3 Стадии создания ису
3.1 Общие положения
Разработка информационной системы управления представляет собой комплекс научно-исследовательских, проектных, инженерно-технических и организационных работ, направленных на совершенствование существующей системы управления на базе современных методов управления и использования вычислительной техники. Совершенствование системы управления означает переход к качественно новой ступени её развития, сопровождающийся изменением организационной структуры управления и принципов функционирования системы.
Независимо от специфических условий и требований к конкретной информационной системы управления (ИСУ) существует некоторая типовая последовательность разработки информационных систем и общие рекомендации по организации работ.
Последовательность разработки ИСУ установлена в виде стадий создания:
- предпроектное обследование объекта информатизации;
- технико-экономическое обоснование создания ИСУ;
- техническое задание;
- техническое проектирование;
- рабочее проектирование;
- изготовление не серийных комплектов комплекса средств информатизации;
- ввод в действие.
Под стадией понимается одна из последовательно выполняемых частей создания информационной системы управления, установленная нормативными документами и заканчивающаяся получением заданного результата, в качестве которого могут рассматриваться соответствующий комплект документов или внедрение ИСУ.
Рекомендации по организации работ на каждой стадии (этапе) установлены «Общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию информационных систем управления предприятиями» (ОРММ).
Выделение отдельных стадий создания ИСУ и определение содержания работ по каждой стадии имеет существенное значение для более четкого планирования, оперативного контроля и управления деятельностью коллектива разработчиков и отдельных исполнителей.
Разработка проекта сопровождается по каждой стадии соответствующей проектной технической документацией. Её цель - формальное представление проектных решений для последующего использования при их реализации.
3.2 Технико-экономическое обоснование
Результатом выполнения стадии «Исследование и обоснование создания ИСУ» является технико-экономическое обоснование (ТЭО) или заявка на создание ИСУ.
Технико-экономическое обоснование выполняется организацией-разработчиком ИСУ в виде пояснительной записки, в которой содержатся следующие разделы:
Общие положения, включающие:
- характеристики и технико-экономические данные;
- характеристику организационной и производственной структуры предприятия (состав служб и отделов, подчиненность и соподчиненность и т.д.);
- технико-экономические показатели деятельности предприятия (объем, выпуска продукции, производственные затраты, уровень их использования и т.д.);
состав и функции подразделений и служб предприятия (положения по отдельным службам и отделам, внешние и внутренние связи);
перечень функций, наиболее влияющих на решение актуальных проблем управления;
характеристику показателей работы и качества труда служб и отделов (показатели валовой производительности, затраты себестоимость и т.д.);
характеристику действующих методов планирования, оперативного управления, учета и анализа;
перечень наиболее актуальных направлений совершенствования организации управления производством.
2. Обоснование цели создания ИСУ. Раздел включает:
- основные критерии эффективности для оценки и выбора вариантов информатизации;
- оценку конкретных показателей повышения эффективности производства и системы управления за счет ИСУ (минимизация эксплуатационных расходов, повышение производительности труда).
3. Обоснование комплекса задач и средств ИСУ в составе:
обоснования состава информационных комплексов задач;
обоснования применения типовых решений по организационному, техническому, информационному и программному обеспечениям;
оценки состояния существующей информационной базы требованиям ИСУ;
расчет затрат на создание ИСУ и экономической эффективности функционирования.
4. Перечень организационно-технических мероприятий. Раздел включает:
- характеристику организационных условий создания ИСУ (создание рабочей группы предприятием-заказчиком, разработка плана организационно-технических мероприятий и т.д.);
- направления рационализации хозяйственного механизма и совершенствования хозяйственного расчета;
- основные требования по изменению функций и структуры управления предприятием:
- оценку потребности в кадрах.
4. Выводы и предложения в составе:
- общей оценки экономической целесообразности и производственной необходимости создания ИСУ;
- предложений по организации разработки и внедрения ИСУ (очередность внедрения и порядок перехода на новую систему управления).
ТЭО разрабатывается на основе предпроектного обследования предприятия, которое выполняется организацией-разработчиком.
Предпроектная стадия включает комплекс научно-исследовательских работ и организационно-технических мероприятий по обследованию систем управления предприятия, его производственных возможностей по повышению объема выпускаемой продукции и снижению затрат материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
Обследование осуществляется по специально разработанной программе, которая представляет собой перечень вопросов, комплекс ответов на которые полностью характеризует производственно-хозяйственную деятельность предприятия в целом и отдельных его подразделений: число ступеней иерархии управления, общую структуру производства и управления на предприятии.
Обследование функциональной структуры заключается в изучении функций управления, выполняемых каждым структурным подразделением и отдельным должностным лицом; при этом выясняются:
- перечень, периодичность и порядок выполнения функций управления;
- затраты времени на выполнение отдельных функций каждым должностным лицом;
- количество людей, занятых выполнением функций управления;
- должностные инструкции и положения о правах и обязанностях отдельных структурных подразделений;
- существующие технические средства по выполнению функций управления.
На этом этапе выявляется перечень задач управления по каждому подразделению и предприятию в целом.
При обследовании потоков информации производится уточнение применяемой на предприятии терминологии, а также изучение и формализация информационных процессов. Объектами обследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы планово-управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.
Исследование потоков информации осуществляется по специально разработанной программе, в которой отражается следующий перечень вопросов: назначение документа, количество одновременно формируемых экземпляров, периодичность составления документа, частота разработки показателей в документе, наименование обязательных реквизитов и показателей документа, правила формирования реквизитов и показателей документа с указанием исполнителей, маршруты движения документа, начиная с момента его формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.
Для обследования документооборота применяется в основном два метода: инвентаризации и типических групп. При методе инвентаризации собираются сведения о всех документах. Метод инвентаризации позволяет получить исчерпывающую характеристику о потоках информации, однако, в силу большой трудоемкости, он применяется редко. Более часто используется метод типических групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.
На основе анализа результатов обследования потоков информации, устанавливаются:
- все источники и приемники информации, то есть распределение потоков в организации;
- распределение структурных подразделений по уровням управления;
- степень взаимосвязи структурных подразделений;
- виды информации, получаемой и образующейся в подразделениях и передаваемой в другие подразделения;
- характер использования поступающей и образуемой информации в каждом подразделении;
- взаимосвязь и взаимозависимость отдельных видов информации;
- виды носителей информации.
Располагая названными данными, оформляют схему потоков информации по каждой функции управления и в целом по предприятию, которая является основой для разработки информационного обеспечения информационной системы управления. Кроме того, на стадии предпроектного обследования могут быть выработаны предложения по совершенствованию существующего документооборота.