- •Приказ министерства юстиции республики беларусь
- •18 Октября 2001 г. N 311 об утверждении инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде республики беларусь
- •Инструкция по делопроизводству в районном (городском) суде республики беларусь
- •Глава 1
- •Глава 2
- •Глава 3
- •Глава 4
- •Глава 5
- •Глава 6
- •Глава 7
- •Глава 8
- •Глава 9
- •Глава 10
- •Глава 11
- •Глава 12
- •Глава 13
- •Глава 14
- •Глава 15
- •Глава 16
- •Глава 17
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по делопроизводству в районном (городском) суде (далее - Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности судов, унификации состава и форм документов, а также технологии работы с ними.
2. Настоящая Инструкция устанавливает общие правила организации делопроизводства в районном (городском) суде на основе действующего законодательства, нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и работы архивов, приказов Министра юстиции Республики Беларусь и постановлений коллегии Министерства юстиции Республики Беларусь.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники - электронными и другими, независимо от их носителей.
4. Заведующий канцелярией, секретари суда и судебного заседания, другие работники канцелярии, занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов, органов и учреждений юстиции Республики Беларусь, нормами уголовного и гражданского права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение одного месяца со дня поступления на работу.
Глава 2
РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ СУДА
5. Председатель районного (городского) суда осуществляет руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его состояние.
Контроль за состоянием делопроизводства в суде может возлагаться председателем суда на заместителя председателя суда или помощника, а в судах, где две последние должности не предусмотрены, - на судью. Председатель суда распределяет обязанности между сотрудниками суда.
В случае служебной необходимости он имеет право производить перераспределение обязанностей.
Председатель суда (лицо, осуществляющее контроль за состоянием делопроизводства в суде):
организует работу канцелярии суда в соответствии с настоящей Инструкцией, а также выполнение канцелярией требований государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию;
распределяет должностные обязанности между работниками аппарата суда и осуществляет систематический контроль за их выполнением;
распределяет между судьями дела и материалы, контролирует сроки их производства в суде;
организует хранение, отбор и сдачу в архив документов суда, ежегодный отбор и уничтожение дел и материалов, сроки хранения которых истекли;
не реже двух раз в год назначает комиссию с участием работника финансового органа для проверки правильности ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещей, своевременности исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств;
дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентным органам судебных дел, материалов, документов;
внедряет в практику суда передовой опыт работы других судов по делопроизводству, средства оргтехники, решает вопросы организации рабочих мест;
обеспечивает регулярное проведение занятий с работниками суда по вопросам делопроизводства, по повышению квалификации работников канцелярии, организует освоение ими смежных профессий и наиболее рациональных приемов труда.
6. Помощник председателя суда осуществляет контроль за соблюдением канцелярией суда настоящей Инструкции, организует работу суда по приему граждан, оказывает помощь председателю суда в осуществлении контроля за выполнением работниками должностных обязанностей, совместно с председателем суда организует проведение занятий с работниками аппарата суда по повышению квалификации, выполняет другие поручения председателя суда.
7. Ведение делопроизводства в районном (городском) суде возлагается на заведующего канцелярией.
Заведующий канцелярией организует и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, руководит работой секретарей и архива суда.
На него возлагаются:
распределение работы между сотрудниками канцелярии суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей;
распределение поступившей корреспонденции согласно резолюции председателя суда или его заместителя;
учет рабочего времени сотрудников суда;
ведение нарядов, книг и журналов учета;
контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по уголовным и гражданским делам и других), правильным и своевременным составлением статистических отчетов;
учет и регистрация поступающих в суд обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее - обращений граждан и юридических лиц) (кроме жалоб на приговоры, решения и определения) и контроль за сроками их исполнения;
(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)
(см. текст в предыдущей редакции)
контроль за исполнением постановлений высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов юстиции, вышестоящих судов и других органов;
контроль за своевременной отправкой дел с кассационными, частными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
учет частных определений и контроль за ведением переписки по их исполнению;
ведение финансовой отчетности, а также учет хозяйственного инвентаря и канцелярских принадлежностей, если в штате суда не имеется бухгалтера и заведующего хозяйством;
ведение приказов и распоряжений по суду, личных дел и карточек учета сотрудников суда;
обеспечение сохранности и правильного заполнения трудовых книжек сотрудников суда;
контроль за ведением и исполнением сводных и контрольных исполнительных производств;
учет и контроль за исполнением судебных поручений, поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района;
организация работы по учету и хранению уголовных, гражданских, административных дел, иных материалов и вещественных доказательств;
организация учета служебных изданий, поступающих в суд;
ведение архива в судах, где не предусмотрена должность архивариуса;
выполнение других поручений председателя суда, его заместителя и помощника.
8. На секретарей суда возлагается ведение делопроизводства по уголовным и гражданским делам и в частности:
вызов участников процесса и свидетелей;
выписка исполнительных листов;
регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских, административных дел и материалов;
ведение журналов и карточек;
подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений, постановлений суда и контроль за получением сообщений об исполнении;
составление статистических отчетов;
учет и хранение вещественных доказательств;
регистрация и учет исполнительных документов, передаваемых на исполнение судебным исполнителям;
ведение сводных и контрольных исполнительных производств;
подготовка и сдача в архив законченных дел, нарядов, журналов и карточек;
выполнение других поручений председателя суда, его заместителя, судей, помощника председателя и заведующего канцелярией.
9. На секретаря судебного заседания возлагаются:
выполнение необходимой работы при приеме судьей граждан: подготовка запросов, писем, выписка повесток и так далее;
составление и вывешивание списков дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
выполнение необходимой работы при назначении и подготовке судебного разбирательства;
проверка явки лиц, которые вызывались в судебное заседание, и отметка на повестках времени их нахождения в суде;
ведение протоколов судебных заседаний;
оформление уголовных, гражданских, административных дел после назначения судебного разбирательства и судебного заседания;
ведение журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, отметка о результатах рассмотрения;
составлять протоколы об административных правонарушениях в случаях, предусмотренных Законом;
(абзац введен приказомМинюста от 28.02.2007 N 288)
выполнение другой работы по поручению председателя суда, его заместителя, судей и заведующего канцелярией.
10. Исключен.
(п. 10 исключен с 1 марта 2007 года. - ПриказМинюста от 28.02.2007 N 288)
(см. текст в предыдущей редакции)
11. Делопроизводитель выполняет работу по поручению заведующего канцелярией, секретаря суда согласно установленному порядку распределения работы между работниками канцелярии.
12. В судах, где предусмотрена должность консультанта, на него возлагаются:
ведение работы по подбору и систематизации законодательства, поддержанию нормативных актов в контрольном состоянии;
информирование сотрудников суда о действующем законодательстве и судебной практике вышестоящих судов;
участие в обобщении судебной практики;
осуществление по запросам судей подборки нормативных актов по определенной теме;
оформление документов о правовой помощи, направляемых в компетентные учреждения иностранных государств, в соответствии с международными договорами, заключенными Республикой Беларусь;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
рассмотрение по поручению председателя суда обращений граждан и юридических лиц, за исключением обращений, подлежащих рассмотрению в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, а также иных обращений, в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения;
(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)
(см. текст в предыдущей редакции)
обобщение работы суда по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431; в ред.приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)
(см. текст в предыдущей редакции)
осуществление в установленном порядке накопления, хранения, систематизации правовой информации;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
обеспечение своевременного ознакомления судей с поступающей правовой информацией;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
обеспечение своевременного обновления правовой информации на электронном носителе;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
ведение личных дел народных заседателей;
(абзац введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
председателем суда на него могут быть возложены и другие обязанности.
12-1. В судах, где предусмотрена должность консультанта по оформлению расторжения брака, на него возлагаются:
ведение учета вступивших в законную силу решений суда о расторжении брака в книге учета и выдачи решений суда о расторжении брака;
выдача бывшим супругам под подпись копии решения суда о расторжении брака после вступления решения в законную силу при наличии квитанции об уплате государственной пошлины, определенной в решении суда;
производство соответствующих отметок о расторжении брака в паспортах граждан Республики Беларусь, видах на жительство в Республике Беларусь и удостоверениях беженца (далее - документы, удостоверяющие личность, если не указано иное);
(в ред. приказаМинюста от 03.11.2008 N 415)
(см. текст в предыдущей редакции)
направление по запросам судов, оформляющих расторжение брака по месту жительства одной из сторон, копии решения суда с сообщением номера счета, на который следует перечислить обратившейся стороне сумму государственной пошлины, и номера регистрации вступившего в законную силу решения суда;
выписка исполнительных листов по делам о расторжении брака;
направление в десятидневный срок в государственный орган, регистрирующий акты гражданского состояния, копий решений суда о расторжении брака, вступивших в законную силу. При регистрации брака в поселках и сельских населенных пунктах соответствующими исполнительными и распорядительными органами копии решений суда направляются в отдел загса районного исполнительного и распорядительного органа, а в случае его отсутствия в районном центре - в отдел записи актов гражданского состояния городского исполнительного и распорядительного органа по месту хранения записи акта о заключении брака;
контроль за своевременностью получения судом сообщений органов записи актов гражданского состояния о производстве отметки в актовой записи о заключении брака;
составление учетных карточек сведений о расторгнувших брак и ежемесячно не позднее 7-го числа месяца, следующего за истекшим, направление учетных карточек сведений о расторгнувших брак за истекший месяц в органы государственной статистики;
обобщение судебной практики по делам о расторжении брака;
уведомление государственного органа, регистрирующего акты гражданского состояния, о принятых решениях суда по делам о лишении родительских прав, по вступлении их в законную силу, по месту регистрации рождения ребенка, при регистрации рождения в поселках и сельских населенных пунктах соответствующими исполнительными и распорядительными органами - уведомление отдела загса районного исполнительного и распорядительного органа, а в случае его отсутствия в районном центре - отдела загса городского исполнительного и распорядительного органа по месту хранения записи акта о рождении;
выполнение других поручений председателя суда, его заместителя.
(п. 12-1 введен приказомМинюста от 30.12.2004 N 431)
13. На архивариуса, а в тех судах, где эта должность не предусмотрена, на секретаря суда возлагаются:
учет и хранение уголовных, гражданских и административных дел и материалов, нарядов, книг, журналов и карточек;
прием в архив оконченных производством дел, учетно-статистических карточек, нарядов, журналов;
прием и хранение документов и корреспонденции, поступающих после сдачи дел (материалов) в архив;
производство необходимых действий по сданным в суд делам (материалам) (направление повесток, извещений, запросов, копий решений, приговоров, определений суда, исполнительных документов и так далее);
отобрание расписки у лиц, получивших оригинал или копию судебного документа;
выдача или высылка по запросам дел и документов (их копий) из архива с разрешения председателя суда;
выдача по определению суда дубликатов исполнительных листов;
уничтожение дел, материалов, нарядов, журналов и других документов, по которым истекли установленные сроки;
исполнение других обязанностей, возложенных на него устным или письменным распоряжением председателя суда.
14. На инженера-программиста возлагаются:
обеспечение функционирования электронных средств связи и передачи данных, включая Интернет, при взаимодействии с другими судами, органами государственной власти и правоохранительными органами;
установка средств системного и прикладного программного обеспечения на персональные компьютеры суда;
обеспечение эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде;
создание локальной вычислительной сети суда и ее администрирование;
организация создания и ведения банков данных по судебной практике, статистике, финансовому, материально-техническому обеспечению деятельности суда и другим направлениям, требующим информатизации;
установка и проведение обновлений баз данных законодательства;
оказание помощи в организации создания и ведения в суде накопителя всех решений и определений суда в электронной форме;
организация обучения судей и сотрудников аппарата суда работе с компьютерной техникой и программным обеспечением;
исполнение других обязанностей, возложенных на него устным или письменным распоряжением председателя суда.
15. На оператора копировально-множительной техники возлагаются:
производство копий документов в полном соответствии с оригиналом;
поддержание копировально-множительной техники в исправном состоянии и своевременное извещение мастеров по ремонту о поломках и неисправностях;
исполнение других обязанностей, возложенных на него устным или письменным распоряжением председателя суда.