2.5. Редактирование и анализ данных с помощью запросов
Microsoft Access, однако, позволяет не только выбирать нужные данные, но и изменять их с помощью специальных запросов. Такие запросы называются запросами на изменение(Action Query). Существует четыре типа запросов на изменение.
Запросы
на создание таблицы(Make-Table
Query) создают таблицы на основе данных,
содержащихся в результирующем множестве
запроса. Чаще всего этот тип используется
для экспорта информации в другие
приложения. Кроме того, запросы на
создание таблицы удобно применять для
копирования таблиц 
в
другую базу данных. В некоторых случаях
с их помощью можно повысить быстродействие
форм и отчетов, базирующихся на одном
сложном запросе.
Запросы на добавление записей(Append Query) позволяют добавить в таблицу создаваемые запросом записи.
Запросы на обновление(Update Query) изменяют значения полей в записях таблицы, отобранных с помощью запроса.
Запросы на удаление(Delete Query) удаляют из таблицы записи, соответствующие результирующему множеству запроса.
Если таблицы содержат большое количество данных, важно не только извлечь нужные данные, но и как-то обработать их, т. е. представить в виде, удобном для анализа.
2.6. Перекрестные запросы
Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:
возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;
простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.
Однако они имеют и недостатки — например, нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию или по убыванию для заголовков строк.
Перекрестные запросы удобны для представления данных в виде таблицы, но т. к. такая таблица часто имеет разное количество столбцов, на них довольно сложно строить отчеты.
В качестве примера сформируем два перекрестных запроса к базе данных "Борей" для вывода ежемесячных продаж товара (по его коду) и ежеквартальных продаж товара (по его типу). Подобные таблицы, содержащие итоги, которые подводятся через определенные промежутки времени, например через каждый месяц, или квартал, обычно используются в качестве данных для графиков.
В описываемой ниже пошаговой процедуре создания перекрестного запроса показано, как можно пользоваться выражениями для создания новых вычисляемых полей в запросах.
Перекрестный запрос, в котором в строках выводятся товары, а в столбцах — соответствующие им ежемесячные объемы продаж.
Для этого:
Создать новый запрос в режиме Конструктора и добавить в него таблицы "Товары" (Products), "Заказы" (Orders) и "Заказано" (Order Details).
Перетащить поля "КодТовара" (ProductlD) и "Марка" (ProductName) таблицы "Товары", а затем поле "ДатаРазмещения" (OrderedDate) таблицы "Заказы" в первые три столбца бланка запроса.
Выбрать команду меню Запрос, Перекрестный (Query, Crosstab Query). Заголовок окна запроса Запрос1:на выборку (Query1:Select Query) изменится на Запрос! перекрестный запрос (Queryl:Crosstab Query). Кроме того, в бланк запроса будут добавлены строки Перекрестная таблица (Crosstab) и Групповая операция (Total), в которую во всех столбцах автоматически вводится операция Группировка (Group By).
Выбрать в списке ячейки Перекрестная таблица столбца "КодТовара" значение Заголовки строк (Row Heading). Выполнить то же самое для столбца "Марка". Эти столбцы являются требуемыми заголовками строк перекрестной таблицы.
Выбрать в списке ячейки Групповая операция столбца "ДатаРазмещения" значение Условие (Where). В ячейке Условие отбора (Criteria) этого столбца ввести выражение <=#31.12.97# And >=#01.01.97# для вывода в перекрестной таблице данных за 1997 год.
Установить курсор в ячейку Поле (Field) следующего (пустого) столбца и введите выражение:
Объем продаж: Sum([Количество]*[Заказано].[Цена])
Это будет поле, значение которого вычисляется с помощью описанного выражения, а название поля — "Объем продаж". В выражении используются поля из таблиц, которые включены в запрос, однако обратить внимание, что сами поля в результат запроса не включены. Это означает, что при создании вычисляемого поля в выражение можно включать ссылки не только на поля самого запроса, но и на поля, которые не включаются в результат запроса. Важно, чтобы они были в исходных таблицах. При ссылке на поле "Цена" в выражении мы указали еще имя таблицы "Заказано", а при ссылке на поле "Количество" не указывали. Указать имя таблицы пришлось потому, что поле с именем "Цена" присутствует и в таблице "Товары" и в таблице "Заказано". Если не указать в выражении имени таблицы, Access не сможет определить, из какой таблицы брать значения, поэтому при выполнении запроса выдаст сообщение об ошибке, как это представлено на рис. 2.12.
Рис. 2.12. Сообщение об ошибке в выражении вычисляемого поля
Выбрать в ячейке Групповая операция (Total) того же столбца значение Выражение (Expression), а затем в ячейке Перекрестная таблица — значение Значение (Value). В столбце "Объем продаж" вычисляется общий объем заказов на каждый товар, который будет подставляться в ячейки результирующей таблицы запроса.
Установить курсор в ячейку Поле (Field) следующего (пустого) столбца и ввести выражение Format([ДатаРазмещения];"mmm"). Функция Format О в данном случае будет возвращать три первые буквы месяца от значения даты в столбце "ДатаРазмещения". С помощью этой функции мы создали еще одно вычисляемое поле в запросе, причем после окончания ввода этого выражения Access автоматически создает имя этого поля "Выражение!" (Exprl). Так происходит всякий раз, когда мы не определяем имя вычисляемого поля. Выбрать из списка в ячейке Перекрестная таблица этого столбца значение Заголовки столбцов (Column Heading) (рис. 2.13). Это означает, что данный столбец запроса будет преобразован в процессе выполнения запроса в строку, содержащую заголовки столбцов результирующей таблицы.
Рис. 2.13. Перекрестный запрос в режиме Конструктора
Нажать кнопку Запуск (Run). Появится результирующее множество записей, представленное на рис. 2.14.
Рис. 2.14. Результирующее множество перекрестного запроса