64 Довідник секретаря керівника
Крім того, секретар при необхідності повинний зробити «ранжировку» відвідувачів, тобто відібрати кандидатів на відвідування (у тому випадку, якщо число відвідувачів перевищує можливості керівника), виходячи з мотивів їхнього звертання.
Сформувати основний і резервний списки відвідувачів.
Зачитати списки керівникові і за результатами доповіді внести в них уточнення.
ЗРАЗКОВА ФОРМА СПИСКУ ВІДВІДУВАЧІВ
Довідник секретаря керівника 65
№ п/п |
Найменування організації (підрозділу) |
Посада, прізвище, ім'я, по батькові |
Час відвідування, година |
Наявність письм матеріалів |
Конт тіл відвідувачів |
Оцінка про прийом |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
У день прийому (як правило, з ранку) секретар зобов'язаний:
1. Представити керівникові основний і резервний списки відвідувачів, при необхідності оперативно уточнити них.
2. Представити керівникові додаткові матеріали, що мають відношення до майбутнього прийому.
3. Запросити в керівника додаткові вказівки по забезпеченню прийому, якщо потрібно, запросити для участі в прийомі того або іншого відвідувача фахівців (наприклад, начальника служби персоналу).
4. Сповістити відвідувачів по остаточному списку про запрошення на прийом, указавши точний час для прийому і нагадавши про необхідність прибути в приймальню завчасно і з необхідними матеріалами.
5. Підготувати два екземпляри остаточного списку відвідувачів (один передати керівникові з початком прийому, другий залишити в себе на контролі), а також необхідні додаткові матеріали для забезпечення прийому.
ПІД ЧАС ПРИЙОМУ
З початком прийому відвідувачів секретар концентрує свою основну діяльність на забезпеченні прийому. З цією метою він може тимчасово передати частина своїх повсякденних повноважень іншому співробітникові і, при необхідності, переключити технічні засоби організації роботи в черговий режим.
I!
Переконавши, що в приймальні знаходяться перші відвідувачі, секретар довідується в керівника про початок прийому, після чого з його дозволу запрошує в кабінет першого з присутніх відвідувачів ( щоспізнилися до призначеного часу прийому відвідувачі пропускаються в порядку «живої черги»).
Секретар повинний бути готів до того, що керівник запросить його брати участь у бесіді з відвідувачем — як консультанта, а також для оперативного виклику на бесіду третіх осіб або для ведення запису бесіди.
ЗРАЗКОВА ФОРМА ЛИСТА БЕСІДИ З ВІДВІДУВАЧЕМ
Найменування підприємства
Лист бесіди з відвідувачем
(прізвище, ім'я, по батькові, посада, організація, підрозділ)
1. Зміст бесіди по звертанню про:________________________
Питання___________________________________________________
Відповідь
Питання_ Відповідь
Питання_ Відповідь
Питання_ Відповідь
2. Думки сторін про порядок рішення питання відвідувача:
Думка керівника_________________________________
Думка відвідувача_____________ ___
3. Рішення керівника: