Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Тема 8. Электронный офис.doc
Скачиваний:
6
Добавлен:
10.11.2019
Размер:
382.46 Кб
Скачать

Организация документооборота, как основная функция современного электронного офиса.

Большинство процессов управления неразрывно связаны с документами. На основании документов принимаются решения, затем они оформляются в виде документов, а результаты выполнения решений в виде отчетов или справок (опять-таки документов)1 ложатся на стол или появляются в компьютерах управленцев. Документ есть некий формальный стержень, основа всех без исключения моделей управления.

Что такое документ? В Толковом словаре Даля мы найдем следующее определение: «Документ есть всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство, и пр.», а в словаре Ожегова такое: «Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь…». Однако сегодня документ может существовать как минимум еще в электронном виде. Соответственно, появилось много новых определений понятия «документ». Наиболее адекватной и широкой представляется следующая трактовка: документ есть логически цельный блок информации, сохраненный на материальном носителе и представляющий ценность для ее владельца.

Долгое время документооборот был исключительно бумажным. С появлением компьютеров заговорили о «безбумажном» документообороте. Однако системы автоматизации документооборота, вместо того чтобы полностью заменить и со временем вытеснить «бумагу» из обихода, на самом деле превратились всего лишь в системы поддержки традиционного, то есть бумажного документооборота.

Пример: Из исследования, проведенного специалистами фирмы IBM: следствием первой кампании по внедрению «безбумажных» технологий в США стало увеличение количества исполняемых бумажных документов на 40 процентов. Из исследования, проведенного специалистами Siemens Business Services для корпоративного документооборота: соотношение бумажных и электронных документов составляет 30/70. При этом до 30% процентов времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов; до 6% документов безвозвратно теряется, а каждый внутренний документ копируется в среднем 20 раз. Количество электронных документов примерно удваивается за год, а количество бумажных возрастает лишь на 8-9%. То есть имеет место следующая тенденция: заметный рост доли электронных документов при постепенном снижении относительной доли бумажных. Однако абсолютное количество бумажных документов продолжает возрастать.

Достоинства и недостатки “бумажных” и “электронных” документов.

  • Первое, на что всегда обращается внимание, - стоимость и время создания документа. Стоимость и время, затрачиваемое на создание бумажного документа, превосходят (как правило, значительно) соответствующие показатели для электронных документов. Но у факторов времени и стоимости есть и положительная сторона - они служат естественными регуляторами, можно даже сказать - ограничителями общего количества исполняемых документов. В большинстве случаев на бумаге появляется только необходимый для данной организации документ. Причем достаточно высокого качества. Объем электронного документооборота уже сейчас избыточен и, к сожалению, очень быстро растет.

Пример: Менеджер уровня начальника отдела в средней производственно-сбытовой компании получает по электронной почте около сотни писем в день на служебные темы (исключая явный спам). Только половина из них имеет прямое отношение к его деятельности. Но каждое письмо требует, как минимум, прочтения, принятия решения и хотя бы короткого ответа. По две минуты на письмо - 200 минут в день. Из них 100 минут – потерянного времени. А на самом деле - много больше.

Пример: Пользуясь простотой и дешевизной исполнения электронного документа, менеджеры зачастую вместо того, чтобы решить тот или иной вопрос самостоятельно, предпочитают вынести его на обсуждение в рабочую группу или даже переложить решение на плечи руководства. http://abelomorov.livejournal.com/1542.html

  • Бумажный документ, безусловно, уступает электронному в скорости доставки, удобстве архивирования и поиска, а также в обеспечении коллективного доступа.

  • К достоинствам бумажного документа можно отнести его самодостаточность (для его использования не требуются никакие технические средства, подверженные сбоям, поломкам).

  • «Безбумажный» документооборот имеет одно весомое преимущество, которое может склонить чашу весов в его пользу. Правда, к сожалению, это преимущество почти никогда не называется. Дело в том, что с помощью электронного документооборота довольно просто сделать принятие управленческих решений абсолютно «прозрачным», тем самым, повысив степень ответственности управленцев за принятые решения и исключив возможный произвол.

Термин «документооборот» может быть применен к любому виду деятельности, связанному с подготовкой и обработкой документов: архивному делу, законодательной деятельности, разработке конструкторской и технологической документации на изделия. Специфика документооборота в каждой из сфер неизбежно отражается на системах его автоматизации, в каждой области создаются специализированные программные продукты.

Обычно, говоря о системах управления документооборотом (docflow), имеют в виду офисное/канцелярское делопроизводство в плане осуществления управленческой деятельности - приказы, служебные записки, входящую и исходящую корреспонденцию. Системы docflow отвечают за хранение, поиск и представление информации различного типа (электронные документы, сканированные образы, факсы и т.д.). В качестве примеров таких систем можно привести такие продукты, как IBM Lotus Notes (IBM Corp.), DOCS OPEN (PC DOCS Inc.), Intranet: Docflow на платформе Microsoft SharePoint 2010, а также отечественные разработки типа "Эффект-Офис" (компания Гарант-Интернэшнл, г. С-Петербург), Fox Manager – ISO 9001 DocFlow (ООО НПФ Анна-Кю.Ри), 1С:Документооборот (1С).

Пример: С 1995 года активно работает независимый информационный портал DOCFLOW.ru http://www.docflow.ru/. На портале размещены материалы по теме электронного документооборота и смежным тематикам. Вниманию читателей представлены актуальные новости участников рынка, описания успешных внедрений, аналитические обзоры, каталоги компаний и продуктов. Ежегодно портал организует различные отраслевые мероприятия – конференции, выставки и форумы. Также вниманию пользователей предоставляются обучающие курсы ЕСМ Practitioner, в рамках программы освещены стратегии, инструменты и технологии для извлечения, хранения, организации, обеспечения сохранности и предоставления информации, необходимой в бизнес-процессах. Основные преимущества использования docflow в организации:

  1. Значительное упрощение технической стороны разработки документов и их публикации.

  2. Ускорение доставки документов заинтересованным лицам.

  3. Выход работы с архивами на качественно новый уровень, обеспечивающий быстрый и эффективный поиск документов.

  4. Исчезновение ограничений на коллективный доступ к документу.

Со временем, при благоприятном развитии системы управления документооборотом вырастают в системы управления деловыми процессами (workflow). Системы управления деловыми процессами (workflow) более широкое понятие электронного документооборота, включающие в себя комплекс программ docflow. Т.е. электронный документооборот может реализовываться с помощью docflow-систем (более дешевый, простой в плане внедрения и освоения, но менее эффективный вариант). Workflow – новый уровень реализации электронного документооборота. Примерами систем управления деловыми процессам могут служить Windows Workflow Foundation (Microsoft), Proficy® Workflo (GE Fanuc Intelligent Platforms), IBM Lotus Workflow (IBM Corp.) или Action WorkFlow (Action Technologies Inc.); отечественные разработки – система "Кодекс: Документооборот" (консорциум Кодекс, г.С-Петербург), Инталев:Бизнес-процессы (ГК Инталев).

Основные свойства систем workflow и их влияние на работу организации:

  1. Наличие средств анализа деловых процессов. Такие средства позволяют описать существующие деловые процессы, проанализировать их, оптимизировать и автоматизировать, используя системы управления документооборотом.

  2. Средства графического описания деловых процессов. Позволяют создавать описания процессов быстро, наглядно, с максимальным использованием ранее разработанных и проверенных описаний деловых процессов – возможно, созданных разными разработчиками.

  3. Присутствие средств для проверки соответствия описаний процессов реалиям деловой практики в организации. Очевидно, что важно устранить максимально возможное количество ошибок до того, как новые правила работы будут внедрены в организации.

  4. Инструменты документирования процессов. Специалист, получив задание, должен иметь не только все данные, необходимые для его выполнения, но и описание действий, которые надо предпринять для выполнения этой работы. Наличие средств документирования позволит сократить расходы на обучение, и поручать задание любому сотруднику, обладающему соответствующей квалификацией и навыками.

  5. Элементы управления персоналом. Задание может быть направленно, как определенному специалисту, так и целому подразделению или организации. Есть возможность назначения заместителей для определенных исполнителей, что позволяет избегать остановки процессов в случаях планового или внезапного отсутствия основного исполнителя.

  6. Мониторинг и контроль. Средства мониторинга позволяют в любой момент времени определить, на какой стадии выполнения находится тот или иной деловой процесс и кто является исполнителем задания. Средства контроля позволяют авторизованным сотрудникам просматривать списки заданий подчиненных, перераспределять задания с целью оптимизации загрузки исполнителей, а также получать извещения о нарушении сроков выполнения отдельных заданий.

  7. Интеграция с прикладными программами. Очевидно, что система управления деловыми процессами будет внедряться не на пустом месте. В организации уже используются какие-то прикладные программы – от стандартных текстовых редакторов и электронных таблиц до специально разработанных приложений. Система управления документооборотом не ставит своей целью полную замену или устранение этих приложении, – скорее всего, эти приложения останутся неизменными. Важно предоставить инструментарий, который позволит использовать старые приложения в новой рабочей среде с минимальными затратами на программирование интерфейсов.

  8. Соответствие стандартам. Это свойство особенно важно для тех организаций, которые опасаются зависимости от одного поставщика и стремятся к максимальному использованию преимуществ открытых систем. В сфере документооборота стандарты определяются Международной коалицией по документообороту – Workflow Management Coalition (WFMC). На сегодня Коалиция объединяет свыше 150 организаций – разработчиков и пользователей систем управления документооборотом.

Особенности документооборота в финансовом и бухгалтерском аспектах.

Характерной чертой финансово-хозяйственной деятельности является то, что почти каждая операция сопровождается оформлением документов: выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, сдача работ - актом приемки, выдача со склада - накладной. Эти документы - «первичные учетные документы» - далее могут обрабатываться: на них ставят подписи и печати, наносят отметки (штампы) об оплате или получении, регистрируют в различных книгах или журналах учета. Полностью оформленные первичные документы становятся подтверждением «фактов хозяйственной жизни». Извлеченные из документов показатели суммируются в различных отчетах.. В финале обработки первичные документы брошюруются и отправляются в архив бухгалтерии, где должны храниться в течение установленного срока.

Если брать не офисный документооборот предприятия в целом, а именно финансовую, бухгалтерскую документацию и рассматривать документооборот здесь, то можно отметить следующие характерные черты:

  • документы представляют собой не тексты, а установленного вида бланки с занесенными в них показателями - наименованиями, кодами, датами, числами;

  • финансовым, бухгалтерским и товарным документам не свойственно наличие нескольких редакций, наоборот, исправления обычно недопустимы;

  • для финансового документооборота характерно не столько последовательное прохождение одним документом различных этапов обработки (регистрация, визирование и т. п.), сколько последовательное создание на основании одного документа второго, на основании второго - третьего (на основании договора выписывается счет, на основании счета - накладная и т. д.).

Эти особенности учитывают системы автоматизации финансовой деятельности, рассматриваемые с точки зрения поддержки документооборота:

  • документы хранятся не в виде визуальных образов, текстовых или графических объектов, а в виде учетных записей в специальных регистрах системы, например, в журналах (журнал платежей, журнал складских операций и т. д.);

  • исчезает необходимость в создании и хранении формализованных описаний документов (формуляров): учетная запись, которая содержит все нужные для работы показатели документа, и является формуляром;

  • в состав системы включаются автоматизированные функции поддержки создания документов на основании других документов.

Раньше программное обеспечение, поддерживающее финансово-хозяйственную деятельность, - системы бухгалтерского, складского учета и т. п., - рассматривалось исключительно как средство автоматизации учетных функций, а не потоков документов. Однако изменение подхода позволило поднять их возможности на качественно иной уровень. В своем развитии эти системы прошли ряд этапов; если на первых порах они ограничивались лишь расчетными функциями, то затем стали включать в себя все более серьезные элементы документооборота. История применения компьютеров в финансово-хозяйственном документообороте позволяет условно выделить следующие их роли:

  • «арифмометр»: бумажный документооборот идет обычным порядком, компьютер используется для подсчета итогов по пачкам документов; итоги переписываются в бланки отчетов; вводимые данные в компьютере постоянно не хранятся;

  • «журнал учета»: в компьютер вводятся и сохраняются в виде учетных записей отдельные характеристики документов (сумма, количество, дата); компьютер используется для печати реестров документов, формирования установленных форм отчетности и справок;

  • «печатная машинка»: компьютер начинает использоваться для подготовки первичных документов - печати платежных поручений, счетов, актов и т. п.;

  • «посыльный»: компьютер используется для пересылки электронных версий документов бизнес-партнерам, в банки, государственные органы; бумажный документооборот при этом дублируется, но не отменяется;

  • «автомат по продаже»: компьютер через Интернет принимает заказ, выписывает счет, фиксирует оплату, инициирует исполнение заказа. На последнем этапе, по сути, имеет место переход от непосредственно электронного документооборота к электронному офису в более сложной трактовке.