Вопрос 19

Системы управления закупками e-procurement в сетевой экономике

Система управления закупками (e-procurement)

Система позволяет предприятию осуществлять взаимодействие с поставщиками непосредственно со своего Интернет-сайта (т.е. все контакты и коммерческие предложения по поводу закупок проходят в электронной форме). Данная система предоставляет возможности глобальных контактов: глобальных публикаций потребностей в материально-технических ресурсах, глобального поиска поставщиков, глобальной организации тендеров, а также предоставляет множество сопутствующих сервисов (например, направление постоянным поставщикам уведомления о планах пополнений производственных запасов). При этом в автоматизированном режиме выполняются следующие функции:

Менеджерами отдела снабжения генерируются заявки на закупку материалов, сырья, комплектующих для производства; запчастей и услуг для оборудования; офисных принадлежностей и т.д.;

Просматриваются поступающие заявки, которые по мере необходимости отвергаются, одобряются или корректируются руководителем снабжения;

Руководителем отдела снабжения санкционируются платежи выбранным по результатам тендера¹ или выбранным по другим процедурам поставщикам;

В Интернете публикуется информация о потребностях компании, планируемых тендерах + эта информация рассылается всем зарегистрированным поставщикам, т.е. менеджер, отвечающий за организацию процесса закупок, применяет своего рода систему глобального оповещения;

Анализируется информация от поставщиков, менеджер, отвечающий за организацию процесса закупок, на основе результатов аналитики выбирает приемлемые варианты по заранее установленным критериям (цена, условия поставок, репутация поставщика и проч.);

Проводятся торги на закупку, эту процедуру в общем виде мы рассматривали чуть раньше. Организация таких торгов опять же функция менеджера по закупкам.

Основные элементы системы управления закупками:

база данных зарегистрированных поставщиков;

единый каталог продукции поставщиков;

система электронного документооборота, использующая алгоритмы ЭЦП;

система тендерных торгов;

система совместных закупок²;

платежная система

система кредитования и страхования сделок;

система управления логистикой;

модуль интеграции с различными учетными системами поставщика и покупателя;

система безопасности данных.

Существенное повышение уровня контроля над закупками. Процесс снабжения предприятия всегда достаточно трудно регламентировать и контролировать. Здесь существует очень много “лазеек” дающих возможность для злоупотреблений сотрудникам, занятым в организации и регулировании процесса снабжения. При автоматизации процесса – управление закупками становится прозрачным, возможность злоупотреблений резко снижается.

Значительное повышение производительности труда менеджеров-снабженцев. Как правило, менеджер работающий по традиционной схеме, способен осуществить не более 20 содержательных телефонных звонков в день. С помощью электронной системы он получает возможность размещать или рассылать предложения о закупке тысячам поставщиков одновременно, изучать поступившие от них встречные предложения и выбирать оптимальные для предприятия условия поставки.