10. Работа с отчетами

Для эффективного представления данных в печатной форме. Имея возможность управлять размерами и внешним видом всех элементов отчета, можно отобразить сведения желаемым образом. Большинство отчетов присоединены к одной или нескольким таблицам и запросам из БД. Источником записей отчетов являются поля в базовых таблицах и запросах.

Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные, такие как заголовки, даты и номера страниц, сохраняются в макете отчета. Связь между отчетом и его источником записей создается при помощи графических объектов, элементов управления. Наиболее часто используются элементы управления поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, декоративные линии, графически структурирующие записи и улучшающие вид отчета.

Мастера помогают быстро создавать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм – создает диаграмму, мастер отчетов – стандартные отчеты. Можно доработать отчет в режиме конструктора. Отчет можно создать с помощью: автоотчета на основе таблицы или запроса, мастера, в режиме конструктора.

Создание отчета при помощи автоотчета.

Можно создавать отчеты, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Для этого надо:

• в окне БД в списке Объекты выбрать Отчеты;

• нажать кнопку Создать на ПИ окна БД;

• в диалоговом окне Новый отчет выбрать требуемого мастера:

Автоотчет: в столбец – каждое поле располагается на отдельной строке, подпись - слева от поля;

Автоотчет: ленточный – поля, образующие одну запись, расположены в отдельной строке; подписи печатаются сверху один раз для каждой страницы.

• выбрать таблицу или запрос, содержащий данные необходимые для отчета, ОК.

Создание отчета при помощи мастера.

Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основе ответов. Необходимо:

• в окне БД в списке Объекты выбрать Отчеты;

• нажать кнопку Создать на ПИ окна БД;

• в диалоговом окне Новый отчет выбрать требуемого мастера, ОК,

• выбрать поля, которые надо поместить в отчет, Далее. Повторять шаги для выбора таблиц или запросов, пока все нужные поля не будут включены в отчет.

• Выбрать вид группировки данных в отчете, Далее, выбрать поля для сортировки записей;

• Если необходимо подводить итоги по полям, то нажать кнопку Итоги, иначе Далее. В появившемся окне Итоги выбрать для необходимых полей требуемые значения итоговых величин:

Sum – вычисляет сумму по выбранному полю;

Avg – среднее значение по выбранному полю;

Min – минимальное значение по выбранному полю;

Max – максимальное значение по выбранному полю;

Count– количество записей по выбранному полю.

• Выбрать вид отчета, Далее

• Выбрать стиль отчета, Далее, задать имя отчета и нажать Готово.

Создание отчета в режиме конструктора.

Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями. Необходимо:

• в окне БД в списке Объекты выбрать Отчеты;

• нажать кнопку Создать на ПИ окна БД;

• в диалоговом окне Новый отчет выбрать строку Конструктор.

• Выбрать имя таблицы или другого источника записей, содержащих данные для отчета; если нужно создать свободный отчет, то ничего выбирать не надо. Чтобы использовать в отчете данные из нескольких таблиц надо сначала создать соответствующий запрос из этих таблиц, ОК.

4