4. Электронный документооборот и эффективность системы государственного управления.

Электронный документооборот это автоматизированные документационные процессы, связанные с различными видами обработки электронных документов и выполняемые посредством систем электронного документооборота (СЭД).

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.

Можно выделить следующие виды электронного документооборота: Производственный , Управленческий , Технологический , Бухгалтерский. Складской, Офисный, И другие.

Эффективность СГУ: заключается в эффективном взаимодействии других органов власти с внутренней работой с документов (которая включает официальные документы, подготовку документов), а также информационное обеспечение, и непосредственно это информационное обеспечение граждан и предприятий.

5.Электронные системы управления документами как составная часть информационной системы. Нормативно-правовая база вопроса.

Система управления документами– это информационная система, обеспечивающая отслеживание и хранение электронных документов и образов бумажных документов. Иногда такую систему называют. Можно сказать, что EDMS-системы, это СЭД, ориентированные на бизнес-процессы.

"Системы управления документами (СУЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат,после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006.

Федеральный закон «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002.

Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»

6Понятие документа, основные свойства, признаки. Нормативно-правовая база вопроса.

Три основные признака термина «документ»: носитель информации, материальный объект, фиксированная информация с возможностью ее индексации.

Документ- зафиксированная на материальном носители информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Свойства документов:

-атрибутивность-наличие в документе взаимосвязанных слагаемых информации и материалам.

-функциональность- предназначение документа для передачи во времени и пространстве.

-структурность- тесная взаимодействие состава элементов документа и их подсистем, обеспечивающих целостность и тождественность документа самому себе при различных внутренних и внешних воздействиях.

Документ как категория:

ГОСТ 16487-70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149 от27.07.2006г

ФЗ 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006г

ФЗ 125 «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004