(унифицированной) формы.

5.Документы подразделяются также по отраслям народного хозяйства (документы, оформляющие операции в торговых, строительных промышленных

идр. организациях) и по направлениям работы бухгалтерии (документы, оформляющие операции с основными средствами, документы, оформляющие операции с материалами, документы, оформляющие операции по труду и его оплате, расчётные документы и т.д.). Это тоже подразделение документов по назначению, но в более узком смысле слова, чем деление на оправдательные и исполнительные.

6.По способу составления различают документы на чистом листе бумаги или на бланке; от руки или с помощью компьютера: бухгалтер вызывает на экран макет документа и набирает на клавиатуре содержание. Наконец, некоторые документы частично или полностью формируются автоматически.

3.3. Документооборот и защита информации

В составлении и использовании любого документа, как правило, поочерёдно участвует несколько человек. Поэтому для документа неизбежно физическое перемещёние от подразделения к подразделению, от одного лица к другому. Информация, содержащаяся в составленном документе, используется неоднократно.

Документ проходит путь от момента его составления или поступления в организацию извне до сдачи в архив или передачи контрагенту организации. У каждого экземпляра документа свой путь. Весь путь документа в организации – это его документооборот.

Защита информации – одна из важнейших функций бухгалтерии на любом её участке, на любом этапе учётных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.

Форма документа. Размер документа, набор реквизитов и их размещёние – элементы защиты информации.

Материал и цвет бланка документа. В ряде случаев установлено, из какой именно бумаги должен быть изготовлен бланк документа: полукартон, гербовая, с водяными знаками, с красной полосой и т.д.

Экземплярность. Практически почти все документы составляют в нескольких экземплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем наличие нескольких экземпляров очевидно существенно уменьшает риск утраты информации.

Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата составления и т.д.

52

Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней.

Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи. Полномочием удостоверять подлинность подписи оттиском печати облечён начальник канцелярии предприятия.

Регламентация отношения к ошибкам. При составлении первичных документов возможны ошибки. Для исправления ошибочных записей используют корректурный способ, суть которого заключается в следующем. Неправильно написанное слово или число аккуратно зачёркивают одной линией так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое. Затем вверху пишут правильное слово (число) и звездочкой *) указывают на сноску. В сноске пишут: «Исправлено (на что). Верить». Далее следуют дата и подпись автора документа. Более строгие правила (например, в воинских частях) требуют указать что исправлено и на что именно. В денежных документах вообще недопустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.

Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты каждого первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал.

Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя другому составляют опись документов в двух экземплярах – по одному для каждого участника операции.

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ К ТЕМЕ 3

1)на оправдательные и разовые;

2)накопительные, оправдательные, распорядительные;

53

3) распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

4.Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы:

1) оправдательные;

2) распорядительные;

3) бухгалтерского оформления.

5.Арифметическая проверка документов – проверка:

1)полноты заполнения реквизитов;

2)правильности их оформления;

3)правильности подсчета стоимостных показателей.

6.Инвентаризации в зависимости от основания проведения подразделяются: 1) на частичные и полные; 2) плановые и внезапные; 3) частичные и плановые.

7.Первичное наблюдение – это:

1)информационное обеспечение системы бухгалтерского учёта;

2)оценка и отбор данных о фактах хозяйственной деятельности;

3)передача данных для дальнейшей обработки.

8. Формальная проверка документов – проверка:

1)полноты и правильности заполнения реквизитов;

2)правильности подсчёта стоимостных показателей;

3)законности совершения операций.

9.Проверка по существу отражаемых в документах операций – проверка: 1) полноты заполнения реквизитов; 2) законности и целесообразности совершения операций; 3) правильности их оформления.

10.Инвентаризация – это:

1)сверка учётных записей с фактическими наличием имущества;

2)проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств;

3)проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств, расчётов, источников образования имущества и определение правильности учёта записей.

54