2096

биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Функции документов делятся на общие и специальные.

Основными общими функциями документов являются: -коммуникативная функция документов - обеспечивает

внешние связи учреждений, организаций; -информационная функция - дает возможность анализи-

ровать деятельность. Это связано с тем, что в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

-социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей).

Специальными функциями документов являются:

-правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере);

-организационная функция документа обеспечивает воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;

-воспитательная функция. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации;

-управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации);

-обучающая (передача знаний между людьми и поколениями); познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений);

11

-мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием);

-научно-историческая функция обеспечивает исследова-

ние истории организаций. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Он выступает одновременно

икак предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Юридическая функция говорит о том, что документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.). Знание вопросов документирования управленческой деятельности дает возможность работать без конфликтов.

Значение организации делопроизводства для совершен-

ствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

От организации делопроизводства зависят оператив-

ность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.

Несмотря на то, что проводится работа по совершенствованию документов, они имеют ряд существенных недостат-

ков:

значительное дублирование документов и содержащихся в них данных;

большое количество излишних, неиспользуемых показателей при одновременном отсутствии информации, необходимой для решения конкретных задач управления;

12

плохая сопоставимость данных, содержащихся в различных документах;

недостаточный учет требований современной и особенно перспективной организационной и вычислительной техники;

отсутствие взаимосвязи форм и правил оформления традиционно сложившихся документов с требованиями рационального способа пересылки и хранения их;

недостаточное соответствие документов эффективным методам их составления и изготовления;

неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;

загруженность ненужной документацией и отсутствие необходимых и достаточных документов для управления;

недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов.

Организация работы с документами – важная часть в системе управления. Делопроизводство координирует все этапы работы с документами.

1.2. Классификация документов в делопроизводстве. Подразделение ОРД. Требования, предъявляемые

кдокументам. Унификация документов

Взависимости от размеров и направлений деятельности предприятий, их структурных особенностей, уровня соподчиненности, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование, и других факторов формируются и используются документы самого разнообразного характера. Однако при этом многообразии условий деятельности принято выделять несколько типов (групп) документов, работа с которыми обязательна для любого предприятия, а именно:

директивные, информационно-инструктивные и ин-

формационно-методические материалы государственных ор-

13

ганов власти и управления, в том числе федеральных и местных (указы, постановления, правовые акты, инструктивные и информационные письма, методические указания, требования

кстатистической отчетности и др.);

внутренняя распорядительная (директивная) докумен-

тация (устав предприятия, приказы и распоряжения администрации, должностные инструкции, распорядок рабочего дня, контракты, договоры и т.п.);

документы, связанные с оформлением трудовых отно-

шений (табели явки на работу, графики отпусков, трудовые книжки сотрудников, приказы о приеме и увольнении, а также оформление отпусков, наград, поручений, взысканий и прочие);

финансово-бухгалтерская документация;деловая переписка;протоколы собраний и совещаний.

Правила работы с документами в конкретной организа-

ции составляют систему документационного обеспечения управления. Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия. Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

сложившихся национальных традиций работы с документами;

установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны

14

быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

Существуют несколько систем документирования: административная, статистическая, коммерческая и т.д.

Административная система документации делится по видам документов на

организационно-распорядительную (ОРД): положения,

уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы.

справочно-информационную: письма, телеграммы, те-

лефонограммы, докладные записки, справки, акты.

по личному составу: приказы по л/с, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.

Значение ДОУ для современного предприятии как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов, и прежде всего его универсальностью.

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д.

Документ (от лат. поучительный пример, свидетельство, доказательство) - это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ - основа информационной системы предприятия. Он выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизне-

15

су в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производствен- но-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы по личному составу,

отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие его трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще. Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяй- ственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

В делопроизводстве проведена унификация документов, т.е. приведение определенных видов документов к единому образцу по форме, оформлению на пишущей машине, формату бумаги и т.д. На практике требования, предъявляемые к содержанию и форме документов, часто нарушаются. Следовательно, возникают отрицательные юридические последствия.

Унификация видов и разновидностей документов может быть проведена на основе классификации участков и вопросов деятельности учреждения и созданного классификатора управленческой документации.

Цель классификации.

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения

16

функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информацион- но-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации.

Первичная классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

Достичь этого можно при четкой классификации документов в текущем делопроизводстве. Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

Поскольку первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (Дело – совокупность документов по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом), то она является основой правильного формирования дел.

Для классификации документов одного учреждения составляют классификационные схемы – классификаторы. Они бывают двух типов: структурного и производственно-

отраслевого. Классификаторы составляются на основе положений об учреждении, его структурных подразделений и должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

В классификаторе структурного типа документация делится применительно к структурным подразделениям по частям.

Рубриками являются названия структурных подразделений, статьями – названия видов документов.

Основным признаком классификации является содержа-

ние документа. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления функций учреждений. Для этого более удобным являет-

17

ся классификатор производственно-отраслевого типа (если нет четкого деления на структурные подразделения). Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов - это распределение доку-

ментов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Документы на предприятиях классифицируются по сле-

дующим основаниям:

по способу фиксации информации (письменные, графиче-

ские, фото, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях);

по содержанию или роду деятельности (организацион-

но-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.);по назначению (приказы, положения, протоколы, уставы,

акты, отчеты, письма, заявления и т. п.);по видам (типовые, т. е. обязательные к применению в

определенной области, примерные, трафаретные, индивидуальные);

по степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу, решаемые, как правило, в одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие ряд вопросов. Документооборот по простым документам минимален по времени и трудозатратам, а по сложным документам - обычно велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее и эффек-

18

тивнее решаются вопросы, направленные в простом документе);

по месту составления (внешние по отношению к организации - входящие и исходящие, т. е. или направляемые за пределы организации, или поступающие извне организации, и внутренние);

по срокам исполнения (срочные и несрочные);

по сфере действия (служебные, или деловые, и офици- ально-личные, т. е. именные, с указанием конкретного лица);

по степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня: секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные);

по юридической силе (подлинники, т.е. оригиналы, копии, отпуски, дубликаты, подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия федерального закона «Об электронной цифровой подписи», активно решаются юридические и технические проблемы так называемых удостоверяющих центров.

Отпуск в данном случае - это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск - это второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов (т. е. оригиналы): оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру,

19

а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия - всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск: оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация, стандартизация, представленные в табл. 1.

Таблица 1

20