Установление связей между таблицами.
Связи между таблицами устанавливаются на «Схеме данных». «Схема данных» строится в соответствии с информационно-логической моделью данных. При построении схемы данных Access автоматически выбирает тип связи по выбранному полю таблиц.
Одна из связанных таблиц является главной (базовой), вторая — подчиненной. Access позволяет установить связи следующих типов:
связь «один-к-одному», при которой одной записи из главной таблицы соответствует одна запись из подчиненной таблицы;
связь «один-ко-многим», при которой одной записи из главной таблицы соответствует несколько записей из подчиненной таблицы.
Чтобы вызвать окно «Схема данных», необходимо выполнить одноименную команду «меню – Сервис» или нажать соответствующую кнопку инструментальной панели.
Добавить таблицу в окно «Схема данных» можно, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрав пункт «Добавить таблицу» или выполнив команду «Связь — Добавить таблицу», а также используя соответствующую кнопку инструментальной панели.
В окне «Схема данных» для установки связи между таблицами следует перетащить поле, по которому устанавливается связь, из базовой таблицы в поле подчиненной. В появившемся окне «Связи» можно задать параметры для устанавливаемой связи:
обеспечение целостности связи;
каскадное обновление полей;
каскадное удаление связанных полей.
Целостность данных означает систему правил, которые используются для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивают защиту связанных данных от случайного удаления или изменения. [2]
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ: «Расчет сумм коммунальных платежей в бухгалтерии ЖЭУ»
Исследование предметной области.
Наименование: ЖЭУ №1.
Цель: автоматизация учета формирования квитанций на оплату за определенные услуги, учет авансов и задолженностей.
Точка зрения: бухгалтер.
Пользователи: главный бухгалтер, бухгалтер.
Перечень бизнес-процессов:
Ведение справочника коммунальных услуг: по видам и тарифам предоставляемых услуг.
Формирование квитанций на оплату:
каждой квитанции присваивается уникальный номер и сумма по оплате за конкретный период;
данные плательщика и его лицевой счет;
производится расчет стоимости услуг по формуле: (тариф предоставляемой услуги * количество человек * норма расхода);
формируется квитанция на оплату предоставляемых услуг.
В конце отчетного периода бухгалтер ведет учет авансов и задолженностей:
о количестве оплаченных квитанций за отчетный период.
о сумме задолженности по коммунальным платежам за отчетный период.
Описание регламента для некоторых процессов:
расчет стоимости производится строго по тарифам, указанным в справочнике;
обновление тарифов производится только на основании нормативно-правовых документов;
отчетный период – 30 дней.
Перечень процессов, дл поддержки которых создается ИС (база данных):
ведение тарифных справочников;
формирование квитанций на оплату;
регистрация квитанции;
формирование отчетов.