5.5. Система технического и информационного обслуживания рабочих мест руководителя

Эффективность деятельности управленческого аппарата организации зависит от целого ряда факторов:

• Оснащение организационной и вычислительной техникой;

• Использование современных технологий;

• Информационное обеспечение управленческой деятельности и др. Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть помещения организации, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда.

Рациональная организация рабочего места сотрудника (в том числе и руководителя) предусматривает:

• подбор необходимых средств труда;

• рациональное их размещение;

• обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности работника и исключающих нанесение вреда его здоровью.

К средствам труда сотрудников аппарата управления относятся различные технические средства.

Руководитель должен чётко представлять себе, по каким направлениям развиваются технические средства обработки информации, знать преимущества новейших разработок, определить, в какой мере эти достижения целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.

Полная классификация технических средств, в основе которой заложен функциональный принцип, предполагает деление средств организационной техники на девять классов (табл. 5.5).

Таблица 5.5

Виды технических средств, применяемых в управлении организацией

Вид	Характеристика
1. Носители информации	Носители информации на бумажной основе, несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.); электронные носители информации
2. Средства составления и изготовления документов	Ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональныхкомпьютеров
3. Средства оперативной полиграфии	Средства фото- и диазокопирования; средства электрофотографического и термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии и ризографического копирования (дубликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати
4. Средства обработки документов	Фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки); адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредеры); агрегатированные линии для обработки корреспонденции
5. Средства хранения, поиска и транспортирования документов	Первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации

Продолжение табл. 5.5

Вид	Характеристика
6. Средства электросвязи	Средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта
7. Банковская оргтехника	Машины для подсчета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы
8. Другие средства оргтехники	Сканеры; различные компьютерные аксессуары и др.
9. Офисная мебель и оборудование	Мебель служебных помещений специализированная (шкафы, сейфы, столы, стулья и др.); оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда

Условия труда руководителя определяются главным образом:

- площадью помещения;

- санитарными условиями;

- нормой освещенности;

- температурой помещения;

- уровнем влажности;

- уровнем шума;

- дизайном и цветовой гаммой помещения.

Под организацией рабочего места следует понимать его планировку, оснащение и систему обслуживания.

Главная цель системы управления в области информационного обслуживания: создание эффективной системы информационного обеспечения процессов управления. Основное внимание должно уделяться не вопросам техники и организации, а вопросам создания информации, которая будет проходить через систему информационного обеспечения (ИО).

Для поддержки и обеспечения системы поддержки принятия решений возможно использование современных информационных технологий. Спектр подобных решений очень широк. Это и системы принятия решений на основе сбора данных, и корпоративные порталы, и системы для обработки функциональной информации и др. Однако наибольший интерес в системах данного направления представляют системы поддержки принятия решений. Их применение дает возможность более точно моделировать ситуацию, качественно оценивать опасности, мотивировать их воздействие, выполнять анализ данных с большой точностью. Тем самым обеспечивать более эффективное управление.

На сегодняшний день существует большое число программных продуктов, предназначенных для поддержки принятия решения. Они отличаются областью применения, принимаемыми решениями, программно-аппаратной реализацией и т.д.

К таким ИС относится и «1С: Предприятие 8.1», являющаяся широко распространенной прежде всего ввиду современного интерфейса и наличия гибких средств настройки/конфигурирования. За счет своей универсальности система «1С: Предприятие» может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам и т. д. В связи с этим на большинстве предприятий происходит переход на данную ИС. С другой стороны, «1С: Предприятие» весьма иллюстративна, позволяет осваивать типичные для большинства ИС (КИС) информационные методы.

В числе наиболее интересных разработок можно отметить решение для компаний, созданное на базе продукта SAP. Система SAP R/3 - обеспечивает новый уровень качества управления. В её центре внимания не просто данные, а бизнес-процессы - система позволяла осуществлять стандартизацию внутренних бизнес-процессов предприятия и повышать их эффективность.

Корпорация BAAN предлагает систему BAAN IV, которую легко адаптировать к любому пользовательскому интерфейсу при решении управленческих задач. Доступ к базе данных системы BAAN IV возможен из любых приложений. Импорт и экспорт данных осуществляет "BAAN IV-Обмен" (BAAN IV Exchange). Этот модуль преобразовывает данные в формат BAAN IV и обратно. Открытая архитектура системы позволяет легко и быстро настраивать систему в соответствии с конкретными требованиями заказчика. Заказчик сам определяет режим работы системы BAAN IV на своем предприятии. Он может задать различные варианты конфигурации "клиент-сервер".

Так же система BAAN IV предоставляет своим пользователям единый для всех пакетов пользовательский интерфейс. Самое главное в системе - ее гибкость и функциональное наполнение. Цели и задачи системы BAAN IV:

1) получение руководством предприятия полной системы управления на основе необходимой и достоверной управленческой информации;

2) повышение оперативности учета путем ввода в систему данных в режиме операционного дня;

3) качественное улучшение системы планирования материальных и финансовых ресурсов;

4) получение данных о затратах предприятия, сгруппированных по местам их возникновения в разрезах, необходимых для анализа и управления.

Для достижения перечисленных целей разработаны регламенты использования функций BAAN IV, которые обеспечивают требуемые данные в реальном времени. Установлен режим эксплуатации. Регистрация документов в системе происходит на местах их первичной обработки. Разработаны процедуры и алгоритмы для получения вычисляемых показателей. Постоянно происходит доработка и устранение ошибок при передаче информации из одних документов в другие.

В настоящее время имеется множество примеров эффективного использования корпоративных информационных систем на российских предприятиях. Разнообразие корпоративных информационных систем и несокращающееся число разработчиков подчеркивают значимость этого рынка в современной экономике.