2096

Для документов временного хранения (до 10 лет) исполь-

зуется обратный хронологический порядок расположения документов, то есть при хронологической последовательности расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы подшивают в начале дела. Папки импортного производства (типа «Leitz», «Гранд» и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление дел в папках импортного производства имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный «карман» на корешке обложки.

2.2. Регистрация документа. Карточная система регистрации. Информационно-поисковая система

Регистрация документа – это фиксация факта создания или поступления документа путем присвоения ему индекса (номера), проставления его на документе с последующей записью кратких необходимых сведений о документе в регистрационных формах о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности, оперативного поиска, учета и контроля документов.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др..

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер в пределах данной группы регистрируемого массива документов, индекс (номер направления) по Номенклатуре дел и индекс по используемому классификато-

51

ру. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и создаваемые в других организациях и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций, частных лиц; регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так создаваемые средствами вычислительной техники.

Документы регистрируются в организации один раз: по-

ступающие (входящие) – в день поступления, создаваемые (исходящие) – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое, оно повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия – вида документа, его автора и содержания.

Существуют несколько форм регистрации документов:

централизованная: осуществление всех регистрационных операций в одном месте или одним работником; создание единого справочного центра по документам предприятия (чаще всего наиболее эффективна в небольших коммерческих предприятиях);

децентрализованная: регистрация документов в местах их создания или исполнения;

смешанная: регистрация с учетом специфики предприя-

тия.

Регистрация должна быть однократной, то есть доку-

мент не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие;

исходящие;

52

внутренние;

контракты коммерческие;

с грифом «КТ» («конфиденциально»).

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства (каталоги, журналы, брошюры, извещения, приглашения на встречи, программы конференций и т.д.); перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать

состав документации учреждения, распределение функций между структурными подразделениями, о разделении обязанностей между руководителем и его заместителями.

Регистрация позволяет:

подтвердить факт получения или отправки документа;

создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

вести контроль над исполнением документа;

дать количественные и качественные характеристики документов.

В практической деятельности используются формы реги-

страции:

карточная,

журнальная,

компьютерная.

Отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегий вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д.

53

Секретарь-референт регистрирует следующие документы:

распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем фирмы и направляемые ему;документы, поступающие из контролирующих органов,

органов власти или направляемые им;протоколы Общих собраний акционеров, заседания

Правления, совещаний Дирекции и направляемые в коллективные органы управления;

договорные документы;документы по работе с персоналом фирмы;

документы статистической отчетности;

переписка с внешними корреспондентами;

другие документы согласно соответствующим разде-

лам.

Номенклатуры дел, не вошедшие в Перечень документов, регистрируемых в специальных учетных формах, не вошедшие в Перечень нерегистрируемых документов регистрируются по поручению руководителя фирмы.

В бухгалтерии регистрируют следующие документы:

финансовые документы;

переписка с банком, финансовыми органами, налоговой инспекцией, бюджетными и внебюджетными фондами;

расчетно-денежные документы;

отчетно-статистические документы, разрабатываемые в бухгалтерии;

другие документы согласно соответствующим разделам номенклатуры дел и по поручению руководителя фирмы.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Место регистрации документа за-

54

крепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматической регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела).

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими реквизитами: исполни-

тели, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148 х 210 мм), для более быстрой ориентации в массе карточек можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляются с цветными полосами по верхнему полю (или весь бланк карточки цветной): для входящих – зеленого цвета, исхо-

дящих – синего, внутренних – желтого.

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют.

При этом используются следующие графы:корреспондент – пишется название организации, откуда

поступил, куда направлен документ. При регистрации писем граждан пишется фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес;

55

дата поступления и индекс документа – отмечается да-

та поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, в которую он поступил;

дата и индекс документа – проставляется дата и индекс документа, присвоенный организацией-автором;

краткое содержание – указывается вид документа (акт, приказ), его заголовок. Если заголовка недостаточно, то добавляют необходимые сведения из текста;

резолюция – записывается полное содержание текста резолюции, указание исполнителя, автора и дата нанесения резолюции на документ;

отметка об исполнении – отражает решение вопроса, дату, индекс ответного документа. Если не составляется письменного ответа, то указывается, когда, кем и как решен вопрос;

отметка о контроле – фиксируются отметки о контроле над сроками исполнения, содержится дата проверки и конкретные причины задержки исполнения документа, может использоваться для записей, отражающих движение документа;

«фонд», «опись», «дело №» – заполняются в архиве. Ре-

гистрационные карточки сдаются вместе с документами, на которые они составлены, в архив, по истечении срока хранения этих документов в текущем делопроизводстве. В архиве карточки используются для справочного аппарата.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационноконтрольных карточек определяется самой организацией.

Количество заполняемых карточек зависит от принятой в организации системы контрольно-справочной работы.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

56

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Доку- менту-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Надо отметить, что возможно введение дополнительных граф в карточку, журнал, например: «количество листов», «расписка в получении документа» и другие. Расположение граф допускается произвольное. Возможно, также разделение некоторых сложных граф на составные части (например; «дата поступления и индекс документа», «дата и индекс документа» на несколько граф).

Считается, что карточная система регистрации имеет преимущества перед журнальной: оперативный поиск доку-

ментов, однократность регистрации, расстановка карточек по картотекам, используя признаки классификации: по видам, по корреспондентам, хронологическое расположение. Недостатки у карточек – могут потеряться, занимают много места.

Журнальной формой регистрации пользуются организации,

где документооборот менее 500-600 документов в год.

Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго; все листы прошиваются прочными нитками, концы нитки выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона), бумажным квадратом на 2-3 мм больше диаметра круглой печати организации склеивают середины концов нитки, затем ставят печать организации, чтобы она захватывала часть квадрата или была поставлена в середине квадрата; на этой же странице делается надпись, заверяющая правильность оформления: «В данном журнале прону-

57

меровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 95 (девяносто пять) листов». Надпись подписывает делопроизводитель (секретарь), ставится личная подпись, расшифровка (фамилия, инициалы).

Когда журнал заканчивается, после последней регистрационной записи, делается запись такого содержания: «В данном журнале зарегистрировано 547 документов с вх. № 1 по № 549. Случайно пропущены номера 45 и 46». Должность, подпись, расшифровка подписи ответственного за делопроизводство (секретаря). Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, организация, регистрационный номер по номенклатуре в правом углу вверху, в правом нижнем углу: начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставятся по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

С целью организационного, методического и технического обеспечения оперативного и полного поиска документов фирмы по документам фирмы создается ИПС (информацион-

58

но-поисковая система). В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. Для работы с документами организации фирма чаще всего разрабатывает ИПС ручного типа и автоматизированную, на основе систем управления базами данных с использованием персональных ЭВМ. Обе ИПС должны быть организационно и методически совместимыми.

ИПС по документам фирмы представляет собой ин-

формационно-поисковый массив, сформированный на основании правил и форм регистрации документов, индексирования документов, правил формирования дел документов с использованием специальных каталогов (классификаторов) документов фирмы. Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан и др.. Составляются следующие картотеки: справочные; кон- трольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям, жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа. Из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами составляются справочные картотеки. На основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях формируются Информацион- но-поисковые массивы автоматизированных ИПС.

59

Материальным носителем ИПС являются журналы ре-

гистрации соответствующих видов документов. Главным каталогом ИПС является Номенклатура дел фирмы, разрабатываемая и утверждаемая в установленном порядке на основе стандартизированных норм и правил, обеспечивающих совместимость ИПС фирмы и ИПС других фирм, а также с вышестоящими ИПС в случае необходимости.. Допускается разработка дополнительных каталогов и классификаторов, соответствующих подсистемам ИПС, совместимых с главным каталогом ИПС по документам фирмы.

Основная задача, возникающая при создании ИПС, – это обеспечение информационной совместимости как внутри фирмы, так при необходимости, и вне ее.

2.3. Группировка в дела отдельных категорий документов. Составление заголовков дел и установление сроков хранения дел. Оперативное хранение документов и дел

На предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее, документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам. Классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел.

Практика делопроизводства выработала следующие при-

знаки группировки документов в дела:

1) Номинальный признак.

Основанием для формирования документов в дело по номинальному признаку служит название их разновидности.

Пример: «Приказы», «Протоколы», «Акты», «Письма». 2) Предметный признак (предметно-вопросный), отве-

чающий на вопрос о чем документы дела.

60