Функція контролю, ревізії та внутрішнього аудиту
Однією з найважливіших функцій управління є контроль ефективності виконання планових завдань. Цілком зрозуміло, що планування без дієвого контролю за ходом виконання планів не має сенсу. Проте контроль без планування є неможливим. Контроль – це невід’ємна складова та передумова планування. Без синтезу планування і контролю існує велика загроза неправильно оцінити можливі фінансові ризики, а отже, вдатися до помилкових, запізнілих або нескоординованих управлінських рішень і дій.
Зазначений взаємозв’язок планування та контролю становить основний зміст контролінгу – систематичне порівняння фактичних показників діяльності підприємства із запланованими та подальший аналіз відхилень. Контроль становить базу для виявлення причин відхилень і визначення слабких місць на підприємстві. Здебільшого на практиці здійснюють факторний аналіз відхилень, який має на меті визначення й оцінювання всіх факторів, що зумовили відхилення та вироблення на цій основі висновків і пропозицій щодо подолання негативних факторів і слабких місць, використання можливих резервів та відповідного коригування планів. Результати аналізу є підставою для прийняття оперативних рішень, уточнення існуючих і розробки майбутніх планів [8].
Діяльність контролера у сфері аналізу відхилень поділяється на такі етапи:
1) ідентифікація фактичних даних;
2) розрахунок відхилень;
3) визначення причин та факторів відхилень;
4) розробка (добір) каталога заходів щодо коригування планів і діяльності;
5) оцінювання запропонованих заходів;
6) ініціювання рішень щодо коригування планів;
7) контроль виконання скоригованих планів.
Зауважимо на те, що загалом контролiнг – це система, зорієнтована на поточний і перспективний розвиток підприємства, а власне контроль (як функціональна складова контролінгу) спрямований на перевірку операцій, що вже відбулися (контроль звітності).
До сфери функціональних обов’язків контролінгу належать внутрішній аудит та консалтинг. Функції консультування служби контролінгу виконують під час розробки методичного забезпечення діяльності окремих підрозділів підприємства, підготовки на замовлення керівництва висновків та рекомендацій щодо вирішення тих чи інших проблем, з якими стикається підприємство в цілому чи його структурні підрозділи. Консультаційні послуги можуть надаватися також під час проведення внутрішнього аудиту, у разі виявлення певних недоліків чи резервів [4].
Предметом внутрішнього аудиту є перевірка всіх комплексів завдань i пiдроздiлiв підприємства на предмет органiзацiйно-правової коректності їх діяльності. Внутрішній аудит – це незалежна експертна діяльність служби контролінгу підприємства з перевірки й оцінювання адекватності та якості виконання обов’язків співробітниками. Аудиторська перевірка – система заходів перевірки документів інформаційної системи, облікових записів, статистичних матеріалів, а також контролю за вірогідністю виконання необхідних процедур.
Головна увага внутрішнього аудиту зосереджена на аналізуванні інформаційної системи (разом із системою бухгалтерського обліку і супутніх видів контролю), вивченні фінансової та операційної інформації, дослідженні економічності та ефективності операцій.
Внутрішній аудит – це сукупність процедур, які забезпечують подання керівництву підприємства вірогідної та повної інформації; додержання внутрішніх і зовнішніх нормативних актів у процесі здійснення фінансово-господарської діяльності; збереження майна підприємства та його кредиторів; оптимальне використання наявних ресурсів; управління ризиками; забезпечення чіткого виконання управлінських розпоряджень, спрямованих на досягнення мети, яка поставлена в стратегічних та інших планах [6].
Служба контролінгу під час внутрішнього аудиту має право:
отримувати відомості (в усній чи письмовій формі) від керівників підрозділу, який перевіряється, потрібні документи, пояснення, а також інші матеріали, пов’язані з об’єктом перевірки;
визначати відповідність дій та операцій, виконуваних співробітниками, вимогам чинного законодавства України, рішенням керівних органів підприємства;
перевіряти розрахункові документи, контракти, фінансову і статистичну звітність, іншу документацію, а при потребі — наявність готівки, майна та інших цінностей;
залучати співробітників інших структурних підрозділів для виконання поставлених перед службою внутрішнього аудиту завдань;
мати безперешкодний доступ до підрозділу, що перевіряється, а також до приміщень, де зберігаються документи, готівка та коштовності, отримувати інформацію, яка міститься на магнітних носіях;
у разі виявлення грубих порушень чинного законодавства, внутрішніх інструкцій, випадків розкрадань, допущених працівниками підприємства, рекомендувати керівництву усунути винних від виконання службових обов’язків.
Обсяг програми внутрішнього аудиту має бути достатнім для виконання завдань аудиту. Частота виконання аудиторських процедур має зумовлюватись оцінками ризиків, які притаманні тій чи іншій сфері застосування аудиту.
Служба внутрішнього аудиту є органом оперативного контролю виконавчих органів підприємства і на відміну від Ревізійної комісії, яка є органом контролю власників (акціонерів, учасників), не має на меті комплексно перевірити діяльність підрозділів у статиці, ретроспективно, тобто після завершення фінансово-господарських процесів (квартал, рік).
Щоб забезпечити належне виконання покладених на службу внутрішнього аудиту завдань і функцій, слід керуватися такими принципами.
Незалежність: служба внутрішнього аудиту має бути незалежна від діяльності підрозділів, які вона перевіряє.
Професійна майстерність: аудиторські перевірки мають бути виконані на високому професійному рівні.
Отримання компетентних доказів: компетентне визначення достатності доказів залежно від ступеня впевненості в тому, що надана інформація є істинна та стосується питання, яке перевіряється.
Чітке вираження думки: аудиторський висновок має бути максимально точним і стислим в оцінці роботи підрозділів.
Результати проведення внутрішнього аудиту мають бути відбиті в аудиторському висновку. У висновку викладаються виявлені недоліки, порушення та зловживання, а також невикористані резерви. Акцентується увага на позитивному досвіді роботи підрозділу, який можна використати в інших колективах. Необхідно також викласти причини, особливо організаційного характеру, що створили умови для здійснення порушень і зловживань, та надати пропозиції про вжиття заходів з їх усунення.