Настройка справочников

Прежде чем приступать к вводу информации в справочники, следует обратить внимание на некоторые наиболее важные аспекты их организации. Порядок обращения к описаниям свойств справочников в режиме конфигурирования рассматривался в главе "12 Учет основных средств" на примере справочника основных средств. Рассмотрим, какие параметры установлены в типовой конфигурации для справочника "Материалы".

Раскроем описание справочника "Материалы". Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. Войти в режим конфигурирования.

2. Раскрыть окно с описанием дерева метаданных.

3. В дереве метаданных раскрыть ветвь "Справочники".

4. Среди списка наименований справочников, найти наименование "Материалы" и двойным щелчком мышью по данному наименованию раскрыть окно с параметрами описания соответствующего справочника.

В окне описания параметров справочника (рис. 15-2) можно выяснить следующие наиболее важные его характеристики:

• справочник является двухуровневым, т.к. для параметра "Количество уровней" установлено значение, равное двум;

• данный справочник не подчинен другим справочникам, о чем свидетельствует соответствующая установка параметра "Подчинен";

• кодирование элементов осуществляется независимо внутри каждой группы, поскольку переключатель "Серии кодов" установлен в положение "В пределах подчинения";

• тип кода - числовой;

• для параметра "Редактировать" установлено значение "В диалоге", это означает, что для ввода и редактирования элементов предусмотрена специальная форма диалога.

Рис. 15-2. Описание свойств справочника "Материалы" в конфигураторе

Реквизитный состав справочника помимо обязательных элементов "Код" и "Наименование" включает реквизиты "Субсчет10", "Единица измерения"и"Цена".

Назначение реквизитов "Единица измерения" и "Цена" полностью соответствует их наименованиям и не нуждается в комментариях.

Реквизит "СубСчет10" используется для указания номера субсчета, на котором учитывается каждый конкретный материал. То есть, всякий раз при вводе в справочник нового материала потребуется определить, на каком субсчете счета 10 предполагается вести его учет.

Аналогичным образом можно выяснить основные параметры настройки остальных справочников.

После знакомства с принципами организации справочников можно выйти из режима конфигурирования, и в режиме ведения бухгалтерского произвести ввод справочной информации.

Ввод справочной информации

Если на предприятии имеется устоявшаяся номенклатура материалов, то данные об этих объектах учета целесообразно ввести в справочники заранее, до ввода хозяйственных операций. Также допускается ввод сведений о приобретаемых материалах непосредственно в процессе ввода хозяйственных операций и документов. Поскольку при вводе операций по учету основных средств, ввод справочной информации предварял ввод операций, то в данном разделе рассмотрим второй вариант ввода справочной информации - непосредственно в процессе ввода хозяйственных операций.

Справочник "Места хранения МПЗ" предназначен для ведения списка мест хранения МПЗ. Он организован в виде простого списка. Каждый элемент описывается двумя реквизитами "Код" и "Наименование". Ввод информации в справочник целесообразно произвести заранее, поскольку данная информация достаточно устойчива и используется при решении многих задач различных участков учета.

При работе с документами и вводе операций корректировать данный справочник невозможно. В этой связи, при необходимости обновления справочника его следует снова открыть из главного меню программы и выполнить действия по корректировке информации.

Среди реквизитов справочника имеется еще один реквизит - "МОЛ". Он предусмотрена для ввода и хранения информации о материально-ответственных лицах (МОЛ) по каждому из подразделений. Данная графа заполняется путем выбора ответственного сотрудника из справочника "Сотрудники". Указывать или нет материально ответственное лицо в справочнике "Места хранения МПЗ" остается на усмотрение пользователя, поскольку данные сведения не оказывают влияние на данные бухгалтерского учета и носят чисто информационный характер.