Лекция №4.
Тема: Структура таблицы и основные типы данных.
Цель: Познакомиться с основами работы в электронных таблицах Excel.
Вопросы, которые будут рассмотрены на лекции.
Книга и рабочий лист Excel.
Основные функции и команды Excel.
Мы рассмотрели основные положения работы с Microsoft Word: Главное меню, выпадающие подменю, контекстное меню, пиктограммы быстрого доступа к командам (Панель инструментов), подготовку документов к печати и печать, встроенные объекты (Microsoft Equation 3.0, WordArt), Формат и т.д. Для успешного изучения Excel необходимо понимание того, что Microsoft Office – это единая среда для всех приложений, поэтому все вышеперечисленное относится и к Microsoft Excel. Естественно, если потребуется, будут сделаны пояснения по соответствующим вопросам. усвоить перечисленные ниже основные термины и определения, которые будут использованы в дальнейшем.
Первые навыки работы в электронных таблицах Microsoft Excel
Для начала откроем новую книгу Excel: Пуск / Программы / Microsoft Office / Microsoft Excel, в результате откроется документ Excel с названием Книга1. Эта книга сохраняется в файле с расширением xls. Книга состоит из листов, которые по умолчанию имеют названия Лист1, Лист2, Лист3… . Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа, однако пользователь может в одной рабочей книге использовать столько листов, сколько ему потребуется для работы. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка. В состав каждого рабочего листа входит 16 777 216 ячеек, которые образуют сетку из 65 536 строк и 256 столбцов.
Дадим название первому листу: стрелка мыши указывает на имя Лист1 в нижней части рабочей книги, по правой кнопке мыши («контекстное меню») выберем команду «Переименовать» и наберем с клавиатуры новое имя первого листа: например, «Титульный». Сохраним книгу, например, на рабочий стол (Главное меню Файл / Сохранить как / Рабочий стол / Пособие).
Название книги Адрес
Рис.4.1. Сохранение документа Microsoft Excel.
Теперь наш лист с именем «Титульный» книги «Пособие» выглядит так:
Название книги
Имя листа
Рис.4.2.Начало работы в книге Microsoft Excel.
Оформим первый лист, как и планировали, как титульный. Поскольку в Excel, как и в Word, можно использовать все элементы оформления (Автофигуры, WordArt, встроенные рисунки), то титульный лист может иметь, например, такой вид:
Рис.4.3.Оформление титульного листа.
Запишем некоторые необходимые определения.
• Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис → Макрос.
• Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя. В Excel под массивом понимают содержимое выделенного диапазона ячеек (строка, столбец, прямоугольный или
• Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида:
– общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;
– локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.
• Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого выбора одной из нескольких связанных задач.
• Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка).
• Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки.
• Форматирование – изменение отображения ячейки (ее внешнего вида) или представления содержащихся в ней данных. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображаемое в ячейке значение может не совпадать с ее фактическим содержимым (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться 0,2).
• Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и функции. Операторы бывают четырех видов:
– арифметические – операторы, предназначенные для выполнения арифметических действий и выдающие в качестве результата числовое значение;
– сравнения – данные операторы используются для сравнения данных и выдают в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;
– текстовый – оператор & используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;
– ссылки – применяется для описания ссылок на диапазоны ячеек.
• Функция – готовая формула Excel для расчетов и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и формулы. Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.
• Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу. Кроме того, при работе с ячейками используются следующие элементы:
– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;
– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными (содержат или абсолютный столбец и относительную строку, или абсолютную строку и относительный столбец). Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.
В программе реализована возможность заполнения диапазона значениями прогрессии. Для перехода в данный режим нужно выполнить команду Правка → Заполнить → Прогрессия – в результате откроется окно, В данном окне с помощью переключателя Расположение устанавливается направление прогрессии: по строкам или по столбцам (в первом случае прогрессия будет расположена вертикально, во втором – горизонтально). С помощью переключателя Тип выбирается тип прогрессии: арифметическая, геометрическая, даты или автозаполнение. При выборе значения даты становится доступным расположенный справа переключатель Единицы, с помощью которого задается единица измерения: день, рабочий день, месяц или год. Такую прогрессию удобно применять, например, при планировании рабочего времени, при расчете заработной платы, а также в иных случаях.
В поле Шаг вводится величина шага прогрессии. Это поле доступно для редактирования только в том случае, если переключатель Тип установлен в любое положение, кроме автозаполнение, а также при снятом флажке Автоматическое определение шага. По умолчанию в поле Шаг установлено значение 1.
В поле Предельное значение при необходимости можно указать предельное значение, при достижении которого дальнейшее построение прогрессии прекращается. Заполнение данного поля не обязательно.
Построение прогрессии в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без создания прогрессии.
В текущую книгу Excel можно вставлять листы. Для этого предназначена команда Вставка → Лист. При ее выполнении в рабочей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистN, где N – следующий порядковый номер листа. С помощью команды Вставка → Диаграмма осуществляется переход в режим работы с диаграммами.
Для создания формул удобно использовать команду Вставка → Функция. При ее активизации открывается диалоговое окно Мастера функций, в котором выполняется предварительная настройка формулы.
Рис. 4.4. Мастер функций
Список Категория данного окна содержит перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции. В области Выберите функцию отображаются функции, соответствующие активной категории. При выборе любой функции в нижней части окна отображается краткая подсказка, характеризующая ее форму записи и назначение.
Для выбора требуемой функции следует установить на нее курсор и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно аргументов функции, в котором завершается ее настройка (вводится требуемое выражение и т. п.).
Команда Примечание предназначена для вставки произвольных комментариев.
Меню Формат
С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа. Для перехода в режим форматирования активной ячейки (либо выделенного диапазона) следует воспользоваться командой Формат → Ячейки, которая вызывается также контекстным меню
Рис. 4.5. Подменю «Формат ячеек»
При выполнении данной команды открывается окно Формат ячеек, состоящее из шести вкладок.
Рис. 4.6. Окно форматирования ячейки или диапазона
На вкладке Число выбирается требуемый числовой формат ячейки и настраиваются его параметры. При этом в поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть содержимое ячейки.
Вкладка Выравнивание предназначена для настройки режимов отображения содержимого ячейки. С помощью области Выравнивание осуществляется горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки, требуемые варианты выбираются из списков по горизонтали и по вертикали. В области Ориентация задается направление текста (можно расположить текст в ячейке вертикально или под произвольным углом). Флажки «переносить по словам», «автоподбор ширины» и «объединение ячеек» собраны в область настроек Отображение. При установленном флажке переносить по словам вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну предназначен флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки).
На вкладке Шрифт собраны параметры шрифта текущей ячейки (либо группы выделенных ячеек). В соответствующих полях выбирается необходимый шрифт, устанавливается способ его начертания и размер. В поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть текст ячейки при заданных параметрах.
С помощью параметров, находящихся на вкладке Граница, настраивается отображение границ ячейки (или группы). В области Линия, которая расположена в правой части вкладки, устанавливается требуемый тип линии границы и выбирается ее цвет. В левой части вкладки определяется область применения границ.
На вкладке Вид при необходимости можно выбрать цвет фона текущей ячейки (либо группы ячеек), а также узор, которым она будет оформлена. В поле Образец отображается результат применения выбранных параметров.
На вкладке Защита с помощью флажков Защищаемая ячейка и Скрыть формулы осуществляется защита ячейки от несанкционированного доступа (редактирования, удаления и т. д.). Следует отметить, что использование данной возможности имеет смысл только в том случае, если действует защита листа (для этого предназначена команда главного меню Сервис → Защита → Защитить лист).
Основные команды работы с ячейками и диапазонами, в том числе и с командой меню Формат, удобно открывать с помощью Контекстного меню, для чего достаточно нажать на правую кнопку мыши.
Рис. 4.7. Контекстное меню диапазона ячеек.
С помощью команд подменю Формат → Строка и Формат → Столбец выполняется форматирование текущей строки и столбца соответственно (текущими считаются строка и столбец рабочей области, на пересечении которых установлен курсор). При выборе пункта Высота (Ширина) открывается окно, в котором указывается требуемая высота строки (ширина столбца). Функции автоподбора предназначены для автоматической установки высоты строки или ширины столбца, которая определяется количеством содержимого самой заполненной ячейки выделенного диапазона. С помощью команд Скрыть и Отобразить можно соответственно скрыть из области просмотра и вновь отобразить текущую строку либо столбец (при этом скрытые данные все равно будут участвовать в расчетах).
Пункты подменю Формат → Лист позволяют управлять отображением текущего листа, его переименованием и выбором подложки (фона). Команда Формат → Стиль используется для применения к ячейке либо выделенной группе ячеек выбранного стиля. При выполнении данной команды появляется окно Стиль, в котором настраиваются параметры стиля, выбранного из раскрывающегося списка Имя стиля.
Возможности программы предусматривают выполнение автоматического форматирования выделенного диапазона (таблицы) в соответствии с выбранным образцом. Выбор образца осуществляется в окне Автоформат, которое отображается на экране при выполнении команды Формат → Автоформат.
Рис. 4.8. Диалоговое окно Автоформат
Меню Сервис
Рассмотрим пункты меню Сервис, в состав которого входят сервисные функции системы, и остановимся на наиболее часто используемых из них.
Рис. 4.9. Команды подменю меню «Сервис»
Одной из важнейших команд программы является Сервис → Параметры. С ее помощью выполняется переход в режим настройки параметров работы Excel.
Рис. 4.10. Вкладки команды подменю «Параметры» меню «Сервис»
Пункт «Надстройки» меню «Сервис» позволяет расширить возможности Excel в решении практических задач. Для активизации соответствующего пункта меню нужно отметить его в надстройках.
Рис. 4.11. Пункт «Надстройки» меню «Сервис»
Следует отметить, что состав контекстного меню Excel зависит от текущего режима работы. Например, если установить курсор в ячейку, к которой имеется примечание, то в контекстном меню, помимо стандартных команд, отобразятся также пункты Изменить примечание, Удалить примечание и Отобразить/Скрыть примечание. Некоторые характерные особенности использования контекстного меню имеются и в других режимах работы.
С использованием встроенных модулей «Подбор параметра» и «Поиск решения» меню «Сервис» мы познакомимся детально при решении конкретных практических задач.
Вообще, пользователь должен понимать, что все интересующие его сведения относительно использования той или иной команды, пакета или формулы он может получить с помощью Справки, в которой предоставлена достаточно подробная информация.
Контрольные вопрорсы.
Перечислите способы форматирования ячеек.
Какие категории функций содержит Мастер функций?
Как защитить ячейки от несанкционированного доступа?