Пример должностной инструкции секретаря – референта

ЗАО «Российские просторы» УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор

ЗАО «Российские просторы»

23.09.2006 № 53

Личная подпись В.А.Петров

Москва 23.09.2006

Секретаря – референта

1.Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование.

1.3. В своей деятельности секретарь руководствуется законодательством РФ: Конституцией РФ, Гражданским кодексом РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», федеральными законами от 26 декабря 1995 г. №208 –ФЗ «Об акционерных обществах», от 20 февраля 1995 г. № 24- ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», Уставом (положением) организации, нормативно – методическими материалами по организации делопроизводства, приказами руководства, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

- структуру и руководящий состав предприятия, направления деятельности предприятия, обязанности заместителей руководителя, основные организации- партнеры;

- правила оформления и обработки документов, стандартов унифицированной системы организационно – распорядительной документации;

- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

- приемы оказания первой медицинской помощи;

- русский и иностранный (желательно) языки.

1.5. Секретарь должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

- пользоваться средствами связи и организационной техники;

- работать на компьютере в современных редакторах;

- пользоваться базой данных;

- использовать возможности Интернета;

- принимать и передавать документы по факсимильной связи, выполнять копировальные работы;

- набирать документы, редактировать тексты, выполнять корректорскую правку.

1.6. Секретарь в своей деятельности взаимодействует с руководителем предприятия, руководителями структурных подразделений, сторонних предприятий и организаций по исполнению своих должностных обязанностей.

2. Функциональные обязанности

2.1.Административные функции:

-организация приема посетителей;

- ведение телефонных переговоров;

- организация рабочего дня руководителя.

2.2. Организационные функции:

- организация и подготовка совещаний, их документирование;

- организация служебных командировок;

- организационно – техническое обеспечение руководителя (проверка наличия канцелярских принадлежностей, служебной и справочной литературы, периодических изданий, ведение подшивки газет и журналов, внесение изменений в телефонные справочники, обеспечение необходимого порядка в кабинете и приемной, составление заявок на необходимый инвентарь, оборудование, канцтовары).

2.3. Делопроизводственные функции (в соответствии с требованиями, установленными в акционерном обществе):

- прием, отправка документов;

- регистрация документов;

- передача документов на исполнение;

- контроль исполнения документов и поручений руководителя;

- информационно – справочное обеспечение;

- составление и оформление различных документов по поручению руководителя;

- ведение архивной работы: составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение текущего хранения документов, подготовка и передача документов на хранение;

- контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представленных на подпись руководству организации, редактирование текста документов.

2.4. Ведение табеля явки сотрудников на работу.

3. Права

3.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

3.3. Запрашивать у сотрудников предприятия информацию и документы по производственным вопросам для доклада руководителю.

3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения оргтехники.

3.5. Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально».

3.6. Организовывать телефонные переговоры, фильтруя поступающие к руководителю звонки.

3.7. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированным приходом посетителей, определять приоритетность их представления руководителю.

3.8. Повышать квалификацию и профессиональный уровень.

4.Ответственность

4.1. Секретарь несет ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими документами, регулирующими трудовые отношения в организации, за:

-несвоевременное или ненадлежащее исполнение функциональных обязанностей;

-разглашение сведений, ставших известными в процессе исполнения обязанностей;

- использование прав в корыстных целях, нарушение субординации;

- нарушение правил внутреннего трудового распорядка.

Заведующий канцелярии Личная подпись И.И.Иванов

СОГЛАСОВАНО

Начальник Личная подпись Е.И.Головин

юридического отдела

25.09.2006

Начальник Личная подпись А.Г.Ткачева

управления делами

25.09.2006

С инструкцией ознакомлена:

Секретарь – референт Личная подпись М.Л.Желнова