9.3. Регламентація функцій менеджменту
Регламентування - це процес встановлення регламентів, або сукупності правил, положень, які визначають порядок діяльності організації, структурних підрозділів, окремих працівників [11, с.107]. Поняття "регламент" відображує статику процесу встановлення порядку діяльності органа управління або посадової особи, а "регламентування" - динаміку даного процесу. Упорядкувати управлінську працю - це встановити для неї певні рамки, а також розробити сукупність правил, які визначають порядок її здійснення.
Регламентація функцій управління в організації або об'єднанні здійснюється на основі Положення про підрозділи апарату управління і посадових інструкцій управлінського персоналу [13, с.216-222].
Формальна ОС може успішно функціонувати тільки за наявності ряду документів, які регламентують відносини, зв’язки і процедури управління. Виділяють 2 групи документів:
1. нормативно-правові акти і положення. Вони визначають відносини між працівниками апарату управління в процесі виконання поставлених завдань. До них відносяться: установчі документи, положення про структурні підрозділи (відділ, цех), положення про посади.
2. Нормативно технологічні регламенти, що визначають процедурний бік виконання окремих управлінських робіт, операцій і процесу управління в цілому. Сюди відносяться: спеціальні інструкції, правила, маршрутні і операційно-технологічні карти, матриці повноважень по прийняттю рішень, документограми, органіграми тощо.
Значення документів організаційного регламентування складаються в тому, що вони надають вирішенню організаційно-практичних питань системний характер, дозволяють уникнути випадковостей і визначити напрями діяльності кожного працівника в цілях забезпечення єдності і узгодженості дій, сприяючи виконанню поставлених цілей і задач. Основою організаційного регламентування виступають правові норми управління виробництвом. До них відносяться Цивільний кодекс України (2004), Закони України "Про господарські товариства" (1991), "Про селянське (фермерське) господарство" (1992), "Про сільськогосподарську кооперацію" (1997), а також нормативні акти Кабінету Міністрів України та нормативні інструкції Міністерства праці та соціальної політики України і галузевих міністерств. На їх основі та в залежності від форм власності і організаційно-правової форми господарювання розробляються різного роду статути і положення.
В організації повинні бути розроблені положення про структурні підрозділи, які складаються з підрозділів: загальні положення, завдання та функції, права, склад і структура відділу. Положення про структурний підрозділ розробляється завідуючим (керівником) підрозділу і затверджується керівником організації, підприємства, установи.
Регламентація системного розподілу відповідальності і повноважень через посади.
Положення про посади є основним документом, за допомоги якого будуються організаційно-економічні відносини. Їх розробляють на основі нормативно-технологічних регламентів, які задають процедурний бік процесу управління. В залежності від застосування методів формування ОС використовуються різні правила побудови положень про посади. На практиці всі посади діляться на категорії в залежності від їх місця і ролі в системі управління:
1) Керівника організації, її підсистем, структурних підрозділів
2) Функціональні спеціалісти
3) Технічні виконавці
Для кожної категорії посад існують загальні права і відповідальність, обумовлені трудовим законодавством, організаційними завданнями тощо. Загальна частина посадового регламенту повинна бути єдиною. В той же час рішення конкретних завдань управління вимагає виділення специфічної відповідальності і прав кожної посадової особи. В зв’язку з цим виділяються 4 регламентованих і контрольованих параметри, які забезпечують цільову орієнтацію робітника:
1) Сфера відповідальності
2) Задачі
3) Критерії ефективної діяльності (досягнення цілей)
4) Права.
Конкретні функції працівників повинні бути викладені у посадових інструкціях. Основою для розроблення посадових інструкцій працівників, які закріплюють їх обов'язки, права і відповідальність є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. №336. Цей довідник є нормативним документом, обов'язковим з питань управління персоналом на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності та видів економічної діяльності.
Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. На основі кваліфікаційних характеристик посад працівників та особливостей штатного розпису керівник підприємства забезпечує розроблення та затверджує посадові інструкції працівників і доводить їх до працівника під розписку з обов'язковим зазначенням дати ознайомлення. Роботодавець при прийнятті на роботу працівника роз'яснює його права та обов'язки, посилаючись на посадову інструкцію. Посадова інструкція адресується безпосередньо виконавцю, на якого покладається виконання визначених задач у відповідності із займаною посадою.
Посадова інструкція необхідна для забезпечення високої ефективності роботи кожного управлінця, включаючи перевантаження на протязі робочого дня (місяця, року), підтримки нормального ритму роботи, повного використання інтелектуальних якостей працівника у відповідності з кваліфікації. Посадова інструкція є елементом організаційної структури управління, за допомогою якої виписані повноваження, функції, відповідальність під кожну посаду.
Організаційна структура управління не дозволяє чітко розділити відповідальність за ключові показники діяльності організації. Функцію чіткого розподілу і закріплення відповідальності за ключові показники діяльності організації виконує посадова інструкція. Принципи розробки посадової інструкції: [10, с.422-425]: додержуватися порядку розробки "зверху-вниз"; розробляється для посади, а не конкретної людини; виходить із відповідальності, а не функцій, прав і обов'язків виконавця.
Основними вимогами до посадових інструкцій є: дієвість, узгодженість, гнучкість, відповідають єдиній формі та структурі.
Зміст посадових інструкцій змінюють у тому випадку, коли стає іншим обсяг виконуваних робіт, а не тоді, коли прийнятий на відповідну посаду новий працівник. Структура посадової інструкції приведена на рис. 9.2.
В розділі "Загальні положення" вказується основна задача і загальна відповідальність працівника у складі якої ланки він знаходиться, ким призначається і кому за посадою підпорядковується, які працівники безпосередньо підлягають йому.
В розділі "Обов'язки" визначається основна робота, для виконання якої існує дана посада. Тут чітко і конкретно визначають функційні обов'язки, передбачені відповідною кваліфікаційною характеристикою. При необхідності обов'язки, які включені в характеристику визначеної посади, можуть бути розподілені між декількома виконавцями.
В розділі "Права" передбачаються права керівника або спеціаліста в межах їх компетенції. Вони можуть бути розширені або обмежені в кожному конкретному випадку з урахуванням специфіки підприємства або виробництва. Мова тут йде не про трудові права працюючого, закріплених у законодавстві, а про права управління необхідні для виконання працівником своїх посадових обов'язків. Доцільно виключати можливість невиконання прав, у вигляді його обмеження в діях, перекладання своїх обов'язків на інших працівників.
В розділі "Відповідальність" перелічуються найбільш істотні види робіт, за виконання яких відповідний спеціаліст несе персональну відповідальність. В цьому розділі також встановлюється дисциплінарна відповідальність спеціаліста за виконання посадових обов'язків, додержання правил внутрішнього розпорядку, інструкцій по охороні праці, протипожежної безпеки і виробничої санітарії, а також за нерозголошення свідчень, які складають комерційну таємницю підприємства. Спеціалісти також несуть відповідальність за те, що своєчасно не прийняли тих заходів, які б попереджували зриви у роботі.
В розділі "Повинен знати" вказуються законодавчі, нормативні, методичні та інші керівні матеріали, які повинен спеціаліст знати і якими зобов'язаний керуватися в управлінській діяльності.
В розділі "Кваліфікаційні вимоги" перелічуються основні вимоги за освітою, стажем роботи за професією, кваліфікацією, які притаманні конкретній посаді.
В розділі "Взаємовідносини (зв'язки) за посадою з іншими" наголошується на чіткій взаємодії між спеціалістами різних служб, перелічують додаткові обов'язки.