Образец оформления обложки к cdr
Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.
В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.
7
Задание. По вариантам, выданным преподавателем, оформить документы, которые подлежат передаче в архив.
Выполнить формуляр-образец для документов, в соответствии с заданием.
Таблица 1
Варианты заданий
Вариант |
Название документа |
|
1 |
уставов |
решений |
2 |
положений |
штатного расписания |
3 |
структуры и штатной численности |
приказов по основной деятельности |
4 |
правил внутреннего трудового распорядка |
протоколов |
5 |
распоряжений |
учредительного договора |
1 |
докладных записок |
контрактов |
2 |
справок |
должностных инструкций |
3 |
доверенностей |
расписок |
4 |
объяснительных записок |
актов |
5 |
служебных записок |
телефонограмм |
Тема: «Организация документооборота»
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на
8
самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.
9
Задание. Выполнить определенный вид письма с полным соблюдением реквизитов в соответствии с вариантом.
Таблица 2
Вариант |
Название письма |
|
1 |
Информационно-рекламное (приглашение) |
Письмо-жалоба |
2 |
Гарантийное |
Письмо-извещение |
3 |
Письмо-запрос |
Письмо-подтверждение |
4 |
Рекламация |
Письмо-напоминание |
5 |
Письмо-ответ (отказ) |
Сопроводительное (договорное) письмо |
Рис. 1. Схема поступления документов
10
Задание. Составить схемы документирования (таблица 3)
Таблица 3
Варианты заданий
|
Название задания |
1. |
схему документирования при приеме работника на работу |
2. |
схему документирования при переводе работников в другой отдел |
Задание. По вариантам, приведенным в таблице 4, выполнить задание.
Таблица 4
Варианты |
Название задания |
1 |
Схема организации работы с документами фирмы |
2 |
Блок-схема работы с входящими документами |
3 |
Блок-схема работы с исходящими документами |
4 |
Журнальная регистрация входящих документов |
5 |
Журнальная регистрация исходящих документов |
1 |
Пример номенклатуры дел предприятия |
2 |
Секторная диаграмма примерного разделения документов коммерческого предприятия на группы дел |
3 |
Пример оформления обложки дела |
4 |
Заверительный лист о деле |
5 |
Пример составления описи дел постоянного срока хранения |
11