Построение задачи (ms Access)
Заполнение и редактирование таблиц базы данных
Microsoft Access- это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
База данных представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, то есть любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий.
Данные становятся информацией, если пользователь их обработает и осмыслит, используя при этом адекватные данные методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своихструктурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.
Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
Для MS Access:
Разработать связанные таблицы и схему данных;
В соответствии с функциями информационной технологии сформировать запросы;
Подготовить отчеты;
Для управления приложением создать кнопочную форму;
Для создания базы данных входим во вкладку «Файл»– «Создать» – «Новая база данных»(рис.35).
Рисунок 35 – Создание базы данных в MSAccess
Создание таблиц в режиме конструктора
Выбор режима осуществляется щелчком на значке«Создание таблицы в режиме конструктора», размещённым в окне базы данных, или режиме «Конструктор» выбирается в окне «Новая база данных», которое открывается после выполнения щелчка на кнопке «Создать»окна базы данных.
После выбора режима на экране выводится окно Конструктора таблицы. Окно разделено на 2 части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка «Описание» может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко.
Для создания в будущем запросов необходимо создать две таблицы, из которых будут запрашиваться данные (в каждой таблице для связи данных таблиц установим ключевое поле).
Входим во вкладку «Создание» – «Конструктор таблиц»(рис.36).
Рисунок 36 - Создание таблицы в режиме конструктора
Установка «Ключевого поля». (рис.37 - рис.38).
Рисунок 37 – Создание полей для Таблицы 1
Рисунок 38 - Создание полей для Таблицы 1
После создания таблицы в режиме конструктора необходимо её сохранить. Для этого правой кнопкой мыши нажимаем на вкладку «Таблица» и выбираем сохранить (рис.39).
Рисунок 39 – Сохранение таблицы
После сохранения вводим имя таблицы и нажимаем «ОК» (рис.40).
Рисунок 40 – Задание имени таблицы
Далее создаём вторую таблицу и повторяем аналогичные действия (рис.41 - рис.42).
Рисунок 41 – Создание полей для Таблицы 2
После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу в неё данных. (- кликнуть по«Таблица1» левой кнопкой мышкии нажать в появившемся меню - «Открыть».) Для этого переходим в «Режим таблицы». Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливают в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнять с помощью клавиши <Tab>, а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш <Shift+Tab>. После заполнения последней ячейки и нажатия <Tab>курсор переместится в первую ячейкуследующей строки, и MS Access автоматически сохранит введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными её сохранять не надо; MS Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицамипроисходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то MS Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения илиуменьшения шириныстолбцов в таблице (в режиме конструктора) нужно указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево.
Нажав правой клавишей мыши по вкладке «Таблица1», появится меню. Выбираем «Режим таблицы». (рис.42).
Рисунок 42 – Выбор режима таблицы
Заполненные «Таблица1» и «Таблица2». (рис.43 –44).
Рисунок 43 – Заполненная Таблица 1
Рисунок 44 – Заполненная Таблица 2