Факторы выбора систем электронного документооборота

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).

• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

• Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Российский рынок систем автоматизации делопроизводства

В зависимости от применяемых технологий, аналитики РБК предлагают следующее деление представленных на российском рынке СЭД на группы:

1. Системы западного производства, среды разработок.

2. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

3. Полностью российские разработки.

В первой группе на российском рынке представлено только три западные системы: Documentum, DOCS Open/DOCSFusion и Lotus Domino.Doc.

Ко второй группе относятся такие решения, как CompanyMedia и OfficeMedia («ИнтерТраст»), БОСС-Референт («АйТи»), «ЗОЛУШКА» (НТЦ ИРМ), «Эскадо Интерпроком» (ЛАН). Аналитики отмечают популярность на российском рынке продуктов на основе Lotus Domino/Notes.

Все остальные системы, представленные в России, можно отнести к третьей группе, в том числе:

• 1C:Архив — 1C

• DocsVision — Digital Design

• RBC Docs — РБК СОФТ

• IIG Intravert — IIG

• IT-Inco — IncoFlow

• LanDocs — Ланит

• Optima-WorkFlow — Optima

• VisualDoc — ЦентрИнвест Софт

• Гран Док — Гранит

• Дело — ЭОС

• ДокМенеджер — СофтИнтегро

• Евфрат Cognitive — Technologies

• Эффект-Офис ИКК — «Гарант Интернэшнл»

Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Domino/Notes, контролируют большую часть рынка. Именно эти программные продукты отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Западные системы пока занимают менее 10% российского рынка.

Однако, на сегодняшний день, большинство предприятий используют разрозненные программные средства, функционально направленные на автоматизацию только ряда строго ограниченных задач:

• подготовка документов - Microsoft Word;

• системы машинного перевода – PROMT Translation Office 2000: SmarTool Mail Translator, Dictionary Editor, Electronic Dictionary, WebView, QTrans, Clipboard Translator, Integrator;

• технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров - Microsoft Excel;

• технологии использования систем управления базами данных (СУБД) - Microsoft Access;

• технологии обработки речи: средства речевого управления, средства диктовки, средства идентификации по образу речи – предназначены для распознавания компьютером человеческих слов и выполнения определенных действий – Open Speech, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

• … .

Рассмотрим более подробно некоторые из приведенных выше систем электронного документооборота.