- •Характеристика справочно-информационных документов, оформляемых на общем бланке. Характеристика и особенности оформления справок и докладных записок, их виды.
- •3. Одним из распространенных видов документов, который образуется в деятельности каждой организации, является справка.
- •Госгерб рб
- •Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно.
3. Одним из распространенных видов документов, который образуется в деятельности каждой организации, является справка.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содердит мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолжености по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учрждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.). В госархивах и архивах организаций составляются также архивные справки.
Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Правила составления и оформления справок зафиксированы в Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-2004. В Методических указаниях по его применению, а также в примерной инструкции по делопроизводству.
Согласно указанным нормативным документам служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу стронней организации, и внутренние.
При составлении и оформлении внешеней справки используются следующие реквизиты:
наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
наименовании организации;
название вида документа (СПРАВКА);
дата;
индекс;
место составления;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если оно имеется);
визы согласования и ознакомления;
отметка об исполении и направлении документа в дело;
подпись (подписи)
При необходимости справка может заверяться печатью.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации.
Госгерб рб
Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь |
Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь |
|
|
Дзаржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС) |
Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) |
|
|
ДАВЕДКА |
СПРАВКА |
|
|
________________№________________ |
|
|
|
г.Мінск |
г.Минск |
Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адерсования: уководителю вышестоящего органа; организации в целом; струкутрному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
При адресовании справки руководителю вышестоящего органа указывается наименование должности руководителя в дательном падеже, в которое включается наименование организации.
Министру информации
Республики Беларусь
Подгайскому М.В.
или:
Президенту Белорусского
государственного концерна
по нефти и химии
Бамбизе И.М.
При адресовании справки организации в целом указывается наименование этой организации в именительном падеже. Например:
Министерство информации
Республики Беларусь
или:
Белорусский государственный
концерн по нефти и химии
При адресовании справки структурному подразделению организации в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структруного подразделения. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Отдел финансирования
и бухгалтерского учета
При направлении справки должностному лицу, но не руководителю, наименование организации указывается в им.п., а должность и фамилия адресата – в дат. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела
финансирования
и бухгалтерского учета
Денежной Т.Г.
Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.
Директор института В.В. Федоров
Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:
Директор института В.В. Федоров
Главный бухгалтер М.И. Ткач
Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие документы (наприемер, письма).
Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документов, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».
Наименование структурного подразделения |
Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
Адамушко В.И. |
|
|
СПРАВКА |
|
|
|
________________№________________ |
|
|
|
|
Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, упарвления и т.п.)
Начальник отдела |
подпись |
А.Е.Байкулов |
В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановх заданий подведомтсвенными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а их обязанности в составе комиссии (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке):
Председатель комиссии Члены комиссии: |
подпись подпись подпись подпись подпись |
А.Е.Байкулов О.А.Блискучий Э.Н.Бурлинова В.П.Гусаров С.Е.Докторов |
Внутренние справки регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количестов внутренних доукментов, их допускается регистрировать в журнале исходящей документов.
К служебным справкам (внешим и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного. Например, «О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»; «О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»; «О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».
Важнейшим реквизитом справки является текст. В начале текста служебной справки излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого создается справка.
В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемомо объекте, указываются причины, цели обследования. Далее в справке излагаются установленные факты, описываются события по существу, случаи нарушения законов, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения, исполнители, точные даты, либо хронологические рамки.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.
Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008».
Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении исспользуются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательнос порядке должны заверяться печатью организации.
Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.
Справка личного характера содержит следующие реквизиты:
наименование организации,
Название вида документа (СПРАВКА),
дата;
индекс;
место составления;
адресат;
текст;
подпись (подписи)
печать.
Так как текст личных справок, как правило, не превышает 15 строк, заголовки к ним не составляются.
Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.
Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых напечатана постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.
Например:
________________________________________________________________является студентом (-кой)
Ф.И.О.
___________________________курса дневного (заочного) отделения _______________________ факультета Белорусского государственного университета.
Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы )подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должность и часть личной подписи.
печать
Директор института подпись В.В. Федоров
Главный бухгалтер подпись М.И. Ткач
Личная справка о месте работы, трдовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником отдела кадров.
Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Нименование организации, в которую представляется справка, указывается в реквизите «Адресат», заканчивать текст лично справки этой информацией не рекомендуется.
Регистируются личные справки на тех же основаниях, что и внешние справки служебного характера.
4. Примерная инструкция по делопроизводству дает следующее определение этоу виду документа: «Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дичциплинароного взыскания и т.п.), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).
В зависимости от содержаниия и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о резкльтатах командировок, проверки и т.п.).
Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.): заведующий канцелярией – «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров – «об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п. Внутренние докландые записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации, являющейся автором документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку в Департамент по архвам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь «О необходимости разработки Положения о порядке оказания платных услуг и выполнения плтных работ государственными архивами», «О необходимости создания издаетельского центра в системе государственной архивной службы» и т.п. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.
Слдует отметить, что в практике учреждений, организаций и предприятий внешние докландные записки используются относительно мало. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как документ имеет право на существование.
Докладная записка имеет следующие реквизиты:
Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.
Название вида документа (докладная записка).
Дата.
Индекс.
Место составления.
Адресат.
Заголовок к тексту.
Текст.
Отметка о наличии приложения.
Подпись.