9.3. Видавання документів у тимчасове користування за межі архіву

9.3.1. Документи з архіву видаються в тимчасове користування:

 працівникам структурних підрозділів установи-фондоутворювача або її правонаступника;

 іншим установам.

9.3.2. Документи Національного архівного фонду видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.

Продовження встановлених строків перебування документів Національного архівного фонду в користуванні за межами архіву допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження строку користування виданими документами та підтвердженням їх наявності і дотримання нормативних умов зберігання.

Архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.

По закінченні встановлених строків у разі потреби здійснюється переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їх збереженості.

9.3.3. Видавання справ з архіву в тимчасове користування структурним підрозділам установи-фондоутворювача або її правонаступника оформляється замовленнями (додаток 32) і реєструється в книзі видавання справ у робочі приміщення установи (додаток 33).

9.3.4. Видавання справ з архіву в тимчасове користування іншим установам оформляється актами (додаток 22) і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення установи (додаток 33).

9.3.5. Кожна справа, що видається з архіву, повинна мати аркуш користування документами (додаток 34). На місце виданої справи вміщується картка - замінник справи (додаток 4).

9.3.6. Виконані замовлення на видавання справ у структурні підрозділи установи-фондоутворювача зберігаються в архіві до проведення чергового перевіряння наявності та стану справ.

9.3.7. Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим установам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий видається замовнику.

Акт підписується керівниками установ, що передають та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками.

Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

9.3.8. Перед видаванням справ з архіву та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників установ, що передають та одержують справи.

9.3.9. Вилучення справ з архіву або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам, як правило, забороняється.

В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 5), перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.