1. Организация рабочего места. Классификация и планировка рабочих мест

Важность правильной организации рабочего места сотрудника объясняется тем, что на нем человек проводит треть своей сознательной жизни. Поэтому, планировка, дизайн, мебель, оборудование рабочего места – все это влияет на производительность труда, настроение, здоровье.

Дадим опорные определения.

Рабочее место – пространственная зона, оснащенная техническими средствами, в которой совершается трудовая деятельность работников, совместно выполняющих работу или операции.

Организация рабочего места – совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке.

Рабочая зона – часть пространства рабочего места, ограниченная крайними точками досягаемости рук и ног работающего со сдвигом на один два шага от условного центра рабочего места.

Планировка рабочих мест – схемы размещения сотрудников, мебели и технических средств в помещении.

Классификация рабочих мест зависит от ряда факторов:

1. От категории работников: рабочие, служащие, руководители.

2. От числа работников: индивидуальные и коллективные.

3. Уровень механизации: ручные, механизированные, автоматизированные.

4. Рабочая поза: сидячие, стоячие, переменные.

5. Место расположения: помещение, на улице, на высоте, под землей.

6. Уровень подвижности: стационарные, передвижные, переменные.

7. Условия труда: нормальные, монотонные, тяжелые, вредные.

8. Число смен: односменные, многосменные и т.д.

Цель рационального размещения персонала состоит в том, чтобы уменьшить время, необходимое для выполнения работы, устранить ненужные перемещения служащих, обеспечить хорошие условия труда и уменьшить напряжение и утомляемость сотрудников, наиболее экономно использовать площади и максимально повысить производительность труда персонала.

Выделяют следующие основные виды планировки помещений:

1. Кабинетная, при которой структурные подразделения и производства размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 человек). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком – увеличение затрат на отопление и освещение и удлинение документпотоков.

2. Зальная, при которой структурные подразделения размещаются в больших залах здания с количеством сотрудников более 100 человек. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционерами, звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего. Недостатком является невозможность создания интимной творческой обстановки, особенно для ученых, руководителей, избыточный шум в зале.

3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники, а помещения для руководителей формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 – 2,0 метра. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель может свободно наблюдать за работой отдела, дисциплиной труда. Эта система широко применяется в крупных западных компаниях.

При распределении помещений следует соблюдать правила:

• В первую очередь располагать крупные структурные подразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения;

• Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией;

• Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом со входом, лифтом и лестничной площадкой;

• Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений;

• Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.

Рациональные условия труда.

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

Основные правила следующие:

1. «Современная мебель – дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой итальянской или немецкой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, особенно там где работают с клиентами. Чистейшее впечатление оставляют посещения кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.

2. «Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70 – 75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.

3. «Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. К концу рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым, в интересах соблюдения служебной тайны. Если стол руководителя или специалиста завален документами, книгами, газетами – это говорит о неряшливом, неделовом человеке.

4. «Каждой вещи – свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать так, чтобы они имели свое место и их можно было бы легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства, храниться в шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются, должны находиться в пределах рабочей зоны (1 – 2 шага). «Что в порядке лежит – само в руки бежит». – укр. пословица.

5. «Используйте органайзер». Все технические средства для разных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе – органайзере.

6. «Чисто там, где сорят». Офис должен содержаться в чистоте и убираться 2 раза в день, если много клиентов и 1 раз в конце дня, если немного. Для поддержки порядка администрация должна запретить в правилах внутреннего распорядка курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте, хранение продуктов питания. В противном случае в офисе поселятся мыши, тараканы, мухи, грязь – в итоге снизятся производительность труда на 15 – 20 %.

7. «Да будет свет». Правильная освещенность помещений – фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажура вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники, настольные лампы.

8. «Чистый воздух – здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния, уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование помещений кондиционерами, принудительной вентиляции. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 часа.

9. «Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом и зимой. Высокие температуры вызывают утомляемость, повышается вероятность простудных заболеваний. Оптимальная температура помещения от 18 до 22 градусов.

10. «Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, у кого монотонная работа, предпочитают работать под музыку, другие ее не любят. Эти вопросы должны быть согласованы в коллективе, но в любом случае – громко говорящий магнитофон, работающий в течение дня, негативно действует на психику всех работников.

11. «Не звони мне, не звони…». Одним из больных вопросов в коллективе является использование служебного телефона для личных бесед. Особенно грешат этим женщины, которые придя на работу начинают инструктировать домашних как готовить пищу, готовить уроки, затем переходят к откровенным беседам с подругами и т.д. Следует рекомендовать сотрудникам непродолжительные и нечастые личные телефонные разговоры, иначе телефон будет перекрыт для клиентов и внешней среды.

22 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПЕРСОНАЛА

Организагрюнная структура - это состав и соподчиненность взаимосвязанных звеньев управления.

Организационная структура управления состоит из совокупности взаимосвя­занных звеньев управления.

Звено управления - самостоятельная часть организационной структуры на оп­ределенной ступени (уровне), состоящая из аппарата управления и производст­венных подразделений.

Ступень (уровень) управления - единство звеньев управления, одинаково уда­ленных от верхнего звена (вершины) организационной структуры.

Аппарат (орган) управления — коллектив работников управляющей системы, наделенный правами координации деятельности подразделений, имеющий поме­щение, технические средства, штатное расписание, положение о структурных подразделениях и должностные инструкции.

Структурное подразделение - самостоятельная часть звена управления (отдел, служба, участок), выполняющая определенные задачи управления на основе по­ложения о структурном подразделении. Различают функциональные и производ­ственные подразделения.

Функциональное структурное подразделение является самостоятельной частью аппарата управления, реализующей задачи определенной функции управления (на­пример, подготовка производства, бухгалтерский учет, экономическое планирова­ние). Конечный результат - управленческие решения.

Производственное структурное подразделение - это самостоятельная часть звена управления, выполняющая задачи оперативного управления производством и обеспечивающая выпуск продукции в материальной форме (жилые дома, гото­вые конструкции, перевезенные грузы, изделия).

В теории управления различают несколько видов организационных структур управления, к основным из которых относятся: линейная, функциональная, ли­нейно-функциональная, матричная.

Линейная структура Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единона­чалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь он подчиняется толь­ко одному вышестоящему руководителю

Функциональная структура основана на разделении функций между структур­ными подразделениями (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений (рис. 2.2.3). Она предусматривает подчинение одного работника (подразделения) нескольким вышестоящим руководителям, реализующим свои функции. Внутренняя структура подразделений, как правило, строится по линей­ному принципу.

Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проек­тов), стоящих перед предприятием, для выполнения которых выделяются специ­альные руководители. Начала применяться в начале 50-х гг. в США и СССР для реализации атомных и космических проектов, а затем получила распространение в крупных международных компаниях.