Организационно-технологическая документация ГПНТБ СО РАН. Система фондов

2.Комплектование фонда

2.1.Комплектование ведется в соответствии с Положением о комплектовании резервного фонда международного книгообмена отечественными изданиями и профилем комплектования ОРФ МКО, который корректируется раз

в3 года.

2.2.Основными источниками комплектования являются:

—покупка текущей литературы через книготорговую сеть;

—подписка через Управление почтовой связи Новосибирской области;

—приобретение изданий учреждений СО РАН;

—отбор из обменных фондов библиотек;

—дар учреждений, частных лиц (авторов);

—приобретение ведомственных изданий.

2.3.Фонд наиболее полно комплектуется изданиями по общественным

игуманитарным наукам, имеющими научную, историческую и культурную ценность.

2.4.Издания для резервного фонда международного книгообмена приобретается в одном или более экземплярах в зависимости от запросов зарубежных партнеров.

2.5.Самостоятельную часть резервного фонда составляют издания СО РАН, приобретаемые в количестве от 5 до 115 экземпляров и предназначенные для выполнения заказов зарубежных партнеров.

2.6.Поступление изданий в фонд и их исключение осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.20—2000 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиотечная статистика" и действующими инструкциями.

2.7.Фонд учитывается в книге суммарного учета.

3.Структура и организация фонда

3.1.Фонд включает отечественные издания с 1945 г.

3.2.Фонд МКО имеет следующую структуру:

— фонд изданий СО РАН;

— фонд книг;

— фонд журналов.

3.3.Для организации фонда используются следующие виды расстановок:

— нумерационная — для изданий СО РАН;

— нумерационная — для книг;

— алфавитно-хронологическо-нумерационная — для продолжающихся

изданий и книг;

— алфавитно-хронологическо-порядковая — для журналов.

3.4.Срок хранения книг и журналов устанавливается в зависимости от актуальности содержащейся в них информации.

3.5.Издания, не представляющие интереса для зарубежных партнеров,

подлежат исключению из фонда. Вторичный отбор изданий из резервного

41

фонда МКО производится ОРФ ОКОЛ для информирования о них через "Указатель литературы обменных фондов библиотек". Издания, не востребованные ОКОЛ для перераспределения, подлежат сдаче в макулатуру.

4. Использование фонда

4.1. Резервный фонд МКО предназначен:

— для обмена изданиями с зарубежными организациями;

— для докомплектования действующих фондов Библиотеки.

5. Информация о фонде

5.1. На фонд ведется справочный аппарат в виде:

—алфавитно-регистрационной картотеки на издания СО РАН;

—электронного каталога книг;

—регистрационной картотеки журналов.

6.Управление фондом

6.1.Управление фондом регламентируется Уставом ГПНТБ СО РАН, Положением о комплектовании резервного фонда международного книгообмена отечественными изданиями, профилем комплектования ОРФ МКО, технологическими инструкциями Библиотеки и отдела.

6.2.Общее организационное руководство осуществляется дирекцией ГПНТБ СО РАН.

6.3.Методическое руководство осуществляется советом по формированию фондов, комиссиями по справочно-поисковому аппарату и сохранности фондов, отделами комплектования и научно-методическим советом ОКИЛ.

6.4.Административное руководство формированием, учетом, организацией, размещением, функционированием и сохранностью фонда осуществляет заведующий отделом комплектования иностранной литературой, в ведении которого находится сектор.

6.5.Непосредственное руководство формированием, учетом, организацией, размещением, функционированием и сохранностью фонда осуществляет руководитель сектора МКО.

ПОЛОЖЕНИЕ О БРОНИРОВАННОМ ФОНДЕ ГПНТБ СО РАН

1.Общие положения

1.1.Фонд бронированных изданий является специализированным фондом при ученом секретаре ГПНТБ СО РАН.

1.2.Фонд бронированных изданий формируется для поддержания и формирования системы общественно значимых связей, отношений с деловыми партнерами.

42

1.3. Издания предоставляются российским и зарубежным гостям и делегациям, а также организациям для информационного обмена.

2.Комплектование фонда

2.1.Комплектование бронированного фонда ведется централизованно отделами комплектования отечественной (ОКОЛ) и зарубежной (ОКИЛ) литературой путем покупки. Издания, поступившие по системе обязательного экземпляра, в фонд не включаются.

2.2.Литература, приобретенная для бронированного фонда, находится на общем балансе Библиотеки.

2.3.Издания бронированного фонда учитываются в книге суммарного учета ОКОЛ, ОКИЛ в отдельной графе "Бронированный фонд".

2.4.Индивидуальный учет изданий осуществляется ученым секретарем

вучетно-алфавитной картотеке бронированного фонда; на обороте каждой карточки отражается количество поступивших изданий, дата выдачи и количество выданных изданий.

2.5.Передача литературы для бронированного фонда из ОКОЛ и ОКИЛ осуществляется по суммарным актам напрямую.

3.Структура и организация фонда

3.1.Фонд формируется из книг и альбомов о Сибири, Новосибирске, Сибирском отделении РАН, ГПНТБ СО РАН.

3.2.Для организации фонда могут быть использованы следующие виды расстановки:

— алфавитная;

— нумерационная;

— нумерационно-хронологическая (для продолжающихся изданий).

3.3.Территориально фонд размещается в комнате № 405 (ученый секретарь, канцелярия).

4.Использование фонда

4.1.Издания из бронированного фонда используются по распоряжению директора, его заместителя по науке, ученого секретаря на основании служебных записок руководителей подразделений Библиотеки или лиц, ответственных за проведение того или иного мероприятия.

4.2.Выдача изданий из бронированного фонда оформляется актом на безвозмездную передачу, который подписывает ученый секретарь. Один экземпляр остается в делах бронированного фонда, а второй передается в бухгалтерию.

4.3.Комиссия по сохранности фондов периодически, не реже одного раза

вгод, проводит контрольную проверку использования изданий из бронированного фонда.

43

5.Управление фондом

5.1.Управление бронированным фондом, административное руководство осуществляется ученым секретарем и регламентируется настоящим Положением, приказами и распоряжениями дирекции.

5.2.Все вопросы, связанные с использованием фонда, находятся в ведении ученого секретаря.

5.3.Ответственность за организацию бронированного фонда и его сохранность несет ученый секретарь.

ПОЛОЖЕНИЕ О РАСПРЕДЕЛЕННОМ РЕЗЕРВНО-СТРАХОВОМ ФОНДЕ ИЗДАНИЙ НИИ СО РАН В ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЙ БИБЛИОТЕЧНОЙ СИСТЕМЕ СО РАН

1.Общие положения

1.1.Настоящий документ разработан в соответствии с "Национальной программой сохранения библиотечных фондов Российской Федерации", утвержденной приказом Министерства культуры № 540 от 13 сентября 2000 г., регламентирует порядок организации и функционирования распределенного резервно-страхового фонда изданий НИИ СО РАН в Централизованной библиотечной системе СО РАН (ЦБС СО РАН) и утверждается Президиумом Сибирского отделения Российской академии наук.

1.2.Нормы данного Положения являются обязательными для библиотек, входящих в ЦБС СО РАН.

1.3.Распределенный резервно-страховой фонд изданий НИИ СО РАН включает издания, публикуемые каждым НИИ по профилю исследований,

атакже труды ученых СО РАН, вышедшие в других издательствах.

1.4.Распределенный резервно-страховой фонд изданий НИИ СО РАН в соответствии с данным Положением, является единым резервно-страховым фондом в ЦБС СО РАН.

1.5.Распределенный резервно-страховой фонд изданий НИИ СО РАН не используется в процессе библиотечно-информационного обслуживания.

2.Цели и задачи

2.1.Распределенный резервно-страховой фонд изданий НИИ СО РАН создается в целях обеспечения полноты и сохранности научного наследия сотрудников НИИ СО РАН.

2.2.Настоящий фонд является базой, позволяющей в случае необходимости, копировать и восполнять изнашивающиеся в ходе эксплуатации фонды библиотек НИИ СО РАН и библиотек других ведомств.

44

3.Организация фонда

3.1.Держателями распределенного резервно-страхового фонда изданий НИИ СО РАН в соответствии с данным Положением являются библиотеки НИИ СО РАН и ГПНТБ СО РАН.

3.2.Библиотеки НИИ СО РАН организуют резервно-страховой фонд изданий НИИ путем выделения из действующих фондов 1—2 экз. и сохраняют их в оригиналах.

3.3.Текущее комплектование фондов библиотеки НИИ СО РАН осуществляют в экземплярности, необходимой для пополнения данного фонда.

3.4.Каждая библиотека организует СПА на свою часть распределенного резервно-страхового фонда.

3.5.Библиотеки НИИ СО РАН в процессе работы со своими фондами выявляют лакуны и своевременно предоставляют информацию о них в ГПНТБ СО РАН для организации координированного восполнения.

4.Взаимодействие библиотек

4.1. Для обеспечения полноты распределенного резервно-страхового фонда библиотеки, входящие в систему, осуществляют постоянное и своевременное информирование ГПНТБ СО РАН об исключении из своих фондов излишне дублетных либо непрофильных изданий НИИ СО РАН.

4.2. ГПНТБ СО РАН осуществляет сверку исключаемых изданий с имеющимися сведениями о наличии лакун в фондах других библиотек системы и их координированное восполнение, а также пополнение обменнорезервного фонда и фонда МКО ГПНТБ СО РАН.

4.3.Издания, не востребованные ни одним из участников системы, могут быть реализованы библиотеками в соответствии с действующими документами.

4.4.ГПНТБ СО РАН осуществляет информационно-методическое обеспечение процессов организации распределенного резервно-страхового фонда изданий НИИ СО РАН и перераспределение изданий в системе.

4.5.Передача изданий между библиотеками ЦБС СО РАН осуществляется безвозмездно.

5.Управление фондом

5.1.Непосредственное руководство формированием, учетом, организацией, размещением и сохранностью фонда в НИИ СО РАН осуществляют заведующие библиотеками.

5.2.ГПНТБ СО РАН является координационным центром в области формирования и организации распределенного резервно-страхового фонда изданий НИИ СО РАН, осуществляет информационно-методическое обеспечение его функционирования.

45