5.2. Функція менеджменту «визначення цілей»

Кожна організація свою діяльність зорієнтовує на майбутнє, прагне досягти певного ідеального стану (взірця). Праця управлінців та інших працівників повинна бути мотивованою і визначатися спектром цілей, яких необхідно досягти. Деякі вчені розглядають комплекс дій на етапі визначення цілей і планування діяльності організації як єдину функцію менеджменту. Однак це не обґрунтовано, оскільки цілі менеджменту — це певні орієнтири, бажані рубежі, яких прагне досягти організація, а плани — це програми дій, що забезпечують досягнення цілей. Ціль, закладена у кожному плані, є лише субціллю загальнішої, генеральної цілі.

Функція менеджменту «визначення цілей»

215

Визначення цілей як функція менеджменту — вираження бажаного перспективного стану організації комплексом кількісних та якісних параметрів або вербально (словесно).

Приклад непараметричної цілі — місія організації.

Суттєво відрізняються характер, зміст і послідовність дій, пов'язаних із визначенням цілей і плануванням діяльності організації та її працівників. План завжди має конкретне векторне спрямування — затверджений нагорі, він доводиться для безумовного виконання низовим ланкам. Ціль організації, її структурного підрозділу може бути визначена автократичним або демократичним способом. Розроблення планів починається після деталізації цілей на основі конкретного завдання, поставленого керівництвом перед виконавцями. Цілі організації формулюють як директивно, так і ініціативно, коли інтуїтивно відчувається незадоволення станом справ, чи внаслідок виникнення нових обставин у навколишньому середовищі, всередині організації (політика держави, зміни техніки і технології, нова орієнтація споживачів і т. п.). Плани спрямовані «всередину» організації, а цілі — як всередину, так і назовні.

Ще одна відмінність — сувора ієрархія цілей: цілі нижчого рівня виводяться із цілей вищого. Середній рівень менеджменту діє у межах цільової системи організації, встановленої найвищим рівнем менеджменту, власниками чи іншими впливовими силами, тобто на середньому рівні не приймаються рішення про цілі вищого порядку, а субцілі можна визначати самостійно або отримувати зверху. Все це дає підставу розглядати визначення цілей як окремий, якісно відмінний від інших, комплекс взаємопов'язаних робіт і операцій.

Сутність, значення і класифікація цілей менеджменту

Цілеспрямованість — головна риса людської діяльності. Менеджмент у соціотехноекономічних системах відрізняється від управління в технічних і біологічних системах тим, що вплив суб'єкта управління на об'єкт здійснюється шляхом визначення для нього цілей діяльності. Особливістю цілей є суб'єктивна форма розроблення та доведення до об'єкта. Однак цілі повинні мати об'єктивну основу, тобто формулюватися з орієнтацією на реалії суспільного буття.

216

Функції, процес і механізм менеджменту

Ціль — опис майбутнього стану організації, відправний пункт при розробленні та прийнятті планів і управлінських рішень, засіб мотивації працівників і контролю результатів діяльності колективу організації та кожного працівника зокрема.

Цілі відіграють самодостатню роль для прийняття рішень: встановлюють коло проблем, з яких необхідно приймати рішення, напрями розв'язання цих проблем — із кількох обирають таке вирішення, яке найоптимальніше забезпечує досягнення цілей. Цілі — це один із засобів мотивації працівників. Своєчасно доведені, обґрунтовані, реальні цілі здатні підвищити ефективність праці, а без-цільове управління неспроможне захопити працівників. Цілі виконують важливу роль контрольного стандарту, з яким порівнюють досягнуті результати працівників і колективу загалом. Тому вони повинні бути реальними, зрозумілими, кількісно та якісно визначеними, розмежованими у часі та просторі.

У сучасних умовах організації ставлять перед собою не лише економічну мету (одержання прибутку), а й соціальні, морально-етичні, організаційно-технічні, екологічні та інші цілі. Для того щоб визначитися в системі цілей організації, необхідна певна класифікація, яку можна здійснити за різними ознаками.

За спрямованістю цілі поділяють на зовнішні та внутрішні; за періодом досягнення — на довготермінові, середньо-термінові й короткотермінові; за масштабами — на глобальні і локальні (цей поділ залежить від рівня менеджменту, оскільки локальна мета під кутом зору керівників вищого рівня менеджменту може бути глобальною для керівників середнього чи низового рівнів); за ступенем верифікованості цілі — на кількісні і якісні; за змістом — на економічні, соціальні, технічні, морально-етичні, екологічні, організаційні, технічні тощо; за способом — на авторитарні і демократичні.

Для того щоб цілі органічно вписалися в механізм менеджменту організації, вони повинні відповідати певним усталеним вимогам щодо змісту і порядку розроблення.

* Основні вимоги до цілей

Цілі соціотехноекономічних систем формують суб'єкти управління, орієнтуючись на реалії суспільного буття. Мета є правильною, якщо вона відповідає вимогам загаль-носоціальних законів, об'єктивним можливостям, рівню зрілості суб'єкта і об'єкта управління. Крім того, цілі як інструмент управління повинні відповідати таким вимогам:

Функція менеджменту «визначення цілей»

217

реальність, зрозумілість, кількісна та якісна визначеність, вимірюваність, розмежованість.

Реальність цілей означає, що вони мають відповідати трудовому потенціалу співробітника або колективу, тобто не бути завищеними або заниженими.

Зрозумілість цілей зобов'язує їх чітко формулювати, дбати про сприйняття їх колективом і кожним працівником. Цілі колективу, як правило, потребують розчленування на чіткі завдання при доведенні до структурних підрозділів і окремих співробітників.

Кількісна та якісна визначеність цілей налаштовує надавати перевагу цілям, які можна виразити кількісно або оцінити якісно у взаємозв'язку з ефективністю праці людей.

Вимірюваність цілей передбачає можливість застосування інструментальних засобів кількісної або якісної їх верифікації.

Розмежованість цілей орієнтує на те, що кожен співробітник або група повинні знати свою відповідальність та внесок, який вони можуть зробити в досягнення цілі під власну відповідальність. Розмежування цілей необхідне між окремими працівниками і групами та в часі, щоб передбачати строки їх досягнення.

За дотримання цих вимог ціль є важливим інструментом менеджменту.

Ієрархія цілей. Місія організації

Організація на ринку діє відповідно до комплексу цілей, які утворюють певну ієрархічну систему. Ієрархію очолює взірець (місія) як результат стратегічного бачення організації та її місця в перспективі (загальнонаціонального, регіонального чи місцевого). Орієнтуючись на взірець, доповнений принципами діяльності і менеджменту, виводять стратегічні й оперативні цілі організації загалом та її окремих частин. Ієрархія цілей еквівалентна ієрархії менеджменту і проблем організації: ціль вищого рівня відповідно має пріоритет перед ціллю нижчого. Крім того, є цілі, які не можна поставити в ієрархічну залежність одну від одної, тобто вони для менеджера рівноцінні. Але й між ними обов'язково існує залежність: цілі можуть конкурувати, Доповнювати одна одну, бути нейтральними (індиферентними). Конфлікт цілей повинен вирішити керівник відповідного рівня, не виносячи його на рівень співробітників.

Серед цілей організації особливе місце посідає місія організації.

218

Функції, процес і механізм менеджменту

Місія організації — чітко сформульована причина її існування як основа формування еталонних цінностей, якими повинні користуватися всі працівники для забезпечення існування і розвитку оога нізації. * ^м

Місія є метою, яка об'єднує множину ролей системи. Без такої всеохоплюючої мети корпорації чи іншій системі бракує консолідації і здатності усвідомлювати себе єдиним цілим. Вона та розроблений на її основі комплекс загальних цілей можуть бути реалізовані шляхом розроблення і втілення в життя стратегічних, поточних і оперативних планів, зміст яких, на перший погляд, може здатися далеким від визначеної мети (наприклад, плани залучення робочої сили, плани виробничої кооперації з суміжниками і т. п.).

При формулюванні місії організації необхідно дотримуватися таких правил:

1. Місія організації є констатацією філософії, призначення, змісту існування організації.

2. Місія організації повинна відображати інтереси влас^ ників організації, співробітників, покупців продукту організації, ділових партнерів, місцевого середовища, суспільства.

3. У місії організації повинні відображатися її цільові орієнтири, сфера діяльності, можливості і способи здійснення діяльності, способи формування іміджу (зовнішнього образу) організації.

За дотримання цих вимог місія організації стає реалією повсякденного буття працівників організації, об'єднуючим ядром усієї виробничо-господарської та соціальної діяльності організації.

Послідовність етапів розроблення та реалізації цілей менеджменту

До формування системи цілей спонукають незадоволення станом справ в організації і зміни у навколишньому середовищі. Послідовність етапів кристалізації цілей менеджменту організації наведено на рис. 5.6. Незадоволення виникає, коли з'являються ознаки стагнації у виробничо-господарських чи соціальних процесах в організації. Це може проявлятися в помилках і прорахунках менеджерів та спеціалістів, зумовлених недостатньою компетенцією або відсутністю чіткої системи управління; у відкритому незадоволенні працівників внаслідок

Функція менеджменту «визначення цілей»

219

Відчуття незадоволеності станом справ в організації; зміни в навколишньому середовищі

	і		і
	Аналіз стану організації (показники, перспектива, кон'юнктура)
	|
	Визначення пріоритетів та загальних уявлень про цілі організації
	Формулювання цілей діяльності		"1
	і
—».	Розроблення планів заходів для досягнення цілей (управлінських рішень)
	1
	Встановлення точок контролю та виміру процесу реалізації цілей	—
	\
	Реалізація цілей	ч-----

Рис. 5.6. Послідовність етапів розроблення та реалізації цілей менеджменту

неконтрольованого зростання соціального напруження, погіршення психологічного клімату, ігнорування їх інтересів.

Спонукальним мотивом до перегляду або розроблення нової системи цілей можуть бути зміни в конкурентному середовищі на ринку; негативні наслідки розвитку політичних процесів у суспільстві, вихід неочікуваних законів та урядових постанов тощо. За таких обставин необхідно проаналізувати стан організації на існуючий момент — показники, перспективи, кон'юнктуру на ринку та її прогноз. Глибокий аналіз повинен бути спрямований на пошук причин, які вплинули на стан організації, та на прогноз розвитку їх у майбутньому.

На основі аналізу з'ясовують пріоритети, які враховують при формулюванні системи цілей. Ці пріоритети зумовлюються потребами організації. Як правило, вона може прагнути здобути нові позиції, зберегти своє становище (наприклад, свою частку на ринку) або чогось досягти (розширити свою частку на ринку).

Пріоритети можуть бути економічними, соціальними, техніко-технологічними чи іншими. Відповідно до них ор-

220

Функції, процес і механізм менеджменту

ганізація в особі вищого менеджменту формулює своє загальне уявлення про цілі. Починається ця робота з систематизації предметних сфер діяльності, для яких повинні бути визначені конкретні цілі (ринок, збут, виробництво, персонал, фінанси тощо). Далі ці уявлення формулюють у загальних рисах. Наприклад, якщо однією із пріоритетних сфер є виробництво, то можливі такі формулювання загальних уявлень: розроблення нових видів продукції; модернізація продукції, яка користується стабільним попитом споживачів; технічне переозброєння виробничого процесу тощо.

Наступний етап розроблення цілей діяльності організації — формулювання цілей. При цьому можливі як авторитарні, так і демократичні підходи. За авторитарних цілі визначає вищий менеджмент. Він може використати і демократичний пошук цілей, який хоч і триваліший у

часі, однак має певні переваги, найсуттєвіші серед яких__

мобілізація комунікативного і творчого потенціалу співробітників; виявлення «вузьких місць» у структурі організації; підвищення ступеня єдності цілей співробітників з цілями організації.

Комплекс цілей організації можна подати у вигляді «дерева цілей» (рис. 5.7). Визначають їх для кожного рівня управління. При цьому головна ціль повинна кон-кретизовувати місію організації. Але якщо місія формулюється тільки вербально, то ціль повинна бути реальною, зрозумілою, кількісно та якісно визначеною, вимірюваною. Головна мета організації деталізується для

Рівні правління

Вищий рівень

Середній рівень Низовий рівень

Місія організації

Головна ціль

Субцілі І рівня Субцілі II рівня

Виконавчий рівень

Рис. 5.7. «Дерево цілей» організації

Завдання виконавцям

функція менеджменту «планування»

221

кожного рівня управління, постаючи на виконавчому рівні як завдання — цілі, досягнення яких бажане до певного часу. Наприклад: створити систему збуту продукції до 2005 р.; збільшити частку організації ринку на 10% до 2005 р. Завдання інколи називають робочими цілями. Для їх досягнення необхідно розробити плани заходів у вигляді управлінських рішень. Кожна ціль може вимагати комплексу управлінських рішень. Кожне з них має прогнозувати чітке визначення всіх завдань і містити критерії оцінки виконання, а також виключати конфлікти (або передбачати засоби для їх вирішення) між завданнями. Це означає, що рішення повинно передбачати певні дії, якщо виконання одного завдання перешкоджатиме виконанню іншого. Належно оформлені управлінські рішення доводять до виконавців, і з цього моменту розпочинається етап реалізації цілей.