Документи

ДОВІДКА

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об’єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації, підписують їх, крім укладача, керівник установи та завіряються печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

Довідка мстить такі обов’язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається довідка.

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подається).

6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка на має юридичної сили.

ЗРАЗОК:

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ

ТЕРНОПІЛЬСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ДОВІДКА

12.05.10 № 73

м.Тернопіль

Сташків Ганна Степанівна навчається на І курсі денного відділення факультету фінансів.

Видано по місцю призначення.

Дукан факультету (підпис) Гуцал І.С.

фінансів

ПРОТОКОЛ

Протокол –це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань. Зміст інших протоколів – об’єктивний опис певного факту чи події.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “СЛУХАЛИ”) та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою “УХВАЛИЛИ”).

Повні, у тексті яких окрім ухвал стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова “Протокол”).

2. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

3. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

4. Дата проведення зборів, наради, засідання.

5. Кількісний склад учасників.

6. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді, конференції.

7. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

8. Перелік додатків до протоколу.

9. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови зборів, секретаря).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

ЗРАЗОК:

Агрофірма “Поділля”

Протокол № 10

12.05.10

с.Дібровка

________________району

________________області

Виробнича нарада

Працівників бухгалтерії

Голова С.В. Марченко

Секретар А.М. Токарчук

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1.Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2010 р. (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).

2.Вказівки й пояснення Держком стату з питань бухгалтерського обліку і звітності(повідомлення заступника головного бухгалтера М.Г. Руденко).

І. СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

С.П. Дмитрієв – вказав на проблему якнайретельнішої підготовки матеріалів звіту і заповнення таблиць.

Г.С. Яковенко – запропонувала організувати роботу в такий спосіб, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 2010 р.

УХВАЛИЛИ:

1.Усім працівникам відділу обліку забезпечити власну підготовку й високу якість матеріалів звітів з виробничо-фінансової діяльності агрофірм за 2010 р.

2.Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2011 р.

ІІ. СЛУХАЛИ:

М.Г. Руденко – вказівки й пояснення Держкомстату від 07.12.10 з питань бухгалтерського обліку в агрофірмах взяти до відома і керуватися ними.

Додаток: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова (підпис) С.В. Марченко

Секретар (підпис) А.М. Токарчук

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

На вимогу окремих осіб або організацій на основі складеного раніше протоколу з метою вирішення окремого питання складається витяг – довідково-інформаційний документ.

Реквізити :

1. Назва виду документа

2. Заголовок протоколу

3. Номер протоколу

4. Дата протоколу

5. Текст витягу

6. Дата складання витягу

7. Підпис секретаря або голови засідання

8. Печатка

ЗРАЗОК:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 2

ЗАСІДАННЯ

профспілкового комітету Українського державного університету харчових технологій від 11 березня 2010 року.

СЛУХАЛИ: заяву проф. П. А. Рудика з клопотанням про виділення путівки до санаторію “Трускавець”.

УХВАЛИЛИ: виділити П.А. Рудику путівку до санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л.Р. Суско

Секретар (підпис) Н.І. Буряк

НАКАЗ

Таку назву має розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу і накази із загальних питань.

Реквізити:

1. Назва виду документа

2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника

3. Місце видання

4. Номер

5. Дата

6. Заголовок

7. Текс, що складається з двох частин:

▪ констатуються та аналізуються факти;

▪ подаються розпорядження, заохочення або стягнення (починається словом НАКАЗУЮ)

8. Підпис керівника установи

9. Печатка

ЗРАЗОК:

Міністерство машинобудування, військово-промислового

комплексу і конверсії

України

КИЇВСЬКЕ НАУКОВО-ВИРОБНИЧЕ ОБ’ЄДНАННЯ

“ЕЛЕКТРОНМАШ”

НАКАЗ

17 червня 1996 р. м.Київ № 10

Про затвердження інструкції

з діловодства розпорядчих

документів

З метою подальшого вдосконалення порядку документування та організації роботи з розпорядчими документами

НАКАЗУЮ:

1.Затвердити інструкцію про діловодство розпорядчих документів (додаток).

2. Керівникам структурних одиниць об'єднання і головного забезпечити виконання підпорядкованими працівниками вимог, викладених в інструкції.

3. Вважати недійсними накази по об'єднанню від 14.03.90 за № 32 “Про затвердення інструкції про порядок документування розпорядчих документів та організації роботи з ними” та від 06.09.91 за № 517 “Про вдосконалення діловодства розпорядчих документів”.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на начальника ВОУГЗ Стрюченка В.І.

Генеральний директор (підпис) В. Мова

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Термін «пояснювальна записка» використовується для назви двох видів документів:

1. вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), у якій обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність, новизна;

2. довідково-інформаційний документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше порушення дисципліни).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Реквізити:

1. Адресат

2. Назва виду документа

3. Код

4. Прізвище адресанта

5. Заголовок

6. Текст

7. Дата складання

8. Підпис

ЗРАЗОК:

Факультет Фінансів Ректорові університету

проф. Юрію С.І.

старости групи ФО-11

Сташків Г.С.

21.04.10 №13

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

про порушення навчальної дисципліни

Студенти групи Фо-11 не з’явилися на заняття з макроекономіки (ІІ пара) тому, що відвідували виставку комп’ютерів.

Виставку організовувала науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила студентів на 11 годину.

Староста групи ФО-11 (підпис) Г.С. Сташків

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Адресований керівникові установи документ, у якому міститься інформація про певний факт чи подію у вигляді прохання і повідомлення з висновками і пропозиціями.

Реквізити:

1. Назва виду документа

2. Заголовок

3. Прізвище, ініціали, посада адресата(кому подається записка)

4. Прізвище, ініціали, посада адресата(хто подає)

5. Текст

6. Дата подання

7. Підпис

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

25.03.2006 р. № 34-12/243

Про введення курсу української мови.

Мовна культура - один із найважливіших показників нашої духовної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мовлення студентів 1 курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу «Ділова українська мова» (10 - 12 годин) не дають змоги радикально змінити ситуацію на краще.

З метою поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006 - 2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять)

Завідувач кафедрою (підпис) М.С.Сіверко

РОЗПИСКА

Розписка – це документ, що засвідчує факт отримання особою матеріальних цінностей від іншої особи чи організації. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розрізняють приватну розписку, якщо дія відбувається між приватними особами, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але необхідно зазначити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта) особи, яка надає розписку.

3. Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта) особи, якій надається розписка.

4. Конкретне зазначення, у чому дано розписку:

• точне найменування матеріальних цінностей, документів та ін.;

• стан (нові, були у користуванні, у робочому стані);

• кількість, вага, вартість, розмір, сума зазначаються цифрами, а в дужках – словами.

5. У службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності.

6. Дата укладання (ліворуч).

7. Підпис укладача (праворуч).

8. У приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою.

9. Дата засвідчення (ліворуч).

Іноді у розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами. Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається розписка лише в одному примірнику.

ЗРАЗОК:

РОЗПИСКА

Я, старший науковий співробітник Інституту археології НАН України Кузьменко Петро Петрович, одержав від заступника директора з адміністративно-господарської роботи Ткаченка В.В. у тимчасове користування для членів археологічної експедиції: 1) п'ятнадцять (15) рюкзаків, 2) п'ять (5) наметів, 3) двадцять п'ять (25) лопат, 4) п'ять (5) емальованих відер, 5) дві (2) газові плити. Весь зазначений інвентар раніше був у вжитку.

Підстава: наказ директора Інституту археології НАН України № 155 від 01.07.98.

15.07.98 (підпис)

ВІДГУК

Так називається довідково-інформаційний документ, у якому містяться висновки уповноваженої особи або установи щодо перечитаних рукописних робіт, переглянутих фільмів, власне, будь-яких творів: мистецьких чи наукових.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок

3. Текст, у якому міститися:

▪ Вступ

▪ Стислий виклад

▪ Висновок з пропозиціями, оцінкою і критичними зауваженнями

4. Підпис

5. Печатка

6. Штамп підтвердження підпису

7. Дата

ВІДГУК

На дипломну роботу студентки 5-го курсу факультету української філології Львівського Національного університету Столярчук Оксани Володимирівної на тему: „Синтез традицій і новаторства у драматургії Миколи Куліша”.

Взаємодія традицій і новацій – одне з „вічних” літературознавчих питань, яке в кожну епоху розв’язувалося по-різному, не кажучи вже про той надзвичайно драматичний період, що випав на долю Миколи Куліша. Цим і зумовлена актуальність рецензованої роботи, присвяченої дослідженню поетики драматургії М. Куліша у контексті розвитку українського театру попередніх епох та сучасної драматургові доби, з’ясуванню її новаторського характеру, аналізу принципів розвитку драматичного та епічного театрів.

Дипломна робота складається з вступу, трьох розділів, висновків та великого бібліографічного опису використаних джерел.

Загальне враження від роботи більш ніж позитивне. Дипломниця глибоко та сумлінно опрацювала як критичні, так і художні джерела. Відчувається, що вона прекрасно орієнтується у матеріалі, вільно володіє теоретичними основами, вдумливо сполучає теорію із практичним аналізом як художніх текстів, так і літературознавчого матеріалу з обраної теми.

У роботі висловлено чимало свіжих самостійних суджень, цікавих теоретичних спостережень. Заслуговує, наприклад, на схвалення відображення окремих теоретичних питань у своєрідних схемах, що свідчить про грунтовну обізнаність випускниці із західноєвропейськими літературознавчими напрямами.

У цілому дипломна робота свідчить про високий фаховий рівень випускниці й заслуговує на відмінну оцінку.

Кандидат філологічних наук (підпис) Сташків Г.Н.

Печатка

ДОРУЧЕННЯ

Доручення – це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.

Особисті доручення видаються окремим особам, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

Реквізити особистого доручення:

1. Назва документа.

2. Текст - прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка дає доручення;

прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видається доручення;

паспортні дані особи, якій дається доручення; напрям діяльності особи,

якій дається доручення.

3. Строк дії доручення.

4. Дата укладання (ліворуч).

5. Підпис особи, яка склала доручення (праворуч).

6. Засвідчення підпису.

7. Дата засвідчення.

В офіційному дорученні установа доручає здійснювати дії установі чи службовій особі.

Реквізити офіційного доручення:

1. Назва організації, яка видає доручення.

2. Номер доручення й дата видання.

3. Посада, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, якій видано доручення.

4. Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності.

5. Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму.

6. Строк дії доручення.

7. Зразок підпису особи, якій видано доручення.

8. Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення).

9. Підписи службових осіб, які видали доручення.

10. Печатка організації, що видала доручення.

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної плати, пенсії, стипендії, поштового переказу).

Спеціальні – на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).

Загальні (генеральні) – на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо).

Для багатьох доручень є друковані бланки, куди вписують прізвище, ім’я та ім’я по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім’я якої написано доручення.

ЗРАЗОК:

____________________________________________________________________

(назва підприємства, організації, установи )

ДОРУЧЕННЯ

Я,_________________________________________________________________________

(посада, підрозділ)

Доручаю одержати в бухгалтерії________________________________________________

Належні мені гроші____________________________________________20___р.

___________________________________________________________________________

(Кому, прізвище, ім'я, по батькові)

за його паспортом, серії______________________№_________________видано________

____________________________________прописано за адресою____________________

___________________________________________________________________________

Про що розписуюсь____________________________________.

Підпис______________________________посвідчую.

Начальник відділу кадрів (ініціали й прізвище)

“__”__________20__р.

К А С А

видати за паспортом (підпис)_____________________________

(ініціали й прізвище)

Головний бухгалтер (підпис)_____________________________

(ініціали й прізвище)

“__”____________20___р.

СЛУЖБОВИЙ ЛИСТ

Службовий лист – це довідково-інформаційний документ, за допомогою

кого відбувається спілкування між установами та особами.

Реквізити:

1. Назва установи – адресата

2. Номер

3. Текст, що складається з двох частин

4. Дата

5. Підпис

6. Печатка

ЗРАЗОК:

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВИСТАВКОВИЙ ЦЕНТР УКРАЇНИ

Адреса: 252022 Київ-22, пр. Глушкова, 1

Факси: 251-91-12; 251-91-26. Телефони: 251-91-01, 251-91-02

№ 3-11/ 1242 від 30.10.98 Ректору ТНЕУ

На №_________________ Юрію С.І.