Создание резервных копий данных

Нажмите кнопку Microsoft Office , наведите указатель на пункт Управление, а затем в группе Управление базой данных выберите команду Резервная копия базы данных.

В диалоговом окне Сохранение резервной копии укажите имя и расположение для резервной копии и нажмите кнопку Сохранить.

Исходный файл будет закрыт, после чего будет создана резервная копия и повторно открыт исходный файл.

Чтобы вернуться к резервной копии, закройте и переименуйте исходный файл, чтобы получить возможность использовать имя исходной версии. Назначьте имя исходной версии резервной копии.

Создание запросов на обновление таблиц

Для надежности сначала следует создать запрос на выборку, просмотреть, какие записи будут изменены, а потом преобразовать запрос в запрос на обновление.

Обновление записей

1. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Обновление.

2. Выберите поле с данными, которые следует обновить, и введите выражение (условие изменения) в строке Обновление для этого поля.

В строке Обновление можно использовать любое допустимое выражение. В следующей таблице приведены примеры выражений и соответствующие им результаты изменения данных.

Выражение	Результат
«Продавец»	В текстовом поле заменяет текстовое значение на строку «Продавец»
#10.08.07#	В поле типа «Дата/время» изменяет значение даты на «10-авг-07»
Да	В поле типа «Логический» изменяет значение Нет на Да.
«ИН» & [ИнвНомер]	Добавляет строку «ИН» к началу каждого указанного инвентарного номера
[Цена] * [Количество]	Перемножает значения полей с именами «Цена» и «Количество».
[СтоимостьДоставки] * 1,5	Увеличивает значения в поле «СтоимостьДоставки» на 50 процентов.
DSum(«[Количество] * [Цена]», «Заказано», «[КодТовара]=» & [КодТовара])	Если значение поля «КодТовара» в текущей таблице совпадает со значением поля «КодТовара» в таблице «Заказано», данное выражение обновляет итоговые значения продаж, рассчитывая их как произведение значений в полях «Цена» и «Количество». Выражение использует функцию DSum, так как данная функция может выполнять операции с несколькими таблицами и полями таблиц.
Right([Индекс], 5)	Обрезает (удаляет) символы слева в текстовой или числовой строке, оставляя пять правых символов.
IIf(IsNull([Цена]), 0, [Цена])	Заменяет пустое (неизвестное или неопределенное) значение на нуль (0) в поле с именем «Цена».

3. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Запуск.

4. Появится предупреждающее сообщение.

Нажмите кнопку Да, чтобы выполнить запрос и обновить данные.

Примечание. После выполнения запроса можно заметить, что в его результатах отсутствуют некоторые поля. Если запрос содержит поля, которые не обновлялись, по умолчанию эти поля не отображаются в результатах. Предположим, что были включены поля «Код» из двух таблиц, чтобы убедиться, что запрос возвращает и обрабатывает нужные записи. Если эти поля «Код» не обновлялись, то в приложении Access они не отображаются в результатах.

Обновление данных в одной таблице данными из другой таблицы

При необходимости обновить данные в одной таблице данными из другой помните следующее правило: типы данных исходного и результирующего поля должны либо совпадать, либо быть совместимыми.

Кроме того, при обновлении данных в одной таблице данными из другой и использовании совместимых типов данных вместо совпадающих типов данных приложение Access выполняет преобразование типов данных этих полей в конечной таблице. В результате некоторые данные в конечных полях могут быть обрезаны (удалены).

Процесс обновления данных в одной таблице данными из другой состоит из следующих основных этапов.

1. Создайте запрос на обновление и добавьте исходную и конечную таблицы в запрос.

2. Объедините эти таблицы по полям, содержащим связанные сведения.

3. Добавьте имена конечных полей в строку Поле бланка запроса.

4. Добавьте имена исходных полей в строку Обновление бланка запроса с использованием следующего синтаксиса: [исходная_таблица].[исходное_поле].

Создание и выполнение запроса на обновление

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните исходную и конечную таблицы для добавления их в запрос. Каждая таблица отображается в окне конструктора запросов. Закончив добавление таблиц, нажмите кнопку Закрыть чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

3. Объедините эти таблицы по полям, содержащим связанные сведения. Для этого выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

При этом в приложении Access создается связь между этими полями в двух таблицах, и данная связь используется для объединения всех связанных записей.

4. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Обновление.

5. В конечной таблице дважды щелкните поля, которые нужно обновить. Каждое поле будет появляться в строке Поле бланка запроса.

6. В строке Обновление запроса в каждый столбец, содержащий конечное поле, добавьте имя исходной таблицы и поля исходной таблицы, соответствующее полю в конечной таблице, используя следующий синтаксис: [Таблица].[Поле], где имена таблицы и поля заключаются в квадратные скобки и разделяются точкой.

Помните, что имена таблиц и полей в строке Обновление должны быть написаны правильно и должна быть соблюдена любая пунктуация в именах исходных таблиц и полей. Однако при этом не обязательно соблюдать регистр букв.

7. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Запуск.

8. Нажмите кнопку Да для подтверждения обновления.