Углового бланка
Рисунок 8 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
Продольного бланка Методические указания по оформлению деловых документов
Оформление деловых документов осуществляется при помощи компьютерной техники.
Отдельные внутренние документы и документы личного характера (заявления, доверенности, расписки, объяснительные записки) допускается писать от руки.
Оформление текста имеет большое значение.
Недопустимо в составе текста использовать шрифты разного размера. В этом случае при ознакомлении с документом в сознании человека возникает дисбаланс в оценке важности различных структурных элементов данного документа. Исключением могут быть только рекламные материалы.
Информационно-рекламные документы являются официальными и на них распространяются все соответствующие требования.
Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала, шрифтом Times New Roman 14.
Расстояние между отдельными реквизитами от 1,5 (большинство деловых документов) до 3 межстрочных интервалов (телеграммы и телефонограммы).
Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал.
Страницы делового документа подлежат нумерации.
Если первая страница документа - бланк, то она считается, но не нумеруется. Все последующие страницы и считаются, и нумеруются. В документах ограниченного допуска, имеющих соответствующий гриф, нумерации подлежат все страницы.
Номера страниц в деловых документах проставляются арабскими цифрами (без точек и тире) посередине верхнего поля листа бумаги.
Допускается выполнение документов с распечаткой текста на обеих сторонах листа бумаги.
Бланки деловых документов.
Деловые (управленческие) документы выполняются на чистых листах бумаги или на бланках.
Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.
Для деловых документов действующими стандартами установлены следующие форматы бумаги:
основные А 4 (210 мм х 297мм)
А 5 (148 мм х 210 мм)
вспомогательные А 3 (297 мм х 420 мм)
А 6 (150мм х 148 мм)
Бланки документов и документы, выполненные на листах бумаги должны иметь поля (не менее), мм:
левое – 20;
верхнее – 20;
правое и нижнее – 10.
Для документов долговременного и постоянного хранения, которые будут переплетены или подшиты, можно устанавливать левое поле 35 мм.
Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.