Тема 5. Сущность выставок

Особые характеристики

Современные выставки своими корнями уходят в старые рынки Европы и России, на которых виды ремесел тесно переплетались с развлечениями. В выставочных залах, как тех времен, так и нынешних преобладает атмосфера веселья. Посещение выставки или ярмарки – это мероприятие, которого все ожидают с нетерпением, и поэтому устроители не должны их разочаровать. Подобные мероприятия:

1. Позволяют показать экспонаты незнакомым людям, которых привлекают такие показы. У медиа здесь появляется собственный интерес.

2. Предполагают личностные контакты. Поскольку участник выставки и его продукция представлены непосредственно и открыты к критике, такая ситуация помогает создавать доверие.

3. Предполагают развлечения. Даже самые статичные объекты выставок, такие как банковские услуги, необходимо внести динамику. Если это международное событие (фильм, видео или демонстрация слайдов), можно использовать и национальные костюмы. Хорошо работают и динамичные модели. Создает хорошее оживление и использование игрушечного поезда.

Конференции и выставки

Иногда конференции и семинары проводятся одновременно с выставками, или наоборот, выставка может сопровождать конференцию. Это служит средством дополнительного привлечения посетителей, а также помощи участникам конференции.

PR-специалист может организовать выступление на конференции, спонсированной устроителями выставки, представителя своей компании, и его речь может быть опубликована в прессе.

PR-план для выставок

Любой участник выставки имеет множество возможностей для использования технологий паблик рилейшнз. Поэтому план PR-деятельности должен быть разработан сразу после того как организация забронировала себе на выставке место, как правило, это несколько месяцев до проведения выставки. Проведем образец такой процедуры.

1. Общение с пресс-секретарем выставки сразу же после подписания контракта о выделении места для стендов. Пресс-секретарю необходимо задать следующие вопросы:

• Что необходимо сделать, чтобы помочь провести предварительный PR для данного события? Какая информация может быть представлена об участнике? Фотографии? (В самый первый момент особенности выставки еще могут быть не известны, но, по крайней мере, может быть получена информация об организации, которая собирается в ней участвовать, о том, что она делает или продает.)

• Что необходимо подготовить для участия выставки представителей прессы?

• Кто будет официально открывать выставку? Заинтересованно ли это лицо в отношении каких-то товаров и услуг вашей организации? Если да, можно отправить приглашение непосредственно этой персоне с предложением, чтобы ваш стенд был включен в его маршрут обхода экспонатов выставки.

• Каковы будут условия деятельности пресс-центра? Обычно там размещается заранее установленное число новостных релизов и фотографии с сопровождающими надписями, которые пресс-секретарь готов принять и разместить. В отдельных случаях организация может предоставить только единственную фотографию, которая будет размещена на стенде, а другие будут находиться в специальной подшивке. Иногда на отдельном столике можно выложить литературу по продажам. Журналисты, посещающие выставку, хотят получить краткий, хороший, новостной материал с привлекательными фотографиями.

2. Для экспортера появляются дополнительные возможности благодаря услугам Центрального информационного офиса, который также готовит видеоматериалы о выставках для телевизионных компаний и радиостанций. Целесообразно проинформировать Центр о вашем участии. Это дополнительное паблисити, и поэтому этим способом целесообразно воспользоваться.

3. Информация о выставках должна быть отправлена в журналы, которые сделают обзор этого события еще до начала его работы. Такая информация часто с удовольствием принимается редакторами, и поэтому нет необходимости покупать рекламную площадь.

4. К установленной организаторами дате выставки необходимо предоставить нужную информацию для ее включения в каталог выставки.

5. Если во время выставки планируется частный прием представителей прессы, который будет проводиться на вашем стенде (или в другом месте), приготовления к этому приему и рассылка приглашений должны быть осуществлены своевременно.

6. Если частного приема представителей прессы на вашем стенде не предусмотрено, можно разослать индивидуальные приглашения в медиа и пригласить их посетить ваш стенд в удобное для них время. Это могут быть и приглашения на посещения демонстраций оборудования, устраиваемых в определенное время.

7. В некоторых случаях можно пригласить посетить стенд розничных торговцев, агентов и других дистрибьюторов и не только для того, чтобы они увидели новую продукцию, но и для того, чтобы познакомились с персоналом компании. Для этого необходимо заказать у организаторов выставки необходимое число пригласительных билетов.

8. Информация об участии компании в выставке должна появиться во внутрифирменном корпоративном журнале.

9. Об участии компании в выставке необходимо проинформировать местные медиа.

Часть общего PR-плана

Различные участники выставок располагают разными возможностями, которыми PR-специалист может воспользоваться. Суть заключается в том, что участие в выставке требует принятия специальной PR-программы, которая, чтобы обеспечить максимальный охват и максимально высокие результаты, должна начинаться как можно раньше. Такая специальная PR-программа должна быть встроена в общую программу, чтобы учесть необходимые часы работы, финансы и ресурсы в общем бюджете.

Конференции

Организация PR-конференции готовится так же, как прием представителей прессы, однако такое мероприятие длится дольше (по крайней мере, целый день); приглашают и принимают большее число гостей; программа более обширна, больше выступающих, более широко используются аудиовизуальные средства. Выступающими могут быть не только представители компании, но и органов власти. Для докладчиков от компании необходимо подготовить выступления, а в некоторых случаях и провести репетиции.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какое отношение имеет PR к выставкам?

2. Объясните отличие между публичными и профессиональными выставками.

3. Что определяет главным образом место проведения выставки: в помещении или на открытом воздухе?

4. Что такое совместное проведение?

5. Опишите некоторые из способов, используемых для транспортирования передвижных выставок.

6. Что такое неделя продаж?

7. Опишите некоторые особые характеристики выставок.

8. Каким способом конференция может быть связана с проведением выставок, и иметь PR-ценность?

9. Для выставки, которая произойдет через шесть месяцев, составьте план с графиком PR-мероприятий.

10. Как вы думаете, сколько потребуется вам рабочего времени, чтобы составить план, указанный в предыдущем вопросе?

11. Чем конференция отличается от приема представителей прессы?