- •Л абораторная работа № 5 создание отчетов средствами ms access
- •1. Краткая теория вопроса
- •1.1. Общие сведения
- •2 Задание
- •3. Методика выполнения
- •3.1 Создание Автоотчета
- •3.2 Создание отчетов Мастером
- •3.3 Создание отчетов конструктором
- •3.3.1. Общие сведения о работе Конструктора
- •3.3.2 Проектирование однотабличного отчета
- •3.3.3. Проектирование многотабличного отчета с подчиненной частью
- •4. Контрольное задание
- •5. Содержание отчета
- •6. Контрольные вопросы
3.2 Создание отчетов Мастером
Мастером создаются как простые, так и сложные отчеты. Он позволяет включать в отчет произвольный набор полей из различных взаимосвязанных таблиц, производить группировку по указанным полям, сортировать данные. Также предоставляется возможность выбора макета отчета и стиля оформления ("Деловой", "Обычный", "Полужирный" и др.). На последнем шаге можно перейти в режим Конструктора для корректировки отчета.
Порядок создания отчета основным Мастером:
- находясь на вкладке баз данных Отчеты, на панели инструментов нажать кнопку (или через главное меню Вставка выбрать команду Отчет или воспользоваться пиктограммой );
в открывшемся окне Новый отчет, выбрать Мастер отчетов. Можно указать базовый объект для создания отчета, но можно это сделать и в дальнейшем;
выполнить предлагаемые Мастером последовательные шаги.
Задание 2. Создать однотабличный отчет Мастером по таблице Учащиеся, где необходимо для каждого города (места прописки) вывести поочередно девушек и парней, отсортировав их фамилии по алфавиту в каждой подгруппе, а также для каждого учащегося - возраст и код группы, в которой он обучается. При этом для каждого города подсчитать итоговое количество записей и средний возраст обучаемого (рис.1). (назвать отчет Учащиеся2_1)
Рис. 1
Задание 3. Создать Мастером многотабличный отчет по таблицам Группы, Экзамен, Предметы, Аудитории, где необходимо получить расписание экзаменов (рис. 2) (назвать отчет Экзамены3_1).
Рис. 2
Задание 4 Создать Мастером отчет на базе предварительно созданного многотабличного запроса., где представлено расписание занятий по аудиториям экзаменов (рис. 3) (назвать отчет Расписание_аудитории4_1
Рис. 3
3.3 Создание отчетов конструктором
3.3.1. Общие сведения о работе Конструктора
Работа в режиме Конструктора отчетов очень схожа с работой в Конструкторе форм, тем не менее, разделы первого несколько отличаются. Это связано с особенностями внешнего вида печатных документов, которые часто являются многостраничными. Данный режим, благодаря большому набору средств конструирования, предоставляемых Access, позволяет создавать отчеты точно соответствующие общепринятому виду документов.
К онструктор открывается на вкладке Отчеты в активном окне нажатием пиктограммы (тоже кнопка или через главное меню Вставка выбрать команду Отчет и далее выбрать режим Конструктора).
Макет документа в режиме Конструктора отчетов (рис. 4) имеет следующие разделы:
Заголовок отчета – содержимое выводится один раз – только в начале отчета;
Верхний колонтитул – содержимое выводится в верхней части каждой страницы;
Область данных – выводятся записи таблицы или запроса;
Нижний колонтитул – выводится в нижней части каждой страницы
Примечание отчета – содержимое выводится только в конце отчета.
Если некоторые разделы не видны, то их следует включить через главное меню Вид или контекстное меню для поля конструктора. Что также относится к панели инструментов и списку полей. Описание панели элементов – в лабораторной работе по созданию форм.
П ри использовании группировки данных в макете отчета дополнительно появляются следующие разделы: Заголовок группы и Примечание группы (рис. 5) . Если они отсутствуют - их следует включить через окно Сортировка и группировка (меню Вид или контекстное меню или кнопка на панели инструментов), установив для нужной группы в свойствах: Заголовок группы – "Да" и Примечание группы - "Да".
Заголовок группы помещается в область верхнего колонтитула исходного макета. Там следует расположить все надписи, которые будут повторяться в виде заголовков для каждой группы. Данные по каждой группе и Примечание группы останутся в области данных исходного макета. В Примечание группы следует помещать поля для расчета итоговых значений по группе, а также общие подписи.
- разрыв страницы (панель элементов) – вставляется в место, где принудительно требуется разбить отчет на страницы. Это обычно бывает после вывода информации по какой-то группе данных. Элемент вставляется в примечание группы.