5. Ввод операций и проводок в программе «1с:Бухгалтерия»

Одним из основных понятий бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия» является понятие операции. Операции используются для отражения в бухгалтерском учете данных о хозяйст­венной деятельности предприятия. Каждая операция включает в себя одну или несколько проводок. Каждая проводка, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций. Проводки, содержащие несколько коррес­понденций, называются сложными. В сложных проводках дебет или кредит од­ного счета корреспондирует с кредитом или дебетом нескольких счетов.

Помимо проводок операция включает в себя и некоторую общую часть: содержа­ние операции, общую сумму, дату, номер. Проводки в программе «1С:Бухгалтерия» могут существовать только в рамках операции. Введенные операции и проводки фиксируются соответственно в журнале операций и в журнале проводок.

С одной стороны, операция является совокупностью взаимосвязанных проводок, отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию предприятия. С другой стороны, сама операция, в свою очередь, все­гда принадлежит документу. Документ может иметь только одну операцию, а операция всегда принадлежит только одному документу. По этой причине в жур­нале операций всегда присутствует документ.

Для ввода информации о хозяйственных операциях в программе «1С:Бухгалтерия» используется документ – «Опера­ция». (рис. 4). Этот документ позволяет ввести в информационную базу данные хозяйст­венной операции, зафиксировать дату и время совершения операции, а также сумму и содержание операции.

Рис. 4. Ввод операции в «1С: Предприятие 7.7» с помощью документа «Операция»

Помимо ручного ввода операции существует возможность автоматического формирования операции на базе документа. При автоматическом вводе операции реквизиты операции заполняются информацией из документа, породившего эту операцию.

Только операции, содержащие проводки, вызывают изменение в бухгалтерских итогах. Ввод бухгалтерских проводок в программе «1С:Бухгалтерия» реализуется с помощью объекта метаданных «Проводка». Проводки всегда вводятся в составе операции. Все проводки операции составляют одно целое, и при любых измене­ниях в реквизитах операции реагируют соответствующим образом. Документ, генерирующий операцию, также автоматически создает необходимые бухгалтер­ские проводки средствами встроенного языка.

В программе «1С:Бухгалтерия» можно отключать, а затем вновь включать провод­ки. Отключенные проводки не влияют на бухгалтерские итоги- остатки и обо­роты по счетам. Это удобно при вводе в программу «1С:Бухгалтерия» операций, которые должны произойти в будущем (плановых операций). Отключение про­водок такой операции позволит не изменять реальные бухгалтерские итоги. Для актуализации бухгалтерских итогов в момент действительного совершения хо­зяйственного действия достаточно включить проводки.

Проводка, в свою очередь, может состоять из нескольких корреспонденций. В этом случае проводка представляет собой совокупность строк, первая из кото­рых устанавливает счет дебета проводки, а остальные - корреспондирующие счета кредита, или наоборот. Сумма проводки в этом случае складывается из сумм всех корреспонденций проводки.

Для быстрого ввода информации о часто повторяющихся хозяйственных дейст­виях пользователь может применять типовые операции - своего рода сценарии формирования проводок для оформления наиболее часто встречающихся хозяй­ственных операций. При работе с программой «1С:Бухгалтерия» пользователь может самостоятельно создавать типовые операции: описывать проводки этих операций и формулы вычисления сумм проводок.

Структура бухгалтерской проводки

Структура проводки в значительной степени зависит от настроек параметров учета. В общем случае в структуре проводки можно выделить 2 составляющие:

• постоянная часть структуры проводки - содержит ряд реквизитов, кото­рые присутствуют всегда, независимо от настроек параметров учета. К таким реквизитам относятся корреспондирующие счета (счет дебета проводки и счет кредита проводки) и сумма проводки;

• переменная часть структуры - определяется настройками различных свойств плана счетов. К таким реквизитам относятся: субконто (до 5-ти на каждый из корреспондирующих счетов), валюта и сумма в валюте, коли­чество.

Необходимо заметить, что использование конкретных реквизитов из перемен­ной части структуры проводки зависит от используемых корреспондирующих счетов: нельзя заполнить реквизит в проводке, если он не установлен для кор­респондирующего счета.

Проводки, как объекты данных, могут существовать только «внутри» операции. Форма операции содержит табличную часть, которая предназначена для редак­тирования входящих в операцию проводок.

Ввод операции вручную в журнале операций

Журнал операций и журнал проводок предназначены для просмотра списка су­ществующих операций с разной степенью детализации. В обоих журналах опре­делен практически одинаковый набор действий для ввода и редактирования операций. Эти действия выполняются всегда над операцией в целом, даже если они вызываются из журнала проводок (в этом случае действие относится к опе­рации, которой принадлежит текущая проводка).

Ввод операции можно осуществлять с помощью журнала операций или журнала проводок, при этом предусмотрено несколько способов ввода. В про­стейшем случае операцию можно ввести вручную, т.е. заполняя в диалоге все не­обходимые данные для новой операции.

Для облегчения занесения данных при вводе новой операции предусмотрены следующие способы:

• копирование операции;

• ввод типовой операции;

• копирование типовой операции.

Для контроля правильности ввода операций с точки зрения ведения бухгалтер­ского учета в программе «1С:Бухгалтерия» используется специальный механизм «Корректные проводки». Механизм «Корректные проводки» предоставляет пользо­вателю возможность самому определить список допустимых (корректных) про­водок на уровне синтетических счетов, а в дальнейшем, по желанию, использо­вать этот список для контроля вводимых операций. Очевидно, что соответст­вие проводок принятым нормативам методологии бухгалтерского учета сущест­венно зависит от текущего законодательства. В связи с этим создание списка корректных проводок должно выполняться лицом, ответственным за методоло­гию ведения учета на предприятии, а использование этого списка может осуще­ствляться всеми пользователями по желанию.

Помимо списка корректных проводок, механизм «Корректные проводки» включает в себя также режимы проверки правильности ввода проводок операции в журна­ле операций и в журнале проводок. Список корректных проводок может про­сматриваться и корректироваться (рис. 5). Проводки, отсутствующие в списке, считают­ся некорректными. Если в списке корректных проводок указан код счета-группы, то корректным будет считаться ввод любых субсчетов указанного счета.

Рис. 5. Фрагмент списка корректных проводок типовой конфигурации «Бухгалтерский учет»

Для заполнения списка корректных проводок можно воспользоваться режимом проверки проводок в журнале операций или журнале проводок спустя опреде­ленное время работы в программе «1С:Бухгалтерия». Этот режим позволит быст­ро заполнить список корректных проводок реально существующими проводками. Перед включением проводки в список корректных проводок рекомендуется про­вести ее анализ.

Включить режим проверки проводок можно с помощью диалога «Настройка параметров системы» (меню «Сервис – Параметры»).

Для обеспечения защиты от записи в систему операций, не соответствующих принятой методологии учета, в конфигурации могут быть назначены права от­дельным категориям неопытных пользователей, запрещающие вводить опера­ции без использования контроля проводок.

Кроме контрольных функций, корректные проводки могут выполнять функции ускорения ввода проводок операций вручную: допустимые корреспонденции счетов выбираются из списка корректных проводок.

Для выполнения контроля вводимых операций механизм «Корректные проводки» использует список корректных проводок, который вводится и корректируется пользователем.