Документы бумажные и электронные

Традиционный документ на бумажном носителе имеет две составляющие – материальный бумажный носитель и зафиксированную на нем информацию. Бумажная основа связывает смысловую часть документа (собственно информацию) с дополнительными фрагментами текста, называемыми «реквизитами» и служащими для идентификации как документа, так и физического лица, которым данный документ создан или подписан. Именно так определяется понятие «документ» в законе: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»².

Документирование информации проводится по строго определенным правилам. Основные из них изложены в ГОСТе 6.38-90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТе 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники». Эти ГОСТы предусматривают в сумме 31 реквизит, но не все они признаются обязательными. Главным является собственно текст документа. Поэтому любые сведения, изложенные на бумаге в виде связного текста, без каких-либо дополнительных реквизитов уже могут рассматриваться как документ. Но для придания документу юридической силы одного текста недостаточно. Необходк дата и подпись.

Традиционный документ на бумажном носителе будет иметь юридическую силу только при наличии:

• текста документа;

• даты его создания или подписания;

• подписи конкретного физического лица.

Свое отношение к полученному традиционному документу на бумажном носителе человек формирует на основе двух составляющих:

• аутентификации документа, то есть принятия решения

-- о доверии к документу на основании целостности носителя и

-- не вызывающих сомнений реквизитов, включающих дату исполнения и подпись исполнителя.

• корректности содержания, то есть сопоставления смысла документа и условий и/или обстоятельств его создания.

Аутентичность документа и корректность его восприятия составляют основу однозначного толкования его передающей и получающей сторонами, а также, что не менее важно, третьей независимой стороной, уполномоченной на разбирательство конфликтов, которые могут быть вызваны этими документами.

К сожалению, в России нет нормативных актов законодательного уровня, определяющих понятие «электронный документ». Более того, в современной юридической практике существуют несколько совершенно разных подходов к его определению. Наиболее четким представляется определение, сформулированное в 2000–2001 годах при формировании блока так называемых электронных законопроектов: «Электронный документ (документ в электронной форме отображения) – информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, способная быть преобразованной в форме, пригодной для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты (реквизиты) идентификации (и возможно аутентификации) документа».

Если проводить параллели между технологиями восприятия традиционного документа на бумажном носителе и электронного документа, то на первом месте по-прежнему проблема его аутентификации или проверки подлинности и корректности его содержания. К основным угрозам электронного документообмена при взаимодействии отправителя и получателя электронного документа относятся:

- нарушение целостности электронного документа;

- нарушение неотказуемости электронного документа;

- нарушение адекватности отображения электронного документа.

Реализация этих угроз может привести к ряду конфликтов между участниками электронного документооборота:

- отказ от факта приема (получения) или передачи (отправки) электронного документа;

- опротестование содержания и/или времени приема или передачи электронного документа;

- отказ от авторства электронного документа.

Следовательно, для организации электронного документооборота необходимо применять дополнительные меры обеспечения аутентичности, контроля доступа, целостности и идентификации информации. В качестве таких средств используются криптографические методы защиты информации, а именно технология ЭЦП.