III. Примерная схема анализа организации в период преддипломной практики

1. Знакомство с учреждением, его задачами, структурой и особенностями документирования управленческой деятельности. (Устав, положение организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание и др.).

2. Изучение организационно-правовых документов, регламентирующих юридический статус организации, организационно-правовую структуру, руководство. (Положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел и др.)

3. Изучение нормативно-правовых документов, регламентирующих документирование ее деятельности.

4. Документирование управленческой деятельности (составление документов, их оформление, тиражирование; документирование работы совещаний; проверка правильности оформления документов, представляемых на подпись руководству и предназначенных к отправке и др.)

5. Работа с документами (прием поступивших документов, их первичная обработка; регистрация, ведение информационно-поисковых систем-картотек, компьютерных баз данных; информационно-справочное обслуживание; отправка документов по почте, телеграфу, факсу, электронной почте; формирование дел в соответствии с номенклатурой дел; подготовка дел для сдачи в архив и др.).

6. Организационные виды работ (организация и обслуживание совещаний; прием посетителей и т.п.).

7. Ознакомление с учетно-справочным аппаратом архива и проверка наличия и состояния документов.

8.Комплектование и экспертиза ценности документов, инспектирование ведомственных архивов.

IV. Основные разделы отчета по анализу организации

Введение

ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННЫЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ

И СТРУКТУРА УЧРЕЖДЕНИЯ

Проводится на базе учреждения, где начинается знакомство с работой сотрудников делопроизводственной и архивной службы. Сотрудники организации знакомят практикантов с историей, современным состоянием, с задачами данного учреждения. С этой целью проводится экскурсия, которая позволяет подробно представить организацию, структуру и функции учреждения, состав и содержание его документов, объем документооборота, приемы и методы рационализации и автоматизации делопроизводственных процессов.

ЭКСКУРСИИ: в общий отдел, отделы подразделений, в архив учреждения.

Раздел 1. Организация делопроизводственного обслуживания

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационно-информационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От рациональной организации делопроизводства зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнения, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности организации, предприятия.

Поэтому студентам-практикантам в первую очередь необходимо познакомиться с организаций делопроизводственной службы: «Положение о службе делопроизводства», «Должностные инструкции», «Инструкция по делопроизводству», «Номенклатура дел», «Положение об экспертной комиссии и ведении архива», «Штатное расписание», приказы и распоряжения руководства предприятия о делопроизводственной службе, а также текущие планы работа, отчетность, нормы выработки и нормы времени.

Студенты составляют графичесческие схемы структуры служб, их место в системе управления организацией. Выявляют должностной и численный состав, определяют функции и знакомятся с должностными инструкциями сотрудников.

В процессе прохождения практики студенты знакомятся также с условиями труда различных категорий сотрудников учреждения, организацией рабочих мест, оснащением их средствами оргтехники, распорядком работы предприятия и с инструкциями по противопожарной и технической безопасности.

В дневнике фиксируются наличие или отсутствие каких-либо нормативных документов, степень регламентации делопроизводственных процессов, особенности структуры службы ДОУ.