Константы и справочники в системе «1с: Предприятие»
Для хранения постоянной и условно-постоянной (очень редко изменяемой) информации, используемой в процессе работы, в системе «1С: Предприятие» предусмотрены такие элементы системы, как константы и справочники.
В константы один раз заносится какая-либо информация, которая затем может многократно использоваться при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм.
Для каждой константы в списке определяются три параметра:
• код константы, обозначающий константу в системе и позволяющий ссылаться на нее из других мест программы;
• наименование константы, являющееся более подробным описанием константы;
• значение для констант, которое вводится непосредственно с клавиатуры или выбирается из соответствующего справочника.
Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. В отличие от констант, справочники представляют собой многомерные массивы информации. Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников.
Справочник «Контрагенты» содержит информацию о контрагентах организации, то есть о юридических и физических лицах, которые являются поставщиками, заказчиками и др.
Справочник «Номенклатура» содержит информацию о перечне выпускаемой организацией продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг.
Справочник «Материалы» содержит информацию о поступающих в организацию материалах.
Справочник «Валюты» содержит информацию об используемых валютах, их курсах, а также об изменении курсов валют с течением времени.
Справочник «Банки» содержит информацию о реквизитах кредитных организаций, через которые наиболее часто осуществляются расчеты.
Справочник «Договоры» содержит информацию о счетах на оплату (выставленных или полученных) и договорах длительного действия. Справочник «Договоры» подчинен справочнику «Контрагенты» и должен заполняться только после заполнения этого справочника.
Справочник «Места хранения» содержит информацию об имуществе по местам хранения.
Справочник «Подразделения» позволяет вести учет затрат на местах производства работ.
Справочник «Сотрудники» хранит информацию о сотрудниках.
Счета в системе «1с: Предприятие 7.7»
Счет бухгалтерского учета в системе «1С: Бухгалтерия» является накопителем фактической информации. Счета открываются на каждую статью баланса. Совокупность всех счетов называется планом счетов.
Счета бухгалтерского учета становятся доступны только в том случае, если в установочном пакете «1С: Предприятие» присутствует компонента «Бухгалтерский учет». Данная компонента присутствует в установочном пакете для конфигураций «1С: Бухгалтерия», «Комплексная конфигурация» и др. В типовую конфигурацию «1С: Бухгаптерия» включен план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 94н. Большинство счетов в поставке программы «1С:Бухгалтерия» включены непосредственно в конфигурацию и доступны для коррекции только в режиме конфигурирования.
План счетов в системе «1С: Бухгалтерия» представляет собой таблицу (рис. 2). Каждая строка этой таблицы определяет счет или субсчет бухгалтерского учета, а в колонках отражаются различные характеристики счета.
Рис. 2. Фрагмент плана счетов в системе «1С: Предприятие 7.7»
Колонка «Пиктограмма» - самая левая колонка плана счетов. Эта колонка является служебной и предназначена для отражения состояния счета: является счет группой или собственно счетом, каким образом был внесен в план счетов, помечен на удаление или нет.
Колонка «Код» содержит полный код счета (субсчета), включая коды всех вышестоящих уровней: для первого уровня это будет код счета, код субсчета будет состоять из кода счета, которому принадлежит субсчет, и собственного кода субсчета, разделенных точкой.
Колонка «Наименование» содержит наименование счета (субсчета).
В колонке «Вал.» содержится признак ведения валютного учета на счете (субсчете). Если на счете ведется валютный учет, то в этой колонке ставится «+».
В колонке «Кол.» содержится признак ведения количественного учета на счете (субсчете). Если на счете ведется количественный учет, то в этой колонке ставится «+».
Признаки ведения на счете валютного и количественного учета используются в программе «1С: Бухгалтерия» для изменения структуры бухгалтерского учета. Включение этих признаков позволяет отражать на счете суммы не только в рублях, но и соответственно в валюте и в натуральном выражении.
В колонке «Заб.» указывается признак забалансового счета. Если счет является забалансовым, то в графе «Заб.» ставится «+». Забалансовый счет в программе «1С:Бухгалтерия» имеет свои особенности: может участвовать в бухгалтерских проводках только с таким же счетом, как сам - забалансовым, в противном случае программа выдаст предупреждение. С другой стороны, по забалансовым счетам не контролируется соблюдение принципа двойной записи: забалансовый счет может не иметь корреспондирующего счета в проводке. Забалансовые счета никогда не корреспондируют с балансовыми счетами.
В колонке «Акт.» указывается признак «активности» счета. Этот признак определяет, каким образом будет отображаться остаток по счету, и может принимать одно из 3-х возможных значений: счет (или субсчет) может быть помечен как «активный» («А»), «пассивный» («П») или «активно-пассивный» («АП»).
У счета, помеченного, как «активный», остаток всегда будет дебетовый. Если кредитовый оборот превысит дебетовый, то остаток будет выводиться все равно как дебетовый, но со знаком «-».
У счета, помеченного, как «пассивный», остаток всегда будет кредитовым. Если дебетовый оборот превысит кредитовый, то остаток будет выводиться все равно как кредитовый, но со знаком «-».
«Активно-пассивный» счет может иметь, как дебетовый, так и кредитовый остаток. Для такого счета остаток всегда будет выдаваться со знаком «+».
В колонках «Субконто1», «Субконто2», «Субконто3» указываются виды субконто счета. Значения колонок определяют, в каком разрезе будет вестись аналитический учет по данному счету.
Несмотря на то, что план счетов системы «1С: Бухгалтерия» включает все необходимые счета и субсчета, необходимость в корректировке плана счетов все же возникает. Чаще всего вводятся новые субсчета к уже существующим счетам. Новые счета вводятся значительно реже, и происходит это обычно при изменении законодательных актов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета на предприятии.
Изменять план счетов можно как в режиме запуска «Конфигуратор», так и в режиме запуска «1С:Предприятие».
Корректировки, вносимые в разных режимах запуска, по-разному влияют на работу системы «1С:Бухгалтерия». Так, изменения, сделанные в «Конфигураторе», вносятся именно в конфигурацию программы, хотя влияют и на информационную базу, а корректировки, вносимые в режиме запуска «1С:Предприятие», изменяют только информационную базу.
Счета, введенные в «Конфигураторе», и счета, введенные в режиме «1С:Предприятие», с точки зрения ведения учета ничем не отличаются. Отличия появляются только при редактировании планов счетов и изменении свойств самих счетов. Счета, введенные в план счетов в «Конфигураторе», нельзя изменить или удалить в режиме работы «1С:Предприятие».
Для организации аналитического учета применяется механизм субконто. Термином «субконто» обозначаются объекты аналитического учета, такие как: сотрудники, материалы, товары, основные средства, нематериальные активы. Под видом субконто понимают совокупность объектов аналитического учета одного типа. Например, все основные средства образуют вид субконто «Основные средства». Виды субконто представляют собой одноименные справочники.
Рекомендуется использовать типовую настройку аналитического учета, потому что она:
соответствует нормативным документам;
используется документами при генерации проводок;
обеспечивает правильную работу форм отчетности.
При добавлении еще одного вида субконто необходимо включить это субконто в структуру проводок, генерируемых документами. В первую очередь, необходимо изменить алгоритмы генерации проводок у документов, использующих счета с измененными настройками аналитического учета, добавить в эти алгоритмы команды для записи нового объекта аналитики.
Компонента «Бухгалтерский учет» системы «1С: Предприятие» обеспечивает ведение аналитического учета максимум по 5-ти субконто, однако в типовой конфигурации задействованы только 3 разреза.
Увеличить максимальное количество субконто не представляется сложной задачей. Гораздо сложнее учесть эти новые измерения в структурах документов и алгоритмах генерации проводок, которые придется корректировать. Потребуется также вносить изменения и в стандартные отчеты, которые рассчитаны на 3 измерения субконто, а также во все прочие элементы конфигурации, которые зависят от количества измерений субконто.
При изменении аналитического учета для счета помимо задания вида субконто можно дополнительно настроить аналитический учет путем установки таких параметров, как:
Только обороты;
Учет по сумме;
Учет по валютной сумме;
Учет по количеству.
«Только обороты» устанавливает учет по данному субконто на данном счете только оборотов, а не остатков. Флажки «Учет по сумме», «Учет по валютной сумме», «Учет по количеству» позволяют регулировать использование данного субконто с точки зрения суммового, валютного и количественного учета (рис. 3).
Рис. 3. Настройка аналитического учета