Прийом відвідувачів (графік, час, місце, організація прийому)

Відвідувач може бути приватною особою чи представником іншої організації.

Графік прийому повинен бути складений і доведений до всіх зацікавлених осіб. Якщо прийом керівником відвідувача зараз неможливий, слід подбати про прийом його іншим компетентним працівником або виділити додатково власний час. Інакше це буде проявом недбалості чи зверхності.

Місце, де чекають прийому, повинне бути обладнане місцями для сидіння і, можливо, столами та письмовим приладдям. Написи повинні мати ввічливу форму: "У нас не палять", а не "Не палити". В приміщенні, де проводиться прийом - відповідні меблі, порядок.

Ставлення до відвідувача має бути ввічливим, доброзичливим, уважним, з повагою незалежно від службового положення.

7) При оформленні візитки необхідно пам'ятати, що головна вимога до шрифту - це можливість його легкого прочитання. Не варто намагатися здивувати оточуючих химерними мудрими шрифтами. Шрифт на картці повинен бути жирним, середнього, (ближче до великого) розміру. Курсив дозволяється лише власникам легковимовлюваних прізвищ. Неприпустимим він при виготовленні карток на іноземній мові. Чітких правил у відношенні розмірів візитних карток немає, але звичайно в чоловіків вони можуть бути дещо більше, ніж у жінок - скажімо, 90х50 мм і 80х40 мм (у Великобританії візитні картки жінок більше, ніж у чоловіків). Візитна картка молодої дівчини може бути ще менше, як правило, 70х35 мм. Візитні картки великих розмірів поступово виходять із практики - з поширенням спеціальних альбомів для їхнього збереження. Слід подумати про те, щоб і ваша картка мала стандартний розмір, і не викликало проблем з її зберіганням (щоб її не довелося підгинати або підрізати). Щоб візитну картку можна було легко помістити в стандартну візитницю, її розміри не повинні перевищувати 90 мм у довжину і 55 мм у висоту. При першій зустрічі обов'язково вручіть свою візитну картку. Володар візитниці, переглядаючи її, регулярно буде наражатися на вашу візитку. А, отже, буде пам'ятати про вас тоді, коли буде підшукувати ділових партнерів. При зустрічі обов'язково обмінюватися візитками: якщо ви отримали візитку, обов'язково вручіть свою. Інакше співрозмовник подумає, що у вас її немає. Краще мати не менше десятка візиток. При врученні не обов'язково розшаркуються і виявляти вишукані манери - досить кивка голови чи взаємного легкого поклони. Вручаючи візитну картку, скажіть вголос своє прізвище. Це позбавить ваших партнерів від незручності, якщо раптом вони проголосять ваше прізвище неправильно. Також, якщо ваш співрозмовник, вручив вам свою візитну картку, не вимовив своє прізвище, прочитайте її вголос самі. Якщо ви вимовите її неправильно, вас одразу виправлять. Неввічливо одразу ж ховати в візитку тільки що отриману картку. Краще покладіть її перед собою. Робити позначки на картці в присутності особи, що вручила її, не варто. І природно, некультурно вертіти візитку в руках і м'яти її, що крім усього іншого, може видати вашу невпевненість. Основна інформація, яка повинна бути відображена у візитці, може містити вказівки на ваше звання або титул, сферу відповідальності в рамках вашої організації, номери телефону (телефонів), факсу, телекса, електронної пошти та інших способів зв'язку з вами. Якщо у вас змінився телефон, то ви можете акуратно вписати новий номер, закресливши старий. Закреслювати і вписувати нове найменування посади вважається поганим тоном - слід подбати про те, щоб якомога швидше замовити нові візитні картки. На діловій візитній карткці повина бути присутньою ваша адреса, виняток становлять лише дипломати і вищі державні посадові особи. Якщо у вас змінюється адреса, і ви ще не знаєте своїх нових телефонів, то краще вказати офіційну адресу вашої організації, телефон секретаріату або канцелярії. Якщо ж організація має кілька філій, то на ділових візитних картках її представників можуть бути зазначені кілька адрес. Ділові візитні картки співробітників менш суворих організацій (магазинів, підприємств сфери послуг і т. п.) за своїм оформлення можуть відходити від суворих норм етикету - по суті справи це не тільки інформаційна, але і рекламна продукція. Тому, на таких картках на обороті може бути поміщена невелика схема розташування організації, фотографія її власника, барвистий символ, девіз фірми.

8) Залежно від рівня стандартизації тексту документи поділяють на дві категорії:

а) документи з текстами високого рівня стандартизації;

б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації — це документи, які складають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретні тексти.

Типові тексти — це тексти-зразки, на основі яких легко побудувати тексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегти основні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення, розписки тощо).

Трафаретні тексти — це тексти, які містять постійну інформацію документів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють (друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски (наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.).

Документи з текстами низького рівня стандартизації — це документи, у яких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категорії поділяють  на розповіді, описи, міркування.

У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічній послідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка).

У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючи їхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт, наказ, рекомендаційний лист).

Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводить визначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (від загального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального) (доповідна записка, службовий лист, акт).

Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.

 9) Види скорочень

Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні й локальні.

До загальновживаних, які використовуються в більшості видів літератури, належать скорочення:

а) після переліків;

б) перед іменами та прізвищами;

в) перед географічними назвами;

г) при цифрах;

д) при посиланнях.

До спеціальних належать скорочення в бібліографічних описах. Подані українською мовою, вони повинні відповідати останньому Держстандартові України, а подані російською, англійською та ін. європейськими мовами – стандартам ГОСТ 7.12-93 та ГОСТ 7. 11-78.