Заключение

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества.

Важную роль при организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

Список использованных источников

1. Уголовный Кодекс Российской Федерации: официальный текст : по состоянию на 01 марта 2012 года // СЗ РФ. – 2012. - № 10. – Ст. 1166.

2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: официальный текст : по состоянию на 02 апреля 2012 года // СЗ РФ. – 2012. - № 15. – Ст. 1723.

3. Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. Закон от 04 декабря 2006 года № 202-ФЗ. [принят Гос. Думой 17 ноября 2006 г.: одобрен Советом Федерации 24 ноября 2006 г.]//СЗ РФ. – 2006. - № 50. – Ст. 5280.

4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1998-02-27. - М.: Изд-во стандартов; 1998. – 7с.

5. ГОСТ 17914 – 72. Обложка дел постоянного хранения. Введ. 1972-01-01.– М.: Изд –во стандартов, 1984. – 4 с.

6. Основные правила работы архивов организаций: одобр. Коллегией Росархива от 6 февр. 2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2003. – 152 с.

7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения: утв. Федеральной архивной службой России от 6 ноябр.2000 г. - М.: 2002 г. - 107 с.

8. Каменева, Е. Создание номенклатуры дел организации / Екатерина Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2010. - N 7. - С. 32.

9. Кюнг, П. А. Законодательное регулирование деятельности архивов коммерческих организаций / П. А. Кюнг // Справочник секретаря и офис-менеджера, 2009. - N 6. - С. 28-32.

10. Лифанова, Н. В.  Дело стандарта как объект архивного хранения: анализ нормативной правовой базы / Н. В. Лифанова // Отечественные архивы, 2010. - N 5. - С. 32-37. - Примеч.: с. 36-37.

11. Лоскутникова, Е. Н. Особенности работы государственного архива Хабаровского края с организациями - источниками комплектования федеральной формы собственности / Е. Н. Лоскутникова // Вестник архивиста, 2009. - N 4. - С. 3-5.

12. Павлова, У. В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах / У. В. Павлова // Делопроизводство, 2009. - № 1. - С. 106-111.

13. Пшенко, А.В.   Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) : учеб. пособие для вузов / А.В. Пшенко. -М.: Форум:  ИНФРА-М, 2004. - 256 с. - ISBN 5-8199-0031-0. 

14. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М. Ю. Рогожин. - CПб. : Питер, 2005. - 160 с. - (Современный офис-менеджмент). - Библиогр.: с. 146-147. - Прил.: с. 148-159. - ISBN 5-469-00811-8.