4. Задание.
1. Представить калькуляцию по статьям затрат, рассчитанную в предыдущей работе «Оценка инвестиционного проекта».
2. В таблицу 5 перенести рассчитанные тарифы на перевозку определённого груза за единицу услуги: тонну, тоннокилометр, час, километр.
3. Применить различные варианты перевозки грузов и рассчитать различные тарифы по одноставочной, двухставочной, трёхставочной схемам и занести их в таблицу 5.
5. Контрольные вопросы:
1. Что называется рентабельностью?
2. Как определяются тарифы на различные виды услуг по перевозке грузов?
3. Что входит в одноставочную, двухставочную, трёхставочную тарифные схемы?
4. Какой тариф применяется при неполной загрузке кузова?
5. Какой тариф применяется при полной загрузке кузова с коэффициентом использования грузоподъёмности менее 0,6?
6. Какой тариф применяется при полной загрузке кузова с коэффициентом использования грузоподъёмности, близкому к 1?
7. Входят ли дополнительные услуги - погрузка и разгрузка, хранение, упаковка грузов и т.д. в тариф по перевозке грузов.
Практическая работа № 3 особенности ведения документооборота
В АТП
1. Цель работы
Изучение особенностей ведения документооборота в автотранспортном предприятии.
2. Содержание работы
Ознакомиться с документами, применяемыми в автотранспортном предприятии и с ведением документооборотом.
3. Теоретическая часть
3.1. Особенности документооборота на атп
Основные направления, которые можно выделить деятельности современного автотранспортного предприятия, и которые являются специфичными для всех предприятий такого профиля представлены в таблице 6.
Таблица 6 - Основные направления работы автотранспортного предприятия
№ п/п |
Направления работы предприятия |
Исполнитель |
1 |
Учёт подвижного состава |
|
2 |
Планирование и распределение работ |
|
3 |
Учёт и анализ узлов и агрегатов |
|
4 |
Учёт и анализ топлива и расходных материалов |
|
5 |
Учёт и планирование работы водителей |
|
6 |
Документационная поддержка |
|
7 |
Учёт и планирование работы подвижного состава |
|
Документация, применяемая при перевозке грузов, определена Уставом автомобильного транспорта РФ и Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов.
Кроме документации, ведение которой АТП предписывается регулятором (государством), такая организация создает достаточно большой объем внутренней, специфической документации, функциональность и реквизитный состав которой определяются обычно непосредственно структурным подразделением организации. На информационном уровне все подразделения предприятия очень тесно взаимодействуют между собой. Рассмотрим статистические аспект документного обеспечения деятельности автотранспортного предприятия.
Документооборот только технической службы АТП включает более 120 документов. Из общего количества документов доля первичных составляет 21 % (технические паспорта, путевые и ремонтные листы, требования на запасные части и т.д.). На документы с нормативно-справочной информацией (НСИ) приходится 6 % (маршруты и режимы работы, нормы на расход топлива, ресурс шин, периодичность и трудоемкость технического обслуживания и проч.). Самую большую долю в общем документообороте образуют вторичные документы (73 %) – различные отчетные формы (справки, сводки, ведомости, картотеки, журналы и т.д.).
Общий объем информации, обрабатываемой в АТП в течение месяца, составляет порядка 50 кб на один автомобиль. Доля НСИ в этом объеме – 3%, больше половины объема обрабатываемой информации (55%) содержится в первичных документах, вторичные формы содержат примерно 42 % данных.
С большинством первичных документов работает несколько подразделений АТП. Пример прохождения документа «Требование на запасные части» представлен на рис. 1.
Рис. 1. Жизненный цикл документа «Требование на запасные части».
В процессе замены, например, топливного насоса, необходимо: заявка на ремонт от механика ОТК (потребность), учет заявки и необходимого количества в ЦУПе и выписка требования на получение топливного насоса, выдача насоса со склада с одновременным заполнением карточек складского учёта, которые позволяют выводить остатки и прогнозировать дальнейшую потребность в запасных частях, затем требования направляется в бухгалтерию, где производится учет выданного в единицах и денежном выражении.
Каждая служба предприятия стремится сформировать свой перечень необходимой ей документации, что неизбежно приводит к дублированию информации, к дополнительным затратам времени на ее перенос из одних документов в другие.
Общий документооборот не только автотранспортного предприятия, но и любой организации, ведущей хозяйственную деятельность, выполняет следующие основные задачи:
взаимодействие c внешними хозяйствующими субъектами, учреждениями, органами исполнительной власти;
директивное управление деятельностью;
контроль исполнительской дисциплины.
Важным процессом является оптимизация документооборота, элементами которой является:
- уменьшение количества документов;
- уменьшение длины маршрутов документов;
- уменьшение количества внутренних документов подразделений;
- уменьшение количества документов, передаваемых в другие подразделения;
- уменьшение объёма вторичной документации;
- уменьшение количества универсальных документов;
- уменьшение срока оформления первичных и внутренних документов в подразделениях;
- уменьшение срока прохождения документации через различные подразделения.
В дополнение к этому можно выделить еще два процесса по ориентации документов, относящихся, скорее, к частному документообороту и учитывающих особенности различных групп автотранспортных предприятий:
обработка обращений граждан (особенно актуально для предприятий с профильными пассажирскими перевозками, предполагающими зачастую письменные коммуникации с АТП);
подготовка и учет путевых листов (особенно актуально для предприятий с повременной оплатой рабочего времени водителей – парков такси и пр.).
Своевременным является переход на автоматизированное ведение документооборота. Одним из таких систем является документооборот в транспортных компаниях на базе 1С. Первичную информацию можно получать, используя навигационные и диспетчерские системы GPS. Учитывая многообразие формируемых документов, для автоматизации процедур сопровождения их жизненного цикла максимально эффективным является использование системы автоматизации документоориентированных потоков работ (WorkFlow/DocFlow), являющейся частью любой современной системы электронного документооборота (СЭД). Если в СЭД также встроен унифицированный генератор отчетов, система позволит осуществлять подготовку, учет и обработку всего многообразия путевой документации, которая является обязательной для любого автотранспортного предприятия.
Автоматизация документооборота автотранспортного предприятия – простой и одновременно необычайно качественный метод повышения эффективности его деятельности, при этом большая часть автоматизируемых процессов документооборота относится к типовым и в той или иной форме присутствует во всех СЭД (как "коробочных", так и "внедряемых"). С другой стороны, наличие таких процессов, как "выдача и учет путевых листов”, являющихся уникальными для АТП и одновременно самыми документоориентированными среди остальных сторон функционирования такой компании, дает основания предполагать, что автоматизация этого направления может быть произведена с помощью механизмов автоматизации потоков работ (WorkFlow), что позволит в короткие сроки настроить быструю и эффективную систему работы с этим уникальным видом частной документации, одновременно учитывая возможность быстрого внесения изменений как в маршруты документов, так и в их атрибутивный состав.