Построение диаграмм

Excel обеспечивает возможность наглядного отображения числовых данных электронных таблиц – в виде диаграмм и графиков. В программе Excel термин «диаграмма» используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графика является частным случаем построения диаграмм.

Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных. Другими словами, для создания диаграмм используют таблицы, организованные в виде списка или базы данных, т.е. такие таблицы, у которых все строки содержат однородную информацию (однотипные числовые данные), заголовки столбцов находятся в верхней строке, а названия строк – в левом столбце.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе. Часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Способы создания диаграмм

В Excel диаграммы можно создавать различными способами, например:

• с помощью команды меню ВСТАВКА  Диаграмма;

• с помощью кнопки панели инструментов окна Excel Мастер диаграмм;

• щелчком на кнопке Создать диаграмму текущего типа;

• с помощью клавиши F11.

Первые два способа позволяют создавать любые типы диаграмм за четыре последовательных шага Мастера диаграмм. Два последних способа позволяют создавать стандартные диаграммы (гистограммы) за один шаг.

Построение диаграмм с помощью Мастера диаграмм

Для построения диаграмм в Excel обычно используют Мастер диаграмм. Перед вызовом Мастера диаграмм рекомендуется заранее выделить диапазон данных, на основе которых будет создаваться диаграмма. В этом случае при работе Мастера выделенные данные будут автоматически включаться в создаваемую диаграмму. Если диаграмма создается на основе целой таблицы, то достаточно просто установить курсор в одной из ее ячеек. Указать диапазон данных можно и в процессе работы Мастера диаграмм (на втором шаге).

Для отображения на диаграмме пояснительных надписей, состоящих из заголовков строк и столбцов, эти заголовки должны быть включены в исходный диапазон данных.

Диаграммы можно создавать на основе несмежных рядов данных. В этом случае при выделении нужного диапазона следует одновременно нажимать клавишу Ctrl или перед выделением исходных данных скрыть неиспользуемые столбцы (или строки).

На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы (тип диаграммы). Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием.

Диаграммы в Excel группируются по нескольким основным типам: обычный график как частный случай диаграммы, гистограмма, кольцевая, круговая диаграмма и т.д. Например, круговая диаграмма представляет собой круг, разделенный на секторы (по числу значений), причем площадь конкретного сектора отображает вклад данного значения в общую сумму.

С екторы отличаются друг от друга либо цветом, либо оттенком серого, либо каким-нибудь узором. Рядом с каждым сектором обычно проставляется соответствующее ему значение. Для создания круговой диаграммы используется только один ряд числовых значений.

В гистограмме значения величины представляются прямоугольниками равной ширины, но разной высоты (пропорциональной значению). По гистограмме удобно проводить сравнительный анализ.

После задания формы диаграммы переходят ко второму этапу работы мастера, т.е. следует щелкнуть на кнопке Далее.

Второй этап работы мастера служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для отображения отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд. Предварительное представление диаграммы автоматически обновляется при изменении набора отображаемых данных.

Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

• название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

• отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

• отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линий сетки);

• описание построенных диаграмм (вкладка Легенда);

• отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на диаграмме (вкладка Подписи данных);

• представление данных, использованных при построении диаграммы, в виде таблицы и добавление (или скрытие) этой таблицы к диаграмме (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

На последнем (четвертом) этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.