2096
.pdfтельно тех групп однородных по виду, по срокам хранения, по подвиду деятельности документов, которые должны быть сгруппированы в одну папку, называемую «Дело». Например, в рамках общего руководства могут быть отдельные дела для концентрации приказов, которые издаются в течение года, для переписки с вышестоящей организацией, для уставных документов и изменений к ним, для штатного расписания и изменений к нему и т. п. В направлении взаимодействия с клиентами может выделяться в отдельные дела переписка с постоянными клиентами, причем при интенсивных взаимоотношениях на каждого постоянного или солидного клиента можно завести отдельное дело, куда будут поступать все документы, которыми обмениваетесь с этим клиентом в течение года. В таком деле будут соседствовать копии или отпуски (вторые экземпляры оригиналов) исходящих писем клиенту и оригиналы его входящих писем, так что состояние дел с ним можно будет определить, посмотрев материалы лишь одной папки.
Каждой папке внутри направления присваивается порядковый номер. На папке фиксируется год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, по номеру папки можно определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог - год, каталог - вид деятельности, подкаталог - номер дела, и далее уровень конкретного документа - файла). Система распределения документов по делам должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. Эта система должна быть понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков
41
и индексации дел - закон для всех в пределах года. В следующем году могут поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30 % своего времени на поиски нужных документов. Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся в течение года, фиксируются в документе «Номенклатура дел», который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру науч- но-технические документы и печатные издания. Номенклатура дел составляется секретарем-референтом либо лицом, ответственным за работу с документами или архивом предприятия.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, «Основных правилах работы ведомственных архивов», «Положении об Архивном фонде РФ». Номенклатура дел разрабатывается специалистами, ответственными за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в
действие с 1 января следующего календарного года.
Графа «Количество томов» заполняется по окончании года. Если Дело «разбухло» задолго до окончания года и стало толще 30-40 мм (примерно 250 страниц), пользоваться им становится не очень удобно. Эту папку прекращают заполнять, пометив на ее обложке, что это - Том 1, в котором документы с номера 1 по номер 250, заводится Дело точно с таким же ин-
42
дексом и названием, но обозначается как «Том 2, документы с номера 251 по ____». Может оказаться, что к концу года многие Дела превратились в многотомные, поэтому при разработке системы организации документопотоков на следующий год следует внимательно изучить причины «разбухания» дел и предусмотреть более глубокую их специализацию.
Графа 4 заполняется на основании перечней документов с указанием сроков их хранения. В решении проблем делопроизводства необходимо использовать компьютер. В него информацию сначала нужно ввести, систематизировать, организовать ее хранение. Для полной сохранности документов необходимо параллельно организовать правильное ведение и хранение подлинников на бумажных носителях.
4)В случае самостоятельности подразделений в части ведения переписки с внешними агентами и хранения «своей» документации внутри каждого из подразделений документы также делят по направлениям деятельности или на группы по какому-либо иному признаку. По каждому направлению или группе документов внутри подразделения заводят отдельную папку «Дело».
5)Самый младший уровень систематизации - порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по очереди»: очередной документ получает очередной порядковый номер, начиная с самого первого 1.
Данную систему можно изобразить графически ( рис. 2).
Год
|
|
Вид деятельно- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
Вид деятельно- |
|
|
|
Вид деятельно- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||
|
|
|
|
сти 01 |
|
|
|
|
сти 02 |
|
|
|
сти 03 |
|
|
|
|
|
|
|
и т.д. |
|
|
|||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дело |
|
|
Дело |
|
|
|
|
и |
|
|
|
|
Дело |
|
|
|
и |
|
|
|
|
Дело |
|
|
|
|
|
Дело |
|
|
||||||||
01-01 |
|
|
01-02 |
|
|
|
|
|
|
|
|
02-01 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||
|
|
|
|
|
|
т.д. |
|
|
|
|
|
|
|
т.д. |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 2. Систематизация документов организации
43
Все личные дела работников, хранимые в отдельном шкафу, в номенклатуре дел имеют обычно общий индекс, считаются находящимися как бы в одной папке, которая физически является шкафом с личными делами. Это объясняется затруднениями, связанными с внесением каждого отдельного личного дела в номенклатуру дел: поступление на работу приводило бы к необходимости вносить новое дело в номенклатуру дел, а увольнение - изымать соответствующее дело и направлять в архив. Личные дела упорядочены в шкафу личных дел по алфавиту, и документы, относящиеся к личным делам работников, направляются все в этот шкаф-дело, а в шкафу им определяется место в соответствующем личном деле.
Достаточно много в номенклатуре дел и папок, в каждой из которых - всего один документ. Это и дело для самой номенклатуры дел, и дела для различных журналов учета, регистрации и т.п. Номер документа, единственного в таком деле, будет 1 (или 01). Пример фрагмента номенклатуры дел приводится на рис. 3.
Правильное формирование дел способствует оперативности исполнения необходимых документов в постоянно растущем документообороте предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок на рабочих местах.
Формированием дел называется группировка докумен-
тов в делах в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов, в канцелярии учреждения, организации, предприятия. Формирование дел предприятия проводит, как правило, референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия. Секретари структурных подразделений или лица, ответственные за работу с документами, группируют в дела исполненные документы по профилю своего подразделения. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном
44
массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.
Наименование предприятия |
УТВЕРЖДАЮ |
|
|||||
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ |
|
Руководитель |
расшифровка |
||||
|
подпись |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
||
01.01.2017 г. |
|
Дата |
|
|
|
||
№ 01 |
|
|
|
|
|
|
|
Москва |
|
|
|
|
|
|
|
НА 2017 ГОД |
|
|
|
|
|
||
Индекс |
Заголовок дела |
Количество |
|
Срок хранения |
Приме- |
||
дела |
томов |
согласно перечню |
чание |
||||
|
|
||||||
|
|
01. Организация управления |
|
|
|
||
01-01 |
Учредительные документы |
|
|
Пост. (ст. 14) |
|
||
01-02 |
Протоколы |
производственных |
|
|
Пост. (ст. 5) |
|
|
совещаний |
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
||
01-03 |
Приказы по основной деятельности |
|
|
Пост. (ст. 6) |
|
||
и т. д. |
|
|
|
|
|
|
|
|
02. Организация материально-технического обеспечения и сбыта |
|
|||||
02-01 |
Переписка с клиентами |
|
|
5 л. (ст. 389) |
|
||
02-02 |
Переписка с поставщиками |
|
|
5 л. (ст. 389) |
|
||
и т. д. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
03. Персонал |
|
|
|
||
03-01 |
Приказы по личному составу |
|
75 л ЭПК (ст. 66) |
|
|||
03-02 |
Личные дела работников |
|
75 л. ЭПК (ст. 66) |
|
|||
и т. д. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
04. Делопроизводство |
|
|
|
||
04-01 |
Номенклатура дел |
|
|
Пост. (ст. 67) |
|
||
04-02 |
|
|
|
|
Пост. (ст. 10) |
|
|
и т. д. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
05. Информационные связи |
|
|
|
||
05-01 |
Переписка по вопросам презентаций |
|
5 л ЭПК (ст. 254) |
|
|||
и т. д. |
|
|
|
|
|
|
|
Зав. канцелярией |
|
|
|
|
|
||
Одобрено |
|
|
|
|
|
|
|
Протокол заседания |
|
|
|
|
|
||
Экспертной комиссии |
|
|
|
|
|
||
От_____ |
№_______ |
|
|
|
|
|
В дело № 04-01 Дата
Рис. 3. Пример фрагмента номенклатуры дел
Не рекомендуются формирование и хранение дел исполнителями, так как это затрудняет контроль над исполнением
45
документов, справочно-информационную работу с ними. Кроме того, исполнители не всегда знакомы с правилами формирования дел, что приводит к нарушению состава и объема документов дела. В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (рис. 4).
Виды
Документы |
документов |
|
Переписка |
|
|
входящие |
|||
предприятия: |
|
|||
|
|
письма |
||
Учредительные |
|
|
||
|
|
рекламации |
||
Организационные: |
|
|
||
Документы по |
|
телеграммы |
||
устав |
|
|||
|
телексы |
|||
положения |
личному составу: |
|
||
|
исходящие |
|||
инструкции |
|
|||
|
|
письма |
||
Распорядительные: |
Автобиография |
|
||
|
факсы |
|||
приказы |
Характеристика |
|
|
|
распоряжения |
Заявления |
|
|
|
Справочно- |
Личная карточка |
|
|
|
информационные: |
Приказ по л/с |
|
|
|
докладная записка |
Личное дело |
|
|
|
объяснительная |
Трудовая книжка |
|
|
|
справка |
Резюме |
|
|
|
акт |
Трудовой контракт |
|
|
|
протокол |
Контракт |
|
|
|
|
Личныйлистокпо |
|
|
|
|
учетукадров |
|
|
Рис. 4. Классификация документов
При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д.
При формировании дел должны соблюдаться следующие
требования:
помещать в дело необходимо
исполненные документы;
46
правильно оформленные документы в соответствии с индексами и с заголовками дел по номенклатуре, с правильно оформленными реквизитами и их наличием;
вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
приложения вместе с основными документами, независимо от даты их составления, утверждения и копийности;
документы одного календарного года, за исключением переходящих, арбитражных, судебных и личных дел;
документы постоянного и временного сроков хранения раздельно;
машинограммы на общих основаниях.
требуется строго соблюдать объем дел и состав до-
кументов, которые должны помещаться в дело;
не должны помещаться
документы, подлежащие возврату;
лишние и неподписанные экземпляры;
размноженные копии;
черновики;
дело не должно превышать 250 листов, а его толщина
–40 мм.
Кроме того, при формировании дел следует учитывать: документы, подшитые в дело, должны быть подлин-
никами или заверенными копиями; подлинники следует отделять от копий.
Исключение:
а) копии ответственных писем подписывают вместе с инициативными, копии инициативных – с ответственными;
б) копии документов, утверждаемых приказами или протоколами, подшивают вместе с оригиналами приказов, протоколов;
в) копии приложений формируют вместе с оригиналами сопроводительных писем.
47
документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
в дело включается один экземпляр документа;
документы внутри дела располагают в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п.;
вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса, совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения);
документы с проставленным грифом ограничения доступа к документу («Конфиденциально») формируют отдельно от документов без этого реквизита;
приказы по основной (производственной) деятельности подшиваются отдельно от приказов по личному составу;
документы по личному составу предприятия (личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, следует формировать в личные дела соответствующих сотрудников;
устав предприятия и другие учредительные документы оформляются в самостоятельное дело;
утвержденные штатные расписания фирмы следует отделять от проектов и переписки по их утверждению;
положение, инструкции, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним, и их следует группировать вместе с указанными документами;
распорядительные документы, протоколы, акты следует размещать в деле в хронологической последовательности
впорядке их номеров с относящимися к ним приложениями;
протоколы общих собраний акционеров формируют отдельно от протоколов заседаний Совета директоров;
48
документы, подготовленные к собраниям, заседаниям, совещаниям (доклады, сообщения, информация, расчеты, обоснования и др.) помещают после соответствующих протоколов в порядке рассмотрения вопросов;
приложения и дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым относятся;
приложения большого объема (документы к заседаниям коллегии – повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решения и т.д.) следует группировать в отдельные тома;
планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления; годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных; планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
документы в отчетах следует располагать в следующей последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;
бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, в дело года, с которого они действуют;
справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел;
лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан формируются раздельно, их рекомендуется располагать в хронологическом или алфавитном порядке; каждое заявление или жалоба и документы по их рассмотрению должны составлять в деле самостоятельную группу. В случае повторной жалобы или возникновения дополнительных документов они должны быть подшиты в данную группу документов;
49
особую группу дел составляют дела с документами на открытия, изобретения;
на каждую поступившую заявку о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства (патента) на изобретение, описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежи; заключение о наличии новизны в открытии (либо ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизну; решение о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства или патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие);
при формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем;
при небольшом объеме переписки заводится одно дело на входящие и исходящие письма и факсы;
при дальнейшем возрастании объема можно входящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы;
переписку группируют в дела за период календарного года или учебного года (для учебных заведений)и систематизируют в хронологической последовательности: документ – ответ помещают за документом – запросом;
в случае возобновления переписки по отдельному вопросу документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по данному вопросу;
копия исходящего сопроводительного письма может подшиваться в дело без копий приложения.
50