- •Лекция 12. Организация и обустройство офиса
- •12.1. Выбор места размещения и здания под офис
- •12.2. Системы обеспечения функционирования зданий
- •12.3. Оценка потребностей в производственных помещениях
- •12.4. Обустройство и оборудование служебных помещений
- •12.5. Планировка помещений и техническое обеспечение рабочих мест
- •Вопросы для самопроверки
Лекция 12. Организация и обустройство офиса
В настоящее время в нашей стране, как известно, осуществляется экономическая реформа, основанная на развитии рыночных отношений. В результате образуется большое количество малых и средних предприятий, играющих важную роль в социально-экономическом развитии страны.
Ожидаемый успех дела во многом зависит от устройства, оборудования, технического оснащения офиса с учетом доминирующих в данный момент требований дизайна. Рассмотрим основные проблемы, которые необходимо решить отдельному предпринимателю или инициативной предпринимательской группе, желающим создать современный офис торгового или производственного предприятия, банка, аудиторской, страховой или юридической компании.
При организации фирмы необходимо проанализировать и решить целый ряд задач, от правильного решения которых в большей степени зависит вся последующая деятельность предприятия.
12.1. Выбор места размещения и здания под офис
Правильный выбор производственных помещений — это одна из важнейших проблем, которую приходится решать как малым фирмам, так и крупным компаниям. Успешная работа офиса прямо зависит от обеспеченности помещениями, их расположения и технического обеспечения, что существенно влияет на взаимоотношения с клиентами и поставщиками, а также на работу фирмы (работу сотрудников). Увеличение потребности в помещениях свидетельствует о том, что бизнес действительно расширяется.
Умение правильно разбираться в вопросах подбора помещения принесет прямую финансовую выгоду, поможет решать проблемы бизнеса, позволит сделать уверенный и правильный выбор при приобретении и замене производственных помещений.
Для правильного выбора необходимо научиться решать следующие вопросы:
'— анализировать конкретные физические характеристики необходимых вам производственных помещений, баланс производственных и административных помещений, соответствующий потребностям вашего офиса;
— разбираться в том, как производственные помещения могут способствовать развитию бизнеса;
— определять, что необходимо для наилучшего использования производственных помещений;
— точно определять вероятные будущие потребности в производственных помещениях;
— принимать правильное решение о способе удовлетворения этих потребностей.
Если в фирме, для которой подбирается помещение, уже работают более пяти человек и необходимо обеспечить рост бизнеса, то независимо от области ее деятельности занимаемые фирмой помещения будут во многом определять успех ее работы. Рост бизнеса — это не только увеличение объема продаж, численности персонала, но и пространственное расширение фирмы, изменение местоположения и форм использования пространства.
Соблюдение закона по охране труда и требований строительных норм и правил, предъявляемых к зданиям
Необходимо знать современное строительное законодательство, все акты, регулирующие охрану окружающей среды и требования, предъявляемые к охране труда и здоровья. При этом следует проверить, насколько здание отвечает этим требованиям. Любой бизнес должен быть обеспечен документами по охране труда.
Требуется выполнение следующих правил:
— рабочее место должно быть безопасным;
— пыль, дым и шум в помещении должны быть в допустимых пределах;
— имеющиеся в помещении оборудование и аппаратура безопасны и отвечают стандартам;
— системы безопасности установлены и находятся под контролем;
— продукция и материалы в помещении могут транспортироваться и использоваться с соблюдением техники безопасности;
— сотрудникам фирмы обеспечены нормальные условия работы (освещение, отопление, вентиляция, кондиционирование и т. Д.);
— конструируемые, производимые, поставляемые или импортируемые материалы или продукция должны быть безопасны при соблюдении правил эксплуатации.
Руководитель фирмы (предприятия) обязан:
— оформить страховой полюс на всех сотрудников фирмы и довести это до их сведения;
— согласовать договоры найма на работу с местными комитетами по охране труда и с представителями отдела охраны труда профсоюзных органов; представить им необходимое время и денежные средства для обучения персонала фирмы;
— обеспечить, если это целесообразно, бесплатную рабочую одежду и оборудование в соответствии с законодательством.
Требования к зданиям как к части инфраструктуры бизнеса
Широкое внедрение информационной технологии — электронной передачи данных — делает современные здания переполненными электронным оборудованием. Поэтому рабочие помещения должны вмещать все необходимое для обеспечения производственной деятельности сотрудников с использованием необходимой аппаратуры. Применение новой технологии не снижает актуальности вопросов охраны труда, но меняет роль зданий в осуществлении предпринимательской деятельности.
Чтобы эффективно использовать производственные помещения, необходимо хорошо представлять себе особенности предприятия (офиса). Здание — это актив, ценное вложение, которое может способствовать росту предприятия.
Проблема правильности выбора помещения важна не только для крупных корпораций, но и для малых предприятий (офисов), которые особенно уязвимы в случае неправильно выбранного помещения, даже если последнее построено с учетом специфики их работы. Это случается чаще всего, когда здание, приобретенное на этапе становления компании, обнаруживает свою непригодность из-за несоответствия темпам его роста бизнеса. Учитывая гибкость, свойственную малому бизнесу, здания должны быть способны к трансформированию под влиянием изменившихся условий бизнеса. Необходимо помнить, что не существует абсолютно совершенных зданий, как не существует безукоризненного соответствия здания задачам бизнеса.
Следует отметить, что помещение для офиса должно рассматриваться как ценный ресурс, распоряжаться которым нужно с пользой для дела.
Численность персонала на фирме, безусловно, определяет ее потребности:
— от одного до пяти человек — цех, магазин, павильон, несколько комнат под офис;
— от пяти до 15 человек — мастерская, демонстрационный зал, складское помещение, офис;
— от 15 до 50 человек — фабрика, супермаркет, офис, большое выставочное помещение, оснащенное специализированным оборудованием, большой склад.
Поэтому руководитель при решении вопросов о помещении при организации офиса должен четко представлять следующее:
— сколько сотрудников будет работать;
— какая технология будет использоваться;
— какие деловые отношения между работниками следует обеспечить для эффективной деятельности;
— каковы требования к свободному пространству, необходимому для работы с клиентами;
— насколько быстро может меняться ситуация в офисе;
— как широки связи офиса с внешним миром. Кроме этого, нужно учитывать еще и возможности снятия в аренду или приобретения в зависимости от характера самих зданий, где предполагается разместить офис.
Новые здания по своему назначению делятся на производственные, административные и деловые. Предлагаются они на индустриальных биржах по недвижимости по следующим категориям:
— небольшие помещения (площадь менее 230 м2);
— средние производственные помещения (230-1400 м2);
— отдельные заводские здания (свыше 1400 м2). По принятым стандартам 10% площади обычно оборудуются под офис, административные помещения, остальные 90% не отделаны, а электричество, газ и вода проведены по периметру здания.
Старые здания в настоящий момент доступны, однако могут иметь недостатки: плохую теплоизоляцию, отделку, требуют серьезного обновления.
Неиспользуемые здания в большинстве случаев профессионально не приспособлены к нуждам современного бизнеса.