1.3 Основные принципы проектирования баз данных в Microsoft Access

Необходимость автоматизации процессов управления в турфирме уже стала аксиомой, но проблемными по-прежнему остаются методика и обстоятельства перехода на новые технологии.

Любая автоматизация турфирмы предполагает внедрение в ее деятельность автоматизированных рабочих мест, благодаря которым будет реализован комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, способствующих выполнению тех или иных задач управления. Целью автоматизации турфирмы является информационная поддержка формирования и принятия решений менеджментом.

В большинстве случаев автоматизация турфирмы касается лишь подготовки информации для изучения ситуации, на основе анализа которой сотрудник может принять решение. Таким образом, информационные технологии управления турфирмами предназначены для автоматизации деятельности туроператоров и турагентов по формированию и реализации турпродукта потребителю.

Специализированный комплекс программного обеспечения и оборудования для автоматизации туристической фирмы на порядок расширяет возможности управления туристической фирмой:

• существенное уменьшение времени принятия решений, связанных с обработкой больших массивов данных;

• упрощение процессов подготовки материалов, содержащих разноплановую информацию, поступающую из разных источников и разных баз данных;

• накопление данных в единой информационно-технологической среде

• преемственность технологических приемов при смене персонала.

Очевидны неоспоримые преимущества автоматизированной туристической фирмы перед другими подобными фирмами:

• высокое качество сервиса и скорость обслуживания клиентов;

• абсолютный контроль всех процессов от момента приема заказа до его

исполнения.

Задача системного анализа предметной области (Рис. 1.2) заключается в определении целей создания системы, изучении предметной области и определении требований пользователей.

Рис.1.2 Системный анализ предметной области

Определяются границы предметной области, отбрасываются несущественные части. Накапливаются знания о предметной области. Описание обычно делается на естественном языке. Задача инфологического этапа проектирования – получение семантических (смысловых) моделей, отражающих информационное содержание предметной области. Главными элементами концептуальной модели являются объекты и их отношения. На этом этапе определяются объекты, т. е. те вещи, которые пользователи считают особенно важными, их свойства и связи между ними.

Затем составляется инфологическая концептуальная модель в соответствии с требованиями пользователей. Описывается информация, требуемая каждому конкретному пользователю, то есть запросы к базе данных. Формируются описания внешних инфологических моделей, их взаимная увязка с инфологической концептуальной моделью. Полученные описания отражают составляющие предметной области, связи между ними. Эти описания не должны зависеть от методов представления данных и от конкретной СУБД. Концептуальная инфологическая модель должна обеспечивать прочную и долговременную работу всей системы, выдерживать замену одной СУБД на другую.

Развитие информационных технологий привело к созданию компьютерных баз данных. Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами - системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных (БД), которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных (СУБД) - программы, управляющие хранением и обработкой данных.

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это единое, вместительное хранилище разнообразных данных и описаний их структур, которое после своего определения, осуществляемого отдельно и независимо от приложений, используется одновременно многими приложениями. Кроме данных база данных может содержать средства, позволяющие каждому из пользователей оперировать только теми данными, которые входят в его компетенцию.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

• добавить в таблицу одну или несколько записей;

• удалить из таблицы одну или несколько записей;

• обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

• найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты ''наследуют'' свойства базовой таблицы или запроса.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут, использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации управления и обработки данных.