Глава III Оформление результата аудита формирования себестоимости

1. Порядок составления отчета аудита

После проведения аудита обязательно составляется специальный отчет. Важно понимать, что отчет аудита организации – это не точная копия аудита другой компании. В то же время системы качества, многие виды документированных процедур часто похожи как по стилистике проведения, так и по структуре. Отчет о проведении аудита является документом, который предназначен для внутреннего ознакомления. Его не нужно предъявлять в государственные органы или для проверки  какие-либо организации.

Документы, которые составляются в процессе аудита организации, обязательно прилагаются к отчету. Но в самом начале на основе должностных инструкций указывается номер поведения аудита. Если это комплексная или небольшая оценка состояния системы менеджмента качества, то в первую очередь указывается порядковый номер (например, №1), а затем дата проведения аудита. Далее указывают результаты аудита, в которых представлено несоответствие протоколу, отклонения и замечания (количество показаний в цифрах).

Аудитор также определяет цели, в соответствии с которыми проводятся такие виды деятельности. Для внутреннего аудита основные цели это:

• оценка результативности системы менеджмента качества;

• выявление несоответствий в данном виде деятельности;

• выявление и анализ деятельности персонала.

Основанием для того, чтобы провести отчет по аудиту, является приказ генерального директора. Для проведения таких процессов в компании используется специальная программа аудита. Проверке подвергается вся требуемая часть общей системы, также проводится проверка в подразделениях, проверяются сотрудники, фирмы подрядчиков, определенное программой количество процессов. Территорией проведения аудита является офис организации.

Следующий этап – проверки данных по корректирующим мероприятиям, представленным результатам предыдущего аудита системы. В данном случае описывается, выполнены или нет корректировочные мероприятия, соответствующие протоколу отклонения, составляемого в определенный период. В соответствии с другими протоколами корректирующие операции могут быть выполнены, и это тоже указывается в отчете. Дополнительно предоставляют информацию о том, что ни одно несоответствие после текущего аудита не выявлено. Аудитор обязательно проставляет даты составления протокола и проведения аудита.

В числе документированных процедур  обязательно фиксируется описание несоответствий, а также причины, по которым они возникли. Основное несоответствие связано с нарушением требований управления документами. Следующее несоответствие связано с мониторингом и определением процессов. И еще одно, по управлению поступлением товара.

Чаще всего фиксируются замечания, которые установлены в процессе ведения записей, утверждения сроков оформления, и в то время, когда подписываются документы по проектам.

Несоответствие по анализу и измерению процессов – это отсутствие данных по контролируемым показателям, присутствующим в таких процессах. Причина такого явления – неправильно установленная периодичность, в ходе которой проводится сбор данных. Также по некоторым показателям информация может быть невостребованной и не связанной с управлением. Именно поэтому подготовку таких данных в организации сотрудники не выполняют.

Несоответствие, которое связано с управлением документами. Для ведения документированных процедур, а также при целом комплексе положений различные организационные документы не просматриваются в четко ограниченные сроки. Здесь причин может быть несколько. Например, отсутствие необходимости соблюдения должностных инструкций. Также может быть нарушен обмен данных в подразделениях организации среди подрядчиков.

Несоответствие, которое связано с управлением закупками. В некоторых проектах не оформляются документы при повторной оценке подрядчиков. Причиной здесь может быть то, что многие из подрядчиков привлекаются к деятельности компании только тогда, когда в организации не хватает личных ресурсов. Обычно в течение года подрядчиков привлекают всего на 2 или на 3 проекта.

Отчет по результатам аудита должен содержать часть, в которой обозначены выводы и рекомендации. В выводах указывается на то, насколько хорошо документируется система менеджмента качества, и насколько качественно и эффективно вся ответственная часть персонала справляется с поставленными задачами.