14 Вопрос

Кроме деловых бесед, широко распространены деловые сове­щания, т.е. общепринятая форма делового общения группы людей по обсуждению и решению коммерческих или производственных вопросов. Неудачное совещание может вызвать большие материальные потери. Поэтому совещание должно быть тщатель­но спланировано.

Подготовка включает: определение темы совещания, форми­рование повестки дня, выбор времени, места, определение со­става участников, регламента, подготовку руководителя, докла­да, отчета, проекта решения. Оптимальное число участников со­вещания — 6—7 человек. Длительность его не должна превышать 1,5—2 часов. Обсуждение вопросов на совещании находит свое отражение в протоколе.

Существуют два стиля ведения совещания: авторитарный и демократичный (дипломатический). Дипломатический предпола­гает учет мнения всех участников и принятие компромиссных ре­шений. Выбор стиля зависит от конкретной ситуации, и любой из них может быть эффективен.

Проблемные совещания могут включать мозговой штурм, при котором главная цель — нахождение новых альтернативных вари­антов. Участники штурма делятся на 2 группы: генераторов идей и аналитиков. При мозговом штурме необходимо:

• отказаться от критики идей и принимать все предлагаемые варианты,

• помнить: чем шире круг идей, тем лучше,

• модифицировать идеи других, смешивая варианты,

• записывать все подряд,

• поддерживать демократическую обстановку.

Результаты совещания должны быть взяты на контроль и про­верены. В этом — залог их эффективности.

15 Вопрос

Презентация (лат. представление, предъявление) в настоящее время — один из самых модных и часто встречающихся видов коммуникации. Презентации помогают привлечь внимание, при­обрести известность, продемонстрировать инициативность, про­явить себя, продвинуть товары или услуги на рынок.

Они делятся на внешние и внутренние, бывают продвигаю­щими и информационными, публичными и камерными. Презен­тация обычно проходит в течение 1,5-2 часов, наиболее удобное

время — с 15 до 16 час. Во время презентации могут вручаться подарки, показываются фильмы. Для презентации характерны строгая регламентированность, четкая организация, тщательная подготовленность, жесткое структурирование речей.

16 Вопрос

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в опреде­ленной последовательности, пространственное расположение.

При выборе документа схема такова: ситуация — жанр доку­мента — форма документа — языковое наполнение документа.

Для текстовых норм важны требования к построению опреде­ленных типов и частей текста. Текстовые нормы документов раз­личают три степени жесткости:

1. Образец-матрица. Он характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:

а) набором элементов (реквизита),

б) их последовательностью,

в) их пространственным расположением.

Для него существуют готовые бланки с необходимыми рекви­зитами. Это, например, справка, доверенность.

2. Образец-модель. Он дает большую свободу. Здесь фиксируются два основных параметра текста:

а) набор реквизитов,

б) их последовательность. Это, например, деловое письмо, заявление.

3. Образец-схема. Характеризуется одним параметром — набором реквизитов. Например, объяснительная записка.

К языковым нормам документа относятся точность, логич­ность, однозначность, краткость и стандартизация текста, использование для этого готовых форм, клише. В тексте не должно быть эмоциональности, субъективной оценочное и разговорности.

Точность и стандартизация влекут за собой использование:

1. специальной лексики, приближенной к терминологии (истец, ответчик, вышестоящий, контракт, импорт, кредит);

2. конструкций типа вышеуказанный, нижеследующие, ниже­подписавшийся, а также устойчивых словосочетаний;

3. предлогов (в связи с болезнью, в соответствии с протоко­лом);

4. глагольно-именного сказуемого (принимать участие, провес­ти расследование, произвести осмотр);

5. пассивных конструкций (оплата гарантируется, документация возвращена);

6. утверждения через отрицание (ученый совет не отклоняет);

7. синтаксической схемы перечисления.