Розділ 3. Правила складання професійних документів Тема 3.1. Призначення та класифікація документів

Самостійна робота 11

Питання 1. Системи документації

Література: 17, с. 22 - 24; 21, с. ЗО - 33; 25, с. 34 - 39; 26, с. 17 - 20.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Перш за все потрібно звернути увагу на те, що проблема розробки, систематизації та уніфікації документів набула особ­ливої актуальності в наш час у зв'язку з тим, що, по-перше, сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, по-друге, традиційно використовувані документи оновлюють свої характеристики (зміст, функцію, адресата та ін.). Ці зміни, у свою чергу, зумовлені об'єктивними факторами:

активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 р.;

розвитком ринкових відносин в економіці;

наданням українській мові статусу державної, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

Складовими частинами справочинства (діловодства) є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто справочинство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.

Система документації - це сукупність документів, пов'язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами. Систем документації багато. Найчисленнішою є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльно­сті суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: банківська, дипломатична, зовнішньоеко­номічна, юридична тощо.

Сукупність взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації. Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), використовувана в оформленні управлінських рішень. Загальна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є носіями інформації. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об'єктивному стану справ.

Розгляньте опорну схему 9, запам'ятайте, які існують системи документації.

Теми рефератів

Системи документації.

Галузева система документації.

Запитання та завдання для самоперевірки

Що таке системи документації?

Наведіть приклади уніфікованих систем документації.

Назвіть розряди управлінської документації.

Питання 2. Групи документів та їх класифікація

Література: 18, с. 22; 21, с. 65 - 176.

Діловодство - діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами у процесі здійснення управлінських функцій. Воно є складовою роботи кожного підприємства, установи, організації.

Види документів визначаються за кількома ознаками. Так, за найменуванням розрізняють листи, телеграми, телефоно­грами, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.

За походженням кореспонденцію поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від організації, підприємств, установ та службових осіб, які їх представ­ляють, а особисті - від окремих громадян.

За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині установи, організації чи підприємства, де вони скла­дені. До зовнішніх належать ділові папери, які є результатом спілкування однієї установи з іншими установами, організація­ми чи підприємствами.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.

За структурними ознаками ділові папери поділяються на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні).

Розгляньте опорну схему 10. Запам'ятайте групи докуме­нтів, їх класифікацію.

Завдання 1. Прочитайте уривок з тексту документа.

У1985 році пішов у перший клас загальноосвітньої школи № 5 м. Канева. Після закінчення дев'яти класів у 1994 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

Визначте, який це документ за:

найменуванням;

призначенням;

походженням;

місцем виникнення;

формою.

Завдання 2. Запишіть текст:

Російсько-український словник наукової термінології. Біологія. Хімія. Медицина. -К: Наук, думка, 1996. - 660 с.

У словнику зафіксовані найбільш уживані сучасні терміни біологічних, хімічних та медичних наук російською мовою та їх українські відповідники. Для працівників наукових установ, видавництв, радіо і телебачення, викладачів, студентів, учителів.

З'ясуйте, який це документ за:

найменуванням;

призначенням;

формою;

ступенем гласності;

складністю.

Завдання 3. Перекладіть текст українською мовою:

Справка

Выдана на запрос Министерства финансов о том, что служба по распространению печати "Курьер" обьединения "Главпочтамт" обьявляет подписку на второе полугодие 1997 года на следующие издания: "Деловая женщина", "Малый бизнес", "Финансовий вестник", "Менеджер". Подписка принимается по телефонам: 421-43-80, 519-36-10.

1. Які українські відповідники до прикметника следующий ви використаєте під час перекладу:

наступний;

подальший;

дальший;

другий;

такий.

2. З'ясуйте, який це документ за:

призначенням;

формою;

ступенем гласності;

складністю;

напрямом.

Тема реферату

Документи різних видів.

Запитання для самоперевірки

Що таке документ?

Назвіть критерії класифікації документів.

Які документи називаються управлінськими?

На які групи поділяються управлінські документи?

До кожної групи документів відповідно до їх класифікації наведіть по три назви документів.