановый ремонт помещений, неисправность основного оборудования, эпидемии и т.п.) компания может продолжать свою деятельность.

Сотрудники также получают значительные выгоды от удаленной работы: возможность работать из комфортного места по удобному графику; экономить личное время – как минимум 2 ч в день, которые обычно тратятся на дорогу до офиса, т.е. 10 ч в неделю и, соответственно, 44 ч в месяц; оставаться в рабочем режиме независимо от обстоятельств личной жизни и др.

Эксперты признают удаленную работу в целом очень успешной формой организации труда. Однако многие известные компании стали менее охотно

48Королева А. Удаленная работа становится все популярнее. URL: https://expert.ru/2017/ 02/24/rabota/

49Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационнотелекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ с изм. от 1 января 2021 г. Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ) // ГАРАНТ. URL: http://base.garant.ru/12125268/e972bd5788e2295f36efb5 d8790fda0b/#ixzz6y78fCNb0

105

использовать удаленную работу. Компания Yahoo первой начала сокращать число удаленных сотрудников, впоследствии эту тенденцию продолжили и другие работодатели, которые посчитали, что удаленная работа подходит не для всех и поэтому недостаточно эффективна: многие люди продуктивнее трудятся в офисе, в окружении коллег, некоторые сталкиваются с проблемами самоорганизации рабочего времени и большинство – с трудностями взаимодействия и совместной работы. Тем не менее новая реальность – распространение коронавирусной инфекции – вынудила организации по всему миру переводить своих сотрудников на режим удаленной работы: не только компании, в которых уже практически все рабочие места являются цифровыми (Ян-

декс, Rambler Group, Google в России, Mail.ru Group, операторы сотовой связи

«Вымпелком», «Мегафон», МТС, крупные банки), но и многие другие использовали как постоянную, так и частичную дистанционную занятость персонала.

Для эффективной удаленной работы требуется создание цифровых рабочих мест, регламентация и организация дистанционной деятельности сотрудников с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Необходимые действия по организации удаленной работы включают:

1.Создание внутренних регламентов. Компания должна разработать положение или другой локальный нормативный акт, в котором указываются категории сотрудников, работа которых (полностью или частично) может осуществляться дистанционно, порядок их постоянного

или временного перевода, его продолжительность и возможность продления50. Работник должен написать заявление о переводе на дистанционную работу и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором определяются условия удаленной работы и ее сроки.

2.Оснащение ЦРМ. Удаленное цифровое рабочее место требует наличия компьютера/ноутбука, гарнитуры (наушники, микрофон) и устойчивого выхода в интернет (стационарная линия или домашний Wi-Fi).

В целях информационной безопасности следует запретить сотрудникам использовать Wi-Fi общего пользования (в транспорте, кафе и т.д.).

50 В условиях коронавирусной пандемии работник вправе оформить больничный лист, если перевод на дистанционную работу невозможен или нецелесообразен (Постановление Правительства РФ от 18 марта 2020 года № 294).

106

3.Инструментарий для удаленной работы включает: программное обеспечение для синхронной совместной работы, позволяющее участникам рабочего процесса взаимодействовать в одно и то же время (например, Microsoft Teams), в том числе с помощью видеозвонков (Skype for Business, Zoom); облачные технологии для хранения данных, обеспечения доступа сотрудников ко всем программам, приложениям, документам для совместной работы; чаты, мессенджеры, электронная почта.

4.Управление рабочим временем. Нередко сотрудники считают, что в условиях удаленной работы могут самостоятельно регулировать свой рабочий день, но это не означает, что они могут работать, когда захотят. Для многих категорий персонала это невозможно, потому что их деятельность связана с другими: коллеги, клиенты, поставщики и т.п. В компании должен быть утвержден рабочий график и удаленные сотрудники обязаны строго соблюдать время присутствия на рабочем месте, чтобы в установленные часы быть доступными для контактов.

Помимо этого, при организации удаленной работы необходимо подготовить самих сотрудников к деятельности вне стационарного рабочего места и без непосредственного контакта с руководителем и коллегами.

Основные сложности удаленной работы связаны с трудностями концентрации на рабочих задачах и самоорганизации сотрудника в домашней обстановке. В идеале домашнее рабочее место должно быть оборудовано в отдельном помещении, изолированном от частопосещаемых членами семьи мест в квартире. К домашним рабочим местам могут быть применены те же правила и приемы, что и к офисным (см. гл. 3), а именно: удобная планировка рабочего пространства, достаточное оснащение инструментами и материалами, оптимальное освещение и уровень шума: по данным исследований, 21 % удаленных сотрудников проще сосредоточиться в полной тишине, еще 21 % – под спокойную монотонную музыку, а 25 % указали, что им помогает негромкий фоновый шум, например звук работающего радио или телевизора. С целью помощи сотруднику легче адаптироваться к удаленной работе полезным будет проведение встреч, а также разработка буклета с советами и рекомендациями (см. вкладку 8).

107

ВКЛАДКА 8. Рекомендации Сбербанка по организации удаленной работы на период пандемии коронавирусной инфекции

Составьте график дня, единый для всех членов семьи

Планируйте

видеовстречи с коллегами,

учитывая занятость детей

108

7.3.Цифровые технологии в управлении посещаемостью сотрудников

Работодатели должны иметь возможность отслеживать, насколько пунктуальны сотрудники и соблюдают ли рабочий график, сколько времени тратят на сверхурочную работу, как часто отсутствуют по болезни или другим причинам и в каком объеме используют свой отпуск. Конечно, контролировать время, проведенное сотрудником на работе, можно при помощи табелей, журналов регистрации, электронных таблиц на основе Excel и т.п. Тем не менее потребности современного бизнеса в повышении эффективности труда привели к появлению специального программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников. Цифровые системы управления посещаемостью, которые отвечают не только за отслеживание перемещений сотрудников, но и упрощают соблюдение требований законодательства в отношении рабочего времени, периодов отдыха и выплаты компенсаций, стали частью повседневного рабочего процесса специалистов по управлению персоналом, руководителей и сотрудников.

При создании рабочей среды с цифровыми технологиями управления посещаемостью организации решают следующие задачи51:

1.Фиксация времени входа и выхода сотрудников после завершения рабочего дня при помощи считывателей магнитных карт или биометрического контроля для проверки личности сотрудника по отпечатку его пальца. Эта функция важна не только для дисциплинарного контроля, но и для учета сверхурочного времени.

2.Отслеживание времени перерывов в течение рабочего дня. Во мно-

гих организациях сотрудникам разрешено входить и выходить несколько раз в день. Первый вход рассматривается как начало рабочего дня сотрудника на территории компании, а все последующие суммируются как перерыв в работе. Если продолжительность перерывов превышает установленную норму, система оповещает сотрудника и обязывает его представить документы или разъяснения по поводу нарушений.

3.Онлайн-контроль посещаемости основан на облачных технологиях, которые позволяют регистрировать данные сотрудника и дают воз-

51 BasuMallick C. 10 Key Features of Attendance Management Systems. 2019. URL: https://www.hrtechnologist.com/articles/workforce-scheduling/features-of-attendance-manage- ment-systems/; Методы контроля рабочего времени. URL: https://searchinform.ru/kontrol- sotrudnikov/uchet-rabochego-vremeni/metody-kontrolya-rabochego-vremeni/

109

можность входа в систему и выхода из нее с любого устройства нажатием одной кнопки практически из любого места, где есть подключение к интернету. Это удобная система для организаций, в которых большая часть сотрудников работают удаленно, например менеджеры по продажам или сотрудники аутсорсинговых компаний.

4.Управление отпусками позволяет отслеживать даты начала и окончания ежегодного отпуска, информировать сотрудника о подаче заявления на неоплачиваемый отпуск, отгул или кратковременное отсутствие в течение рабочего дня. Сотрудникам не нужно тратить время на встречу с менеджером по персоналу, чтобы решить эти вопросы.

5.Формирование отчетности и аналитика по посещаемости. Про-

граммное обеспечение позволяет генерировать отчеты по количеству отработанных, сверхурочных и неотработанных часов по отдельным сотрудникам, подразделениям, регионам присутствия компании, выделяя тех, кто часто работает сверхурочно или отклоняется от графика.

В настоящее время рынок программного обеспечения предлагает целый ряд продуктов, оснащенных функциями управления посещаемостью, есть и специальные решения. В любом случае инструменты управления посещаемостью должны быть связаны с системой расчета заработной платы, чтобы оперативно учитывать не только основную заработную плату, но и почасовые компенсации (за сверхурочную работу), выплаты за отпуск и т.п.

110