3.3. Приёмы группировки и систематизации учетной информации: счета и двойная запись

Система хранения бухгалтерской информации состоит из счетов.

Счёт – способ отражения и группировки показателей хозяйственных операций по экономически однородным объектам средств и источников. Количество счетов, их номера, названия и содержание регламентируются государством и оформляются в виде типового Плана счетов и Инструкции по его применению.

Действующий типовой План счетов бухгалтерского учёта финансово – хозяйственной деятельности организаций утвержден Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000г. № 94н (приложение Б). На основе типового Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учёта, который содержит полный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учёта в данной организации.

В Плане счетов счета сгруппированы в соответствии с экономическими особенностями учитываемых объектов в 8 разделов; отдельно выделены забалансовые счета. В таблице 3.2 дана краткая характеристика разделов.

Таблица 3.2. Краткая характеристика разделов типового Плана счетов

Номер раздела	Наименование раздела	Счета раздела сообщают информацию
I	Внеоборотные активы	о наличии и движении основных средств, нематериальных активов и других внеоборотных активов организации, а также операций, связанных с их строительством, приобретением и выбытием
II	Производственные запасы	о наличии и движении предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве, либо для хозяйственных нужд; средств труда, включаемых в оборот, а также операций, связанных с их приобретением
III	Затраты на производство	о расходах по обычным видам деятельности организации (кроме расходов на продажу).
IV	Готовая продукция	о наличии и движении готовой продукции (продуктов производства) и товаров
V	Денежные средства	о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, на расчётных, валютных и других счетах, а также ценных бумаг, платёжных и расчётных документов
VI	Расчёты	обо всех видах расчетов организации с различными юридическими и физическими лицами, а также внутрихозяйственных расчетов.
VII	Капитал	о состоянии и движении капитала организации
VIII	Финансовые результаты	о доходах и расходах организации, а также выявлении конечного финансового результата деятельности организации за отчётный период
Забалансовые счета		о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации

Счёт представляет собой таблицу. Элементами счета являются:

- наименование и номер счёта (позволяют идентифицировать (определить) объект учёта);

- две части счёта: дебет ( от лат. «он должен») – левая сторона счёта, кредит (от лат. «он верит») – правая сторона счёта;

- показатели счета:

- са́льдо показывает величину остатка, наличие объекта учёта на определённую дату (на начало и конец отчётного периода). Порядок расчёта сальдо следующий:

сальдо конечное

=

сальдо начальное

+

одноимённый оборот

-

противоположный оборот

(3.3)

- показатель хозяйственной операции отражает величину единичного изменения объекта учёта;

- оборот показывает величину суммарного однонаправленного изменения объекта учёта, движение объекта учёта. Порядок его расчёта: оборот равен сумме показателей хозяйственных операций, записанных по одной стороне счёта.

На рисунке 3.2 приведен пример оформления счёта.

Рисунок 3.2. Пример оформления счёта

Наиболее распространена классификация счетов по следующим основаниям:

по характеру учитываемых объектов:

- активные счета;

- пассивные счета;

- активно – пассивные счета;

по степени детализации показателей:

- синтетические счета;

- субсчета;

- аналитические счета.

Активные счета предназначены для учёта хозяйственных средств по их составу и размещению. Пассивные счета – для учёта источников хозяйственных средств по их целевому назначению. По активно – пассивным счетам объект учёта в разные периоды времени, в разных ситуациях имеет разный характер.

Остатки (сальдо) на счетах бухгалтерского учёта определяются на первое число каждого месяца. Сальдо по активным счетам всегда находится в дебете счёта (дебетовое сальдо) и рассчитывается следующим образом: к дебетовому сальдо по соответствующему счету на начало отчётного периода прибавляются обороты по дебету данного счёта и вычитаются обороты по кредиту счёта; в результате получаем сальдо (остаток) по дебету данного счёта на конец отчётного периода (формула 3.4):

СК_Д = СН_Д + ОБ_Д – ОБ_К, (3.4)

где СК_Д – сальдо конечное (дебетовое);

СН_Д - сальдо начальное (дебетовое);

ОБ_Д – оборот по дебету;

ОБ_К – оборот по кредиту.

Примеры активных счетов: 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы», 50 «Касса» и др. Сальдо (остатки) по активным счетам отражаются в активе баланса.

Сальдо по пассивным счетам всегда кредитовое и определяется прибавлением к кредитовому сальдо на начало отчётного периода оборотов по кредиту счёта и вычитанием из полученного итога оборотов по дебету счёта (формула 3.5):

СК_К = СН_К + ОБ_К – ОБ_Д, (3.5)

где СК_К – сальдо конечное (кредитовое);

СН_К - сальдо начальное (кредитовое).

Примеры пассивных счетов: 02 «Амортизация основных средств», 60 «Расчёты с покупателями и заказчиками», 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и др. Сальдо (остатки) по пассивным счетам отражаются в пассиве баланса.

Сальдо по активно – пассивным счетам может быть как дебетовое, так и кредитовое, или развёрнутое (одновременно по дебету и кредиту счёта). Активно – пассивные счета: 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 75 «Расчёты с учредителями», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. Например, по счету 76 у организации может быть либо дебиторская задолженность (когда организации должен дебитор), либо кредиторская задолженность (когда должна организация), либо и дебиторская, и кредиторская задолженности (когда одни клиенты должны организации, а по другим числится задолженность за организацией). Сальдо по активно – пассивным счетам отражаются либо в активе, либо в пассиве баланса, либо в активе и пассиве баланса одновременно (развёрнутое сальдо по счетам).

Синтетические счета (счета I-го порядка) обеспечивают получение обобщающих показателей, характеризующих состояние объекта учёта, отражены в Плане счетов (например, счёт 10 «Материалы»); имеют только стоимостное выражение.

Субсчета (счета II -го порядка) обладают признаками синтетических и аналитических счетов; отражены в Плане счетов (например, счета 10.1 «Сырьё и материалы», 10.2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия», 10.3. «Топливо»); имеют только стоимостное выражение.

Аналитические счета (счета III – го порядка и ниже) детализируют данные синтетических счетов (например, счета 10.1.1 «Ткань шёлковая», 10.1.2 «Фурнитура», 10.1.3 «Ткань хлопчатобумажная»); имеют не только стоимостное, но и количественное выражение.

Субсчета и аналитические счета вводятся для целей оперативного и управленческого учёта, для организации и осуществления внутрихозяйственного контроля и содержат детализацию данных синтетических счетов. Схематично система счетов представлена на рисунке 3.3.

Записи на синтетические и аналитические счета производятся на основе одних и тех же документов. Учёт на синтетических счетах называется синтетическим учётом, на аналитических счетах – аналитическим учётом.

Синтетический учёт – это учёт обобщенных данных бухгалтерского учёта о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определённым экономическим признакам.

Аналитический учёт – это учёт, который ведется в лицевых, материальных, иных аналитических счетах бухгалтерского учёта, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счёта.

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами состоит в следующем:

- аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;

- операция, записанная по синтетическому счёту, должна быть обязательно отражена на соответствующих аналитических счетах, открытых к данному синтетическому счёту;

- на синтетическом счёте операция записывается общей суммой, а на аналитических счетах – частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму;

- запись в аналитическом счёте производится на ту же сторону, что и в синтетическом счёте, т.е. их строение одинаковое.

Рисунок 3.3. Система счетов в зависимости от детализации показателей

Двойная запись - способ взаимосвязанного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учёта, когда одинаковая сумма записывается по дебету одного счёта и по кредиту другого. Двойная запись имеет большое значение для контроля, т.к. сумма оборотов по дебету всех счетов должна равняться сумме оборотов по кредиту всех счетов. Если такого равенства нет, то это свидетельствует об ошибке, допущенной в записях, либо в подсчётах итогов. На рисунке 3.4 представлена схема записи на активных и пассивных счетах.

Рисунок 3.4. Схема записи на счетах

Например, отразим на счетах бухгалтерского учёта следующую хозяйственную операцию: с расчётного счета в кассу поступило 200 000 руб. В таблице 3.3 проведен анализ взаимосвязанных объектов учёта, которые участвуют в данной операции.

Таблица 3.3. Анализ объектов учёта

Объект учёта	Расчётный счет	Касса
Номер счёта	51	50
Характер счёта	активный	активный
Характер изменений на счёте	- (уменьшение, расход)	+ (увеличение, приход)

Хозяйственная операции будет записана на счетах бухгалтерского учёта с использованием двойной записи: по дебету одного счёта и по кредиту другого счета записывается одинаковая сумма (сумма хозяйственной операции) (рисунок 3.5).

Рисунок 3.5. Двойная запись на взаимосвязанных счетах

Взаимосвязь между счетами, возникающая под влиянием хозяйственной операции, называется корреспонденцией счетов; счета, между которыми возникает такая связь, – корреспондирующими счетами. В примере корреспондирующие счета 50 и 51. Выражение корреспонденции счетов по конкретной операции называется бухгалтерской проводкой или бухгалтерской записью. Бухгалтерская проводка (запись) – это указание дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы хозяйственной операции. В примере бухгалтерская проводка может быть записана следующим образом:

Дебет 50 Кредит 51 200 000.