2.4. Простые запросы

Существует пять основных категорий запросов:

1. Запрос на выборку - самый распространенный тип запроса, извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в режиме таблицы.

2. Запрос с параметрами - запрос, при запуске которого открывается диалоговое окно с приглашением ввести условия отбора записей.

3. Перекрестный запрос - отображает результаты статистических расчетов, выполненных по данным из одного поля.

4. SQL - запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL.

5. Запрос на изменения - запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи.

Запросы позволяют просматривать данные так, как удобно пользователю. На основе запросов можно создавать таблицы, формы, отчеты, диаграммы и другие запросы. Результирующий набор данных, формируемый в результате запроса, является динамическим (или виртуальным) и не хранится в БД. Со стороны он выглядит, как таблица, хотя и не является ею. После закрытия запроса результирующий набор данных этого запроса прекращает свое существование.

При сохранении запоминается только структура запроса - перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип и т.д. Это дает ряд преимуществ:

• требуется меньший объем памяти;

• используются обновленные версии любых записей, измененных со времени последнего запуска запроса.

При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

2.4.1. Создание запроса

1. В окне БД активизировать карточку Запросы.

2. Нажать клавишу Создать, при этом появится диалоговое окно Новый запрос с пятью способами построения запроса.

3. Выбрать опцию Конструктор и нажать OK.

При выборе опции Конструктор без предварительного указания таблицы Access откроет два окна. В немодальном диалоговом окне Добавление таблицы (понятие немодальный означает, что в объекте должны быть произведены какие-либо действия) из списка всех таблиц и запросов БД следует выделить таблицу (или таблицы) для создания запроса и нажать клавишу Добавить (или дважды щелкнуть по нужной таблице), а затем нажать клавишу Закрыть.

Создать новый запрос можно также с помощью команды Вставка | Запрос или кнопки Новый объект панели инструментов.

Добавить другие таблицы при создании запроса можно, вызвав диалоговое окно Добавление таблицы, а после его закрытия - с помощью команды Запрос | Добавить таблицу или кнопки панели инструментов Добавить таблицу .

Совет!

Добавить таблицы можно также с помощью команды Добавить таблицу контекстного меню, вызываемого в верхней части окна конструктора запросов,.

Удалить таблицу, предварительно выбрав ее, из конструктора запросов можно либо клавишей Del, либо с помощью команды Запрос | Удалить таблицу.

Совет!

Добавлять таблицы в окно конструктора запросов можно перетаскиванием их из карточки Таблицы окна БД.

Окно конструктора запросов имеет два режима: Конструктор и Режим таблицы (в режиме Конструктор создается запрос, в режиме таблицы выводится результирующий набор данных). Режим Конструктор состоит из двух областей: области таблиц и бланка запроса.

Область таблиц запроса - это место, где размещаются таблицы и устанавливаются связи между ними. Бланк запроса предназначен для определения полей и условий, которые будут использованы для извлечения результирующего набора данных. В каждом столбце бланка содержится информация об одном поле из таблицы или запроса в верхней части окна.

Существует несколько способов добавления полей в запрос. Добавление полей из области таблиц в бланк запроса по одному выполняется перетаскиванием нужного поля, двойным щелчком по нему или выбором из списка непосредственно в поле бланка. Добавление нескольких полей осуществляется перетаскиванием выделенных с помощью клавишей Shift или Ctrl полей в область бланка. Добавление всех полей таблицы выполняется перетаскиванием выделенных полей с помощью двойного щелчка мышью по заголовку таблицы.

Выбор всех полей таблицы можно также осуществить с помощью звездочки, которая находится над списком полей, при этом в строке Поле появляется значение <имя таблицы>, что означает выбор всех полей таблицы. Преимущество использования звездочки для выбора полей состоит в том, что не нужно изменять запрос при добавлении, удалении или переименовании полей в базовой таблице или запросе, так как Access автоматически внесет все изменения в бланк запроса.

Удаление всех полей из бланка запроса выполняется с помощью команды Правка | Очистить бланк.

Отображение результирующего набора данных выполняется с помощью команды Вид | Режим или нажатием кнопки Режим таблицы панели инструментов.

Переключаться между режимами Конструктор и Режим таблицы можно с помощью команды Вид | Режим таблицы или Конструктор.

Работа с полями - изменение порядка расположения, выделение, удаление.

Для облегчения восприятия результатов запроса иногда удобно переименовать поля в результирующем наборе данных. Для этого нужно

• установить курсор слева от первой буквы имени поля в строке Поле в области бланка запроса;

• набрать новое имя и поставить двоеточие (таким образом, новое и старое имена будет разделять символ :).

В результирующем наборе данных будет видно новое имя поля. Изменение отображаемого имени приводит к изменению только заголовка этого поля в результирующем наборе данных. В базовой таблице имя этого поля остается неизменным.

Установка сортировки. Сортировка по нескольким полям. Access всегда начинает сортировку с крайнего слева поля.